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HEGA 09/08 - 24 - Datenschutz und Schweigepflicht im Psychologischen Dienst
SP II 3 PD - 1910.3
20.09.2008
31.12.2012
ja
Zusammenfassung
Die fachübergreifenden Weisungen zum Datenschutz in der Bundesagentur für Arbeit ergeben sich aus den Datenschutzbestimmungen für die Bundesagentur für Arbeit (DatBest) – vgl. HEGA 10/2007 - 6. Die vorliegende Handlungsempfehlung / Geschäftsanweisung beinhaltet darüber hinaus die aktualisierten, fachspezifischen Regelungen zum Datenschutz im Psychologischen Dienst.
- 1. Datenschutz im Psychologischen Dienst
- 2. Erhebung von Sozialdaten
- 3. Umgang mit und Aufbewahrung von Sozialdaten
- 4. Offenbarung (§ 203 StGB), Nutzung (§ 67c Abs. 1 und 2 SGB X) und Übermittlung (§§ 67d ff. SGB X) von Sozialdaten
- 5. Akteneinsicht durch Beteiligte nach § 25 SGB X
- 6. Auskunft an Kunden nach § 83 SGB X
- 7. Berichtigung, Löschung und Sperrung von Sozialdaten
- 8. Teilnahme Dritter an psychologischen Untersuchungen und Beratungen
- 9. Personenbezogene Daten von Bewerbern für eine Einstellung bei der Bundesagentur für Arbeit
- 10. Sonstiges
1. Datenschutz im Psychologischen Dienst
Die fachübergreifenden Weisungen zum Datenschutz in der Bundesagentur für Arbeit ergeben sich aus den Datenschutzbestimmungen für die Bundesagentur für Arbeit (DatBest) – vgl. HEGA 10/2007 - 6. Die vorliegende Handlungsempfehlung/Geschäftsanweisung beinhaltet darüber hinaus die aktualisierten, fachspezifischen Regelungen zum Datenschutz im Psychologischen Dienst
2. Erhebung von Sozialdaten
Die Erhebung von Sozialdaten (vgl. SGB X, Zweites Kapitel) im Psychologischen Dienst ist gemäß § 67a Abs. 1 SGB X zulässig, wenn ihre Kenntnis zur Erfüllung der Aufgaben der Bundesagentur für Arbeit erforderlich ist. Für das Einholen des zur Beauftragung des Psychologischen Dienstes notwendigen Einverständnisses gem. § 32 SGB III ist der Auftraggeber zuständig. In Zweifelsfällen ist das Einverständnis durch den Agentur-Psychologen* einzuholen und dies auf dem Befundbogen zu vermerken.
Sozialdaten sind grundsätzlich beim Kunden* selbst zu erheben (§ 67a Abs. 2 SGB X). Sie können auch bei Dritten (z. B. Erziehungsberechtigte, Ehe- und Lebenspartner, sonstige Familienangehörige) erhoben werden, wenn der Kunde zustimmt und die Datenerhebung beim Dritten aus fachlichen Gründen notwendig ist. Die Zustimmung des Kunden, der auf die Freiwilligkeit, den Frageninhalt sowie die fachlichen Gründe hinzuweisen ist, ist schriftlich einzuholen.
Sofern Voruntersuchungen von Gutachtern (Befund- und Gutachtenunterlagen) zu Begutachtungszwecken beigezogen werden sollen, ist von dem Kunden eine schriftliche Schweigepflichtsentbindungserklärung einzuholen, wenn es sich nicht um Unterlagen anderer Sozialleistungsträger handelt.
3. Umgang mit und Aufbewahrung von Sozialdaten
Die im Psychologischen Dienst gespeicherten Sozialdaten sind gegen unbefugte Einsichtnahme und Mitnahme zu sichern. Während der Dienststunden sind die Diensträume beim Verlassen abzusperren, Computer sind zu sperren. Ist der Drucker in einem Raum installiert, in dem kein Mitarbeiter des Psychologischen Dienstes seinen Arbeitsplatz hat, darf dieser Raum während des Betriebs des Druckers nur den Mitarbeitern des Psychologischen Dienstes zugänglich sein. Nach Dienstschluss sind sämtliche Unterlagen mit Sozialdaten entsprechend den im Folgenden genannten Sicherheitsmaßnahmen aufzubewahren. Es ist sicherzustellen, dass dem Reinigungspersonal und anderen mit der Sache nicht befassten Personen keine Einsicht in Unterlagen möglich ist. Gutachten (s. Hinweis zu 3.)und Befundunterlagen sind in Schränken, Schreibtischen oder anderen Behältnissen, die mit Sicherheitsschlössern versehen sind, aufzubewahren. In Archivräumen und anderen Räumen, in denen solche Unterlagen des Psychologischen Dienstes aufbewahrt werden, kann dann von einer Sicherung der Behältnisse abgesehen werden, wenn diese Räume mit Sicherheitsschlössern verschließbar sind und wenn gewährleistet ist, dass Personen, die nicht dem Psychologischen Dienst angehören, keinen Zugang zu diesen Räumen haben.
Nach Untersuchungsende ist die DELTA.NT-Untersuchungssteuerung zu beenden. Der Arbeitsplatzrechner am Testleiterplatz ist wie alle Arbeitsplatzrechner bei Nichtgebrauch zu sperren.
Unterlagen, die Sozialdaten enthalten, werden vom Psychologischen Dienst in Verschlussmappen weitergegeben. Für den Versand von Einladungen oder anderen Schriftstücken an den Kunden sind Briefumschläge der Agentur für Arbeit ohne die Absenderangabe ,,Psychologischer Dienst“ zu verwenden; Telefaxgeräte sind für diesen Zweck nicht zu nutzen. Per E-Mail sind Sozialdaten nicht zu versenden.
Zur Aufbewahrung und Aussonderung der Unterlagen von Kunden und Bewerberinnen und Bewerbern im Psychologischen Dienst siehe auch BA-Rundbrief 83/2003.
[Hinweis zu 3.: Der Begriff Gutachten wird hier und im folgenden für „Psychologische Gutachten“, „Psychologische Ergebnisberichte“, „Psychologische Stellungnahmen" und ,,BWT-Auswertungen für die Berufsberatung“ verwendet.]
4. Offenbarung (§ 203 StGB), Nutzung (§ 67c Abs. 1 und 2 SGB X) und Übermittlung (§§ 67d ff. SGB X) von Sozialdaten
4.1 Allgemeines
4.1.1 Schweigepflicht nach § 203 Strafgesetzbuch
Gemäß § 203 Strafgesetzbuch macht sich ein Psychologe strafbar, wenn er unbefugt ein fremdes Geheimnis, namentlich ein zum persönlichen Lebensbereich des Betroffenen gehörendes Geheimnis, offenbart, das ihm in seiner Eigenschaft als Psychologe anvertraut oder sonst bekannt geworden ist. Diese Norm gilt ebenso für andere Mitarbeiter des Psychologischen Dienstes und für sonstige zeitweise im Psychologischen Dienst tätige Personen (z. B. Praktikanten, Hospitanten) (§ 203 Abs. 3 Satz 1 StGB). Es muss davon ausgegangen werden, dass alle dem Psychologischen Dienst bekannt gewordenen Sozialdaten Geheimnisse i. S. des § 203 StGB sind. Bereits das Datum "Herr X wurde zu einer psychologischen Untersuchung eingeladen“ kann ein Geheimnis i. S. des § 203 StGB sein.
Unter Offenbarung wird jedes Mitteilen — auch durch schlüssiges Verhalten oder durch Unterlassen der datenschutzgerechten Aufbewahrung von Sozialdaten — eines Geheimnisses an einen Dritten verstanden, durch das dieser Kenntnis über ihm noch nicht, nicht in dem Umfang, nicht in dieser Form oder nicht sicher bekannte Tatsachen erhält. Eine Befugnis zur Offenbarung liegt dann vor, wenn der Kunde in die Offenbarung eingewilligt hat oder die Offenbarung gesetzlich geboten oder gerechtfertigt ist (z. B. §§ 32, 34, 138 StGB). Ein Offenbarungsanspruch von Eltern minderjähriger Kunden gegenüber dem Psychologen der Agentur für Arbeit besteht grundsätzlich nicht. Ausnahmsweise kann nach den Grundsätzen der Pflichtenkollision eine Offenbarungspflicht den Eltern gegenüber anzunehmen sein, wenn bei der Untersuchung bekannt gewordene Geheimnisse im Hinblick auf ihre Bedeutung und die geistige Reife des Kunden aufgrund des vorrangigen elterlichen Personensorgerechts eine Offenbarung notwendig machen.
Gegenüber Betreuungspersonen (§ 1902 BGB) gelten die Grundsätze, die für die Offenbarung an Eltern minderjähriger Kunden anzuwenden sind. Im Gegensatz zu Eltern minderjähriger Kunden kommt einem Betreuer die Rechtsstellung eines gesetzlichen Vertreters aber nur zu, soweit er dies zur Erfüllung der ihm übertragenen Aufgaben benötigt. Grundsätzlich ist auch hier die Einwilligung des Kunden in die Offenbarung erforderlich. Die Wirksamkeit der Einwilligung ebenso wie die Verweigerung der Zustimmung zur Weitergabe von Daten hängt von der Einsichts- und Urteilsfähigkeit des Betreuten ab.
4.1.2 Nutzung und Übermittlung von Sozialdaten
Bei der Nutzung und Übermittlung von Sozialdaten ist neben der Schweigepflicht gemäß § 203 StGB auch § 67b Abs. 1 SGB X zu beachten. Hiernach ist die Nutzung und Übermittlung von Sozialdaten zulässig, soweit der Betroffene eingewilligt hat. Willigt der Kunde in die Offenbarung ein, liegt damit zugleich auch die Einwilligung zur Nutzung und Übermittlung seiner Sozialdaten vor.
4.2 Nutzung innerhalb der Bundesagentur für Arbeit und im Rahmen der Fachaufsicht
Die Weitergabe von Gutachten oder anderen im Psychologischen Dienst gespeicherten Sozialdaten innerhalb der Bundesagentur für Arbeit ist eine zulässige Nutzung von Sozialdaten nach § 67c Abs. 1 SGB X.
Abgesehen von der datenschutzrechtlich zulässigen Nutzung ist in diesem Zusammenhang die Amtsverschwiegenheit und die Schweigepflicht von Berufspsychologinnen und -psychologen sowie deren zuarbeitenden Assistenzkräften zu beachten, die gem. § 203 StGB stets die Einwilligung des Betroffenen in die Offenbarung voraussetzt.
Bei den Tätigkeitsformen Gemeinsame Fallbearbeitung, Psychologische Auswahlbegutachtung, Psychologische Kurzbegutachtung, Psychologische Begutachtung, Psychologische Begutachtung von Sinnesbeeinträchtigten, Studienfeldbezogene Beratungstestserie und Berufswahltest kann von einer konkludenten Einwilligung des Kunden zur Offenbarung ausgegangen werden. Sollte sich diese Annahme im konkreten Fall als falsch erweisen, erläutert der Psychologe Zweck, Notwendigkeit und Rechtsgrundlage der psychologischen Dienstleistung und erbittet die Einwilligung zur Offenbarung. Gibt der Kunde die Einwilligung nicht oder zieht er sie zurück, ist die jeweilige Tätigkeitsform abzubrechen und dem Auftraggeber mitzuteilen, dass die jeweilige Tätigkeitsform wegen fehlender Mitwirkung des Kunden nicht durchgeführt werden konnte.
Vor einer Psychologischen Beratung weist der mit der Beratung beauftragte Psychologe den Kunden vor Beginn der Beratung auf die Freiwilligkeit der Inanspruchnahme hin und dokumentiert dies auf dem Befundbogen.
Ist ein Kunde zu einer Psychologischen Beratung nicht bereit, wird die Tätigkeitsform nicht begonnen beziehungsweise ggf. abgebrochen.
Gutachten sowie andere Sozialdaten, die der Psychologische Dienst im Rahmen der Fallarbeit erhebt, sind nur an Mitarbeiter der Bundesagentur für Arbeit, die mit der Sache befasst sind, weiterzugeben. Mit der Sache befasst sind neben dem veranlassenden Mitarbeiter ggf. der die Angelegenheit weiter bearbeitende Mitarbeiter und der Arzt der Agentur für Arbeit, ferner die zuständigen Vorgesetzten, die zur Entscheidung im Einzelfall die entscheidungsbegründenden Unterlagen benötigen. Weiter gehören Mitarbeiter, die Zu- und Mitarbeit leisten (Fachkräfte, Assistenzkräfte), zum Personenkreis der mit der Sache befassten Mitarbeiter.
Befundunterlagen werden an außerhalb des Psychologischen Dienstes tätige Mitarbeiter der Bundesagentur für Arbeit nicht weitergegeben; auch die Einsichtnahme durch diese Mitarbeiter ist nicht statthaft. Ausgenommen hiervon sind Ärzte der Agentur für Arbeit, die in die Befundunterlagen Einsicht nehmen dürfen, wenn der Kunde schriftlich in die Offenbarung an den Arzt der Agentur für Arbeit eingewilligt hat, sowie Mitarbeiter der Bundesagentur für Arbeit, die mit Aufgaben nach Nr. 4.3.4 betraut sind.
Im Rahmen der Prüfung der Dienststellen durch die Zentrale und die Regionaldirektionen sowie im Rahmen der Führung, Steuerung und Fachaufsicht ist den mit diesen Aufgaben betrauten Mitarbeitern unbeschränkt Einsicht in Unterlagen, mit denen Sozialdaten gespeichert werden, sowie in die mit dem lT-Verfahren DELTA.NT-Sachbearbeitung gespeicherten Sozialdaten zu gewähren. Auf Anforderung sind Ausdrucke der im lT-Verfahren DELTA.NT-Sachbearbeitung gespeicherten Sozialdaten anzufertigen und diese sowie Kopien von Unterlagen an die mit der Prüfung oder der Fachaufsicht betrauten Mitarbeiter weiterzugeben. Dies gilt ebenso für das Bundesministerium für Arbeit und Soziales als Rechtsaufsichtsbehörde, den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und den Bundesrechnungshof sowie die Innenrevision.
Befindet sich ein Kunde des PD in einem Zeugenschutzprogramm, so sind der/dem Zeugenschutzbeauftragten der jeweiligen Dienststelle alle im PD angefallenen Unterlagen des „geschützten“ Kunden zuzuleiten. Die im IT-Verfahren DELTA.NT gespeicherten Daten des Kunden sind zu löschen.
Sollte ein Kunde im Psychologischen Dienst untersucht werden, der mit der Kennzeichnung „S“ (=Schutzperson) versehen ist, ist unmittelbar nach Abschluss des Falles in DELTA.NT die Fallakte durch den PD zu löschen. Die Fallunterlagen sind in Papierform in abgeschlossenen Schränken gemäß den im Psychologischen Dienst geltenden Aufbewahrungsfristen (vgl. BA-Rundbrief 83/2003) gesondert aufzubewahren.
Zur einheitlichen Wahrnehmung ihrer Aufgaben nach dem SGB II errichten die Träger der Leistungen gem. § 44 b SGB II Arbeitsgemeinschaften (ARGEn). Die in der ARGE zu erledigenden Aufgaben bleiben Aufgaben der BA (Trägerschaft nach § 6 SGB II). Die o.a. Ausführungen gelten daher auch für die Beauftragung des Psychologischen Dienstes durch die ARGEn.
4.3 Übermittlung
4.3.1 Allgemeines
Übermittelt wird ausschließlich an die in den Nr. 4.3.2 bis 4.3.9 benannten außenstehenden Personen und Institutionen und zwar auch dann, wenn der Kunde eine Übermittlung an andere Personen oder Institutionen wünscht. An Arbeitgeber erfolgt durch den Psychologischen Dienst keine Übermittlung.
Sozialdaten, die im Rahmen Psychologischer Dienstleistungen für Kunden erhoben wurden, eignen sich nicht zur Auswahl von Bewerbern bei der BA. Sie werden deshalb innerhalb der Bundesagentur für Arbeit nicht übermittelt, wenn die Sozialdaten im Rahmen der Personalauswahl verwendet werden sollen.
Schriftgut, das bei Übermittlungen anfällt (Schriftwechsel, Aktenvermerke), ist zu den Fall-Akten zu nehmen. Die Offenbarung und Übermittlung von Sozialdaten an Außenstehende erfolgt durch den Psychologen der Agentur für Arbeit und zwar möglichst durch denjenigen, der den jeweiligen Kunden begutachtet oder beraten hat.
Der Versand der Unterlagen erfolgt im verschlossenen Umschlag mit Verschlussstreifen (Aufschrift: „Nur von ……… zu öffnen“). Test- und Befundbogen werden – auch in Kopie – nicht herausgegeben.
4.3.2 Übermittlung an Reha-Maßnahmeträger und Reha-Kostenträger
An Reha-Maßnahmeträger und Reha-Kostenträger sind durch die auftragserteilende Stelle Kopien vorhandener Gutachten zu übersenden, sofern der Kunde seine Einwilligung hierzu schriftlich gegeben hat. Die Einwilligung des Kunden wird im Rahmen des Verwaltungsverfahrens durch die zuständige Beratungsfachkraft eingeholt. Befundunterlagen werden an Reha-Maßnahmeträger und Reha-Kostenträger nicht herausgegeben.
4.3.3 Übermittlung an Träger von berufsfördernden Maßnahmen
An Träger von berufsfördernden Maßnahmen im Rahmen des SGB III kann eine Gutachtenkopie weitergegeben werden, sofern die Weitergabe aus Sicht des Psychologischen Dienstes sachdienlich erscheint und der Betroffene schriftlich in die Übermittlung eingewilligt hat. Befundunterlagen werden an Träger von berufsfördernden Maßnahmen im Rahmen des SGB III nicht herausgegeben
4.3.4 Übermittlung an Gerichte im Zusammenhang mit der Erledigung sozialer Aufgaben der Bundesagentur für Arbeit
Die Herausgabe von Unterlagen des Psychologischen Dienstes an Sozial- oder sonstige Gerichte im Zusammenhang mit der Erledigung sozialer Aufgaben der Bundesagentur für Arbeit im Rahmen des § 69 Abs. 1 Nrn. 1 und 2 SGB X erfolgt durch die für das laufende Verwaltungsverfahren zuständige Organisationseinheit. Ein Widerspruch des Betroffenen gegen die Übermittlung wird von der zuständigen Organisationseinheit berücksichtigt. Soll die Übermittlung auf der Grundlage des § 119 SGG erfolgen, holt die zuständige Organisationseinheit die Einwilligung des Kunden ein. Sofern der Inhalt von Gutachten Gegenstand des Verfahrens ist, fordert die zuständige Organisationseinheit zusätzlich zu dem ihr bereits vorliegenden Gutachten ein Begründungsgutachten zur Weiterleitung an das Gericht an. Das Gericht erhält auf Anforderung auch weitere, zur gleichen Angelegenheit im Psychologischen Dienst vorliegende Unterlagen. Alle angeforderten Unterlagen leitet der Psychologische Dienst der zuständigen Organisationseinheit zu.
4.3.5 Übermittlung an andere Sozialleistungsträger und Jugendämter
Wünschen andere Sozialleistungsträger zur Erfüllung der ihnen nach dem Sozialgesetzbuch übertragenen Aufgaben (einschließlich damit zusammenhängender Sozialgerichts- oder Strafverfahren) oder Gerichte im genannten Zusammenhang die Übermittlung von Ergebnissen aus psychologischen Begutachtungen, so ist von ihnen das Vorliegen der Voraussetzungen des § 69 Abs. 1 Nr. 1 SGB X darzulegen sowie zu erklären, dass der Betroffene auf sein Widerspruchsrecht nach § 76 Abs. 2 SGB X hingewiesen wurde und er davon keinen Gebrauch gemacht hat. Die Übermittlung des Gutachtens erfolgt durch den Psychologischen Dienst. Eine Herausgabe von Befundunterlagen und sonstigen zum gleichen Fall vorhandenen Unterlagen erfolgt nur im Zusammenhang mit Sozialgerichts- oder Strafverfahren an das zuständige Gericht, nicht jedoch an Sozialleistungsträger.
Die o. g. Rechtsgrundlagen gelten auch für Übermittlungen an Jugendämter.
4.3.6 Sonstige Übermittlung an Gerichte
Eine Herausgabe von Unterlagen des Psychologischen Dienstes an Gerichte in Verfahren, die nicht im Zusammenhang mit der Erfüllung sozialer Aufgaben durch Sozialleistungsträger stehen, erfolgt nur auf Anforderung des Gerichts und nur mit schriftlicher Einwilligung des Betroffenen.
4.3.7 Übermittlung an Angehörige von Heil- und Sozialberufen
An einen Arzt sind Gutachten und Untersuchungsbefunde, wenn sie aus Sicht des Arztes für die Behandlung eines Kunden von Bedeutung sein können, zu übermitteln, sofern der Betroffene schriftlich oder wegen besonderer Umstände in einer anderen Form in die Mitteilung eingewilligt hat (§§ 101 SGB X).
An einen Angehörigen von Heil- oder Sozialberufen sind Gutachten, die im Rahmen der Fallarbeit erhoben wurden, zu übermitteln, wenn der Betroffene schriftlich eingewilligt hat und die Übermittlung aus Sicht des PD sachdienlich erscheint.
4.3.8 Übermittlung an den Petitionsausschuss des Deutschen Bundestages
Hinsichtlich der Übermittlung an den Petitionsausschuss des Deutschen Bundestages und an andere Personen oder Stellen des persönlichen Vertrauens des Betroffenen, insbesondere politischen Mandatsträgern oder Massenmedien, die sich für den Betroffenen verwenden, wird auf die hierfür gesonderten Vorgaben verwiesen; grundsätzlich ist dies nur mit Einwilligung des Betroffenen möglich. Bei der Prüfung der Frage, ob die Übermittlung einer Kopie des Gutachtens zur Verfolgung des Anliegens des Betroffenen erforderlich ist, ist der Psychologische Dienst zu beteiligen.
4.3.9 Übermittlung an Polizeibehörden
Nach § 68 SGB X ist die BA gegenüber Polizeibehörden zur Offenbarung verpflichtet, jedoch beschränkt sich eine solche Offenbarung auf die Daten „Geburtsort“, „Name“, „Anschrift“ und „Arbeitgeber“. Der Hinweis, dass jemand für eine Psychologische Dienstleistung vorgesehen ist, sowie die Bekanntgabe des Termins hierfür, bedeutet einen Verstoß gegen § 203 StGB. Die Offenbarung eines derartigen Geheimnisses ist nur dann zulässig, wenn ein rechtfertigender Notstand nach § 34 StGB vorliegt. Seitens der Polizeibehörde ist eine richterliche Anordnung vorzulegen, aus der ein rechtfertigender Notstand hervorgeht.
4.3.10 Übermittlung für die Forschung
Die Übermittlung von Sozialdaten für die Forschung und Planung (§ 75 SGB X) ist mit DatBest 5.6.3 geregelt.
5. Akteneinsicht durch Beteiligte nach § 25 SGB X
Gemäß § 25 SGB X besteht das Recht der an einem Verwaltungsverfahren Beteiligten auf Akteneinsicht. Verlangt eine vom Psychologischen Dienst untersuchte oder beratene Person (oder deren Bevollmächtigter) ausdrücklich Akteneinsicht gemäß § 25 SGB X, so ist sie an die Stelle zu verweisen, die die Einschaltung des Psychologischen Dienstes veranlasst hat. Der einschaltenden Stelle obliegt die Entscheidung über das Vorliegen der Voraussetzungen für eine Akteneinsicht nach § 25 SGB X. Sie teilt dem Psychologischen Dienst mit, ob die Voraussetzungen für die Akteneinsicht vorliegen oder nicht.
Liegen die Voraussetzungen für die Akteneinsicht vor, vermittelt ein Psychologe der Agentur für Arbeit dem Beteiligten den Inhalt des Gutachtens sowie ggf. den Inhalt der Befundunterlagen. Er gewährt dem Beteiligten Einsichtnahme in seine Unterlagen sowie in die im lT-Verfahren DELTA.NT-Sachbearbeitung über ihn gespeicherten Sozialdaten. Der Kunde darf hierbei keine Einsicht in Daten anderer Kunden oder Bewerber erhalten. Auf Wunsch erhält der Kunde eine Kopie des Gutachtens. Werden Kopien auch zu Befunden der psychologischen Test-Untersuchung gewünscht, erhält der Kunde Kopien des Profilbogens und/oder der Befundübersicht.
Bei Anträgen minderjähriger Kunden auf Akteneinsicht ist zwischen dem Recht des Kunden auf Akteneinsicht und der Fürsorgepflicht gegenüber dem Kunden abzuwägen. Der zuständige Psychologe der Agentur für Arbeit entscheidet, ob durch die Akteneinsicht die Entwicklung und Entfaltung der Persönlichkeit des minderjährigen Kunden beeinträchtigt wird. Falls dies der Fall ist, wird der Antrag des minderjährigen Kunden auf Akteneinsicht abgelehnt. Erscheint der minderjährige Kunde in Begleitung eines Erziehungsberechtigten zur Akteneinsicht und willigt dieser in die Akteneinsicht an den Kunden ein, ist dem Kunden trotz eventuell bestehender Bedenken Akteneinsicht zu geben.
Mit Hilfe des lT-Verfahrens DELTA.NT-Sachbearbeitung wird vermerkt, dass dem Beteiligten (oder Bevollmächtigten) der Inhalt des Gutachtens vermittelt wurde, er gemäß § 25 SGB X Akteneinsicht erhalten hat und welche Kopien oder Ausdrucke ihm dabei ggf. ausgehändigt wurden
6. Auskunft an Kunden nach § 83 SGB X
Kunden ist gemäß § 83 Abs. 1 SGB X Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erteilen. Dabei bestimmt die speichernde Stelle das Verfahren, insbesondere die Form der Auskunftserteilung, nach pflichtgemäßem Ermessen.
Bei der Auskunft an Kunden nach § 83 SGB X ist wie folgt zu verfahren:
Dem Kunden wird auf Wunsch durch den Agentur-Psychologen Einsichtnahme in die zu seiner Person gespeicherten Daten (Gutachten, Befundunterlagen, andere Unterlagen, in denen Sozialdaten des Kunden gespeichert werden sowie die im IT-Verfahren DELTA.NT-Sachbearbeitung gespeicherten Sozialdaten) gewährt. Der Kunde darf hierbei keine Einsicht in personenbezogene Daten Dritter erhalten. Gutachten des Psychologischen Dienstes sind interne Arbeitsmittel, die ausschließlich der fachlichen Informationsweitergabe an die Beratungs- und Vermittlungsfachkräfte dienen. Auf Wunsch kann der Kunde eine Kopie erhalten, wenn unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalles eine missbräuchliche Verwendung des Gutachtens ausgeschlossen werden kann.
Bei Anträgen minderjähriger Kunden auf Auskunftserteilung nach § 83 SGB X ist zwischen dem Recht des Kunden auf Auskunft und der Fürsorgepflicht gegenüber dem Kunden abzuwägen. Die unter Ziff. 5, Abs. 3 beschriebene Verfahrensweise ist analog anzuwenden.
Die Auskunft nach § 83 SGB X kann auch an von Kunden schriftlich mit der Vertretung seiner Interessen Bevollmächtigte erteilt werden (§ 13 SGB X), soweit die Bevollmächtigung ersichtlich auch die Auskunftserteilung umfasst.
Erscheint der Kunde in Begleitung Dritter zur Auskunftserteilung, so ist vom Psychologen der Agentur für Arbeit vor der Einsichtnahme zu klären, ob der Kunde ohne Zwang in die Offenbarung an den Dritten einwilligt. Bestehen hieran Zweifel, ist der Dritte von der Einsichtnahme auszuschließen. Ansonsten kann der Dritte an der Einsichtnahme teilnehmen.
Mit Hilfe des lT-Verfahrens DELTA.NT-Sachbearbeitung wird vermerkt, dass der Kunde Einsichtnahme in die zu seiner Person gespeicherten Daten genommen hat und welche Kopien oder Ausdrucke dabei ggf. ausgehändigt wurden. Ebenso werden die Personalien eines Bevollmächtigten oder eines Dritten, die Einwilligung des Erziehungsberechtigten sowie die Ablehnung eines Antrags vermerkt. Eine Kopie der Vollmacht ist ebenso zu den Fall-Akten zu nehmen wie anderes im Rahmen der Auskunftserteilung anfallendes Schriftgut.
7. Berichtigung, Löschung und Sperrung von Sozialdaten
Rechtsgrundlage für die Berichtigung, Sperrung und Löschung von Sozialdaten ist § 84 SGB X. Die DatBest enthalten hierzu fachübergreifende Regelungen, die wie folgt für den Psychologischen Dienst zu ergänzen sind:
Ablehnende Bescheide zur Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Sozialdaten, versehen mit einer Rechtsbehelfsbelehrung, erstellt der unmittelbare Fachvorgesetzte des Psychologen der Agentur für Arbeit, der den Kunden begutachtet oder beraten hat. Die Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Sozialdaten erfolgt durch den Psychologen der Agentur für Arbeit, der den Kunden begutachtet oder beraten hat. Dieser benachrichtigt auch diejenigen Stellen, Personen und Institutionen, an die der Psychologische Dienst Sozialdaten weitergegeben oder übermittelt hat, falls Sozialdaten berichtigt, gesperrt, gelöscht, bestritten (wobei sich weder ihre Richtigkeit noch ihre Unrichtigkeit feststellen lässt) oder nicht mehr bestritten werden. Berichtigungen, die aus fachlicher oder rechtlicher Sicht nicht bedeutsam sind, können auch von anderen Mitarbeitern des PD durchgeführt werden.
Fachlich oder rechtlich bedeutsame Berichtigungen sind mit der Notiz ,,Berichtigt“ sowie mit Handzeichen bzw. Namenskürzel und Datum zu versehen. Wird die Richtigkeit von Sozialdaten bestritten und lässt sich weder die Richtigkeit noch die Unrichtigkeit feststellen, sind die bestrittenen Daten mit der Notiz ,,Diese Daten werden bestritten. Ihre Richtigkeit oder Unrichtigkeit lässt sich nicht feststellen.“ sowie mit Handzeichen bzw. Namenskürzel und Datum zu versehen. Gemäß § 84 Abs. 1 SGB X dürfen die bestrittenen Daten nur mit einem Hinweis hierauf genutzt und übermittelt werden.
Löschungen erfolgen durch Schwärzen von Text, Vernichten der gesamten Akte und/oder durch ,,Löschen“ eines Falles im System DELTA.NT-Sachbearbeitung. Schwärzungen werden mit der Notiz „gelöscht“ sowie mit Handzeichen und Datum versehen. Werden alle Sozialdaten eines Kunden vor Ablauf der Aufbewahrungszeit gelöscht, ist ein Vermerk anzufertigen. Wurden die Daten noch nicht für die Statistik des Psychologischen Dienstes erfasst, sind die Daten erst nach der Erfassung für die Statistik des Psychologischen Dienstes zu löschen. Bezüglich der Löschung von Sozialdaten nach Ablauf der Aufbewahrungszeit wird auf RdBrief 83/2003 verwiesen.
Anstelle der Löschung tritt unter bestimmten Voraussetzungen die Sperrung von Sozialdaten (vgl. § 84 SGB X).
Zu sperrende Daten sind mit der Notiz ,,Diese Daten sind gesperrt“ sowie mit Handzeichen bzw. Namenskürzel und Datum zu versehen.
Falls Sozialdaten, die mit Hilfe von DELTA.NT-Sachbearbeitung gespeichert sind, nicht berichtigt, gelöscht, gesperrt oder mit einer entsprechenden Notiz versehen werden können oder es nicht möglich ist, festzuhalten, dass Sozialdaten bestritten werden, sind alle Sozialdaten des Kunden auszudrucken und die Löschungen, Sperrungen usw. auf den Ausdrucken vorzunehmen. Die Ausdrucke werden zu den Fall-Akten genommen und der Fall im lT-Verfahren DELTA.NT-Sachbearbeitung gelöscht.
Benachrichtigungen von denjenigen Stellen, Personen oder Institutionen, an die Sozialdaten weitergegeben oder übermittelt wurden, sind zu vermerken.
Anfallendes Schriftgut ist zu den Fall-Akten oder — falls dies nicht möglich ist — zu der Fachakte zu nehmen.
8. Teilnahme Dritter an psychologischen Untersuchungen und Beratungen
Erziehungsberechtigte, Ehe- und Lebenspartner, sonstige Familienangehörige und andere Vertrauenspersonen können an Gesprächen des Kunden mit dem Psychologen teilnehmen, wenn der Kunde dies wünscht und es keine fachlichen Einwände gibt. Die Einwilligung des Kunden sowie die Personalien der begleitenden Person sind zu vermerken (z. B. auf dem Befundbogen — Vordruck PD 4 oder PD 4b).
Mitarbeitern der Bundesagentur für Arbeit kann die Teilnahme oder beobachtende Teilnahme an einer psychologischen Untersuchung oder die beobachtende Teilnahme an einer Psychologischen Beratung nach vorhergehender Information des Kunden gestattet werden.
Psychologen, die der Bundesagentur für Arbeit nicht angehören sowie Studierenden der Psychologie kann die Teilnahme oder die beobachtende Teilnahme an einer psychologischen Untersuchung oder die beobachtende Teilnahme an einer Psychologischen Beratung gestattet werden, wenn dies ihrer Ausbildung oder Weiterbildung dient oder anderweitig im Interesse der Bundesagentur für Arbeit liegt. Die Einwilligung des Kunden ist einzuholen; der Teilnehmer ist auf die Schweigepflicht nach § 203 StGB hinzuweisen. Einwilligung und Hinweis sind zu vermerken (z. B. auf dem Befundbogen — Vordruck PD 4 oder PD 4b).
9. Personenbezogene Daten von Bewerbern für eine Einstellung bei der Bundesagentur für Arbeit
Soweit der Psychologische Dienst im Rahmen der Auswahl von Bewerbern der Bundesagentur für Arbeit in deren Eigenschaft als Arbeitgeber tätig wird, gelten für den Datenschutz nicht die Regelungen zum Schutz der Sozialdaten nach dem Sozialgesetzbuch, sondern die Datenschutzbestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes und besondere Rechtsvorschriften wie die §§ 61 — 63, 90 — 90g Bundesbeamtengesetz und die Personalaktenrichtlinie der BA (PA-RL) nebst Durchführungshinweisen.
Der Umgang mit und die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten von Bewerbern erfolgt entsprechend den Regelungen für Sozialdaten (siehe Abschnitt Nr. 3).
Hinsichtlich der Weitergabe der personenbezogenen Daten von Bewerbern innerhalb der Bundesagentur für Arbeit sind die entsprechenden Regelungen der RdErl 51/91, Nr. 13; 34/2002 und 83/2003 zu beachten.
Nach Nr. 4.4 der Durchführungshinweise zur PA-RL sind psychologische Stellungnahmen sowie Testergebnisse, die Grundlage für Personalentscheidungen geworden oder auf Grund von Rechtsvorschriften zu erstellen sind, offen in der Personalakte abzuheften. Soweit über die personalentscheidungserhebliche Aussage hinaus fachliche Detailaussagen getroffen werden, sind die Unterlagen im Psychologischen Dienst aufzubewahren. Dies gilt auch für die zu Grunde liegenden Befund- und Testunterlagen. Abweichend hiervon sind Psychologische Unterlagen, die im Rahmen der Prüfung und Entscheidung über die Dienstfähigkeit oder im Zusammenhang mit der Prüfung der Erwerbsfähigkeit von Beschäftigten der BA anfallen, stets im verschlossenen Umschlag zur Personalakte zu nehmen.
Bei einer Kontrolle personenbezogener Daten von Bewerbern durch den Bundesbeauftragten für den Datenschutz ist DatBest 2.2.3 zu beachten.
Wünscht ein nicht eingestellter Bewerber Auskunft über zu seiner Person im Psychologischen Dienst gespeicherte Daten, wird genauso verfahren wie bei Kunden, die Auskunft nach § 83 SGB X verlangen (siehe Abschnitt Nr. 6). Vor Abschluss des Auswahlverfahrens wird dem Bewerber keine Auskunft gegeben (RdErl 34/2002). Die Berichtigung, Sperrung und Löschung von personenbezogenen Daten erfolgt entsprechend den Regelungen für Sozialdaten (siehe Abschnitt Nr. 7).
10. Sonstiges
HEGA 05/2005-21 wird hiermit aufgehoben
Bundesagentur für Arbeit