Geschäftszeichen: SP II 23 – II-5020

Gültig ab: 20.01.2012
Gültig bis: 31.12.2015
SGB II: Empfehlung
SGB III: -

Zusammenfassung

Die Fachlichen Hinweise (FH) zu den §§ 9, 20, 31-31b und 59 SGB II wurden überarbeitet und an die aktuelle Rechtsauffassung angepasst.

• 1. Ausgangssituation
• 2. Auftrag und Absicht der übergeordneten Führungsebene
• 3. Eigene Entscheidung und Absicht

1. Ausgangssituation

Aus der steten Zunahme des Volumens der Leistungsakten im Rechtskreis SGB II ergeben sich zunehmend Probleme. Insbesondere die Komplexität des SGB II mit dem Konstrukt der Bedarfsgemeinschaft sowie die Dauer des Leistungsbezuges führen zu einem hohen Auf-kommen von Unterlagen. Erkenntnisse aus der Praxis zeigen zudem, dass tendenziell eher mehr Unterlagen als erforderlich zur Akte genommen werden.

Werden innerhalb des Jobcenters keine klaren Regelungen zum Führen von Leistungsakten getroffen, ergeben sich Risiken im Hinblick auf

• Datenschutz
• kassenrechtliche Bestimmungen
• Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen, auch für Prüfinstanzen
• Beweiswürdigung i. R. von Gerichtsverfahren
• Lagerräume und deren Kosten

Daneben kommt es häufig wegen einer mangelnden Übersicht und Lesbarkeit der Leistungsakte zu Doppelungen von Unterlagen.

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2. Auftrag und Absicht der übergeordneten Führungsebene

Die Rechtmäßigkeit der Leistungsgewährung und Mittelverwendung sowie die Prozessqualität haben eine hohe geschäftspolitische Bedeutung. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales erwartet außerdem die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen bei der Führung einer Leistungsakte (Speicherung von personenbezogenen Daten).

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3. Eigene Entscheidung und Absicht

Das Führen einer Leistungsakte sollte innerhalb des Jobcenters klar geregelt sein und fest in das bestehende Interne Kontrollsystem verankert werden.
Eine klare, einheitliche Struktur optimiert Arbeitsabläufe und ermöglicht den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine schnelle Orientierung der zu bearbeitenden Leistungsakten. Dies dient auch der Qualitätssicherung im Leistungsbereich.

Die Reduzierung des Aktenvolumens ist auch wegen der Lagerungsmöglichkeiten und der dadurch verursachten hohen Raumkosten essentiell.
Aus den Rückmeldungen der Praxis hat sich gezeigt, dass bei strikter Umsetzung des Empfehlungspaketes künftig eine deutliche Reduzierung des Aktenvolumens möglich ist.

Die Umsetzung der entwickelten Standards wird den Jobcentern aus dem leitenden Grundsatz der schlanken und übersichtlichen Führung der Leistungsakte empfohlen.

Aktuell werden Regelungen zur Dauer der Aufbewahrung von Leistungsakten erarbeitet. Das Empfehlungspaket steht im Intranet bereit und wird hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen entsprechend ergänzt werden.

Adressatenkreis:

• GF der Jobcenter
• Berater/-innen Führungsunterstützung
• Programmberater/-innen M&I
• Programmberater/-innen Leistung
• Interne Beratung
• BL - alle
• TL M&I Arbeitnehmer
• TL U25
• TL AN-Leistungen
• TL Leistungen/Recht
• Fachkräfte / Fachassistenten/-innen – Leistungen/Recht
• Fachkräfte / Fachassistenten/-innen – AN-Leistungen
• Fachkräfte Unterhaltsheranziehung
• Fachkräfte SGG
• Fachkräfte / Fachassistenten/-innen OWiG

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