Geschäftszeichen: CF 3 – II-4007 / II-4008 / II-4112 / II-4302

Gültig ab: 20.02.2009
Gültig bis: 19.02.2014
Weisungscharakter: ja

Zusammenfassung

Prüforganen wie dem Bundesrechnungshof, der Deutschen Rentenversicherung, den kommunalen Rechnungsprüfern und den Krankenkassen ist eine angemessene Prüfhilfe zu leisten. Dies umfasst Nutzungsmöglichkeiten des operativen Datensatzes, deren konkrete Anwendung im Folgenden geregelt wird.

• 1. Ausgangsituation
• 2. Auswertungsmöglichkeiten für eine Fallauswahl durch Prüforgane
• 3. Rahmenvorgaben für die Nutzung
• 4. Fallauswahl durch die Agenturen für Arbeit auf Basis von Auswertungen aus dem operativen Datensatz für Prüfungen
• 5. Bereitstellung einer Übungsversion

Im Folgenden werden geregelt

• die Zugriffsmöglichkeiten auf den operativen Datensatz (opDs) in den ARGEn durch Prüforgane sowie
• die Fallauswahl auf Basis von Auswertungen durch die Agenturen für Arbeit im Rahmen der Auskunfts- und Rechenschaftslegung.

1. Ausgangsituation

Prüforganen wie dem Bundesrechnungshof, der Deutschen Rentenversicherung, den kommunalen Rechnungsprüfern und den Krankenkassen ist eine angemessene Prüfhilfe zu leisten. Dies umfasst Nutzungsmöglichkeiten des operativen Datensatzes, deren konkrete Anwendung im Folgenden geregelt wird.

Zudem ist es im Hinblick auf eine systematische Betrachtung und Überprüfung der Qualität der Aufgabenwahrnehmung in den ARGEn erforderlich, den AA eine Nutzungsmöglichkeit der Auswertungen aus dem operativen Datensatz zu ermöglichen, die es ermöglicht vor Ort bei Kontrollbesuchen Stichproben zu ziehen.

Den AA stehen – wie den weiteren fachaufsichtlich zuständigen Stellen in den Regionaldirektionen und der Zentrale – zu ihrer Aufgabenwahrnehmung in erster Linie statistische Übersichten zum Rechtskreis SGB II zur Verfügung, die grundsätzlich geeignet sind, besondere Fragestellungen der Qualität der Aufgabenwahrnehmung in den ARGEn systematisch zu betrachten, es aber nicht ermöglichen, Stichproben zu ziehen. Die Ergebnisse dieser Auswertungen entsprechen den Auswertungen aus dem operativen Datensatz in den ARGEn.

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2. Auswertungsmöglichkeiten für eine Fallauswahl durch Prüforgane

Grundsätzlich bestehen folgende Möglichkeiten, die Fallauswahl auf Basis von Auswertungen aus dem operativen Datensatz vorzunehmen:

1. Die namentlich benannten Prüfer erhalten ein eigenes Zertifikat und erhalten vor Ort Zugriff auf das Downloadverzeichnis der ARGE. Das Zertifikat wird nur für die zu prüfende ARGE eingerichtet und ist auf den Prüfungszeitraum begrenzt. Das Zertifikat kann formlos beim BA-Service-Haus (BA-SH 521) unter Angabe von Name, Vorname und E-Mail-Adresse beantragt werden.
2. Zur Überprüfung bestimmter Fallkonstellationen werten die Mitarbeiter in der ARGE den operativen Datensatz nach den Anforderungen der Prüfer aus und stellen vor Ort die danach selektierten Akten den Prüfern zur Verfügung.
3. Die namentlich benannten Prüfer erhalten in der ARGE einen Zugriff auf den operativen Datensatz (Zugriff auf die Access-Datenbank). Der Zugriff ist auf die Dauer der Prüfung begrenzt.

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3. Rahmenvorgaben für die Nutzung

Die Prüfungen sollten den Richtlinien der Effizienz und Effektivität entsprechen. Ebenso müssen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die Vorschriften des Sozialdatenschutzes eingehalten werden. Den prüfenden Stellen obliegen die gleichen Rechte und Pflichten wie es der Nutzungsvertrag mit den ARGEn vorsieht.

Daher sollten folgende Rahmenvorgaben berücksichtigt werden:

• Es muss ein Prüfauftrag vorgelegt werden. Der Prüfauftrag sollte unter Angabe der auszuwertenden Daten inhaltlich spezifiziert sein und die Spezifikation für den Prüfzeitraum festgeschrieben sein.
  Der im Prüfauftrag genannte Prüfzeitraum soll ein genaues Beginn- und Enddatum enthalten. Die Prüfer sind namentlich zu benennen.
• Eine Verwendung der Daten zu einem anderen Zweck als im Rahmen der Auskunfts- und Rechenschaftslegung, eine Weitergabe an Dritte (z.B. Kommunen), eine Weitergabe an die Agenturen für Arbeit oder eine gewerbliche Nutzung ist nicht zulässig.
• Der Zugriff auf den operativen Datensatz der namentlich benannten Prüfern ist nach § 3 Abs. 3 des Nutzungsvertrages unter Angabe des Prüfzeitraumes zu dokumentieren.
• Eine Übermittlung der Daten aus dem operativen Datensatz über das Medium E-Mail ist nach § 4 Abs. 4 des Nutzungsvertrages ausgeschlossen.
• Die Übersendung unverschlüsselter Daten auf Datenträgern (CD) entspricht nicht den datenschutzrechtlichen Vorgaben. Derzeit sind die technischen Voraussetzungen für eine Verschlüsselung noch nicht gegeben. Eine durch Passwort-geschützte Datei entspricht nicht den Vorgaben einer Verschlüsselung.
• Nach § 7 des Nutzungsvertrages sind die Daten eines jeweiligen Monats nach Ablauf von drei Monaten vollständig und unwiderruflich zu löschen. Eine Datenhaltung auf Vorrat für eine mögliche spätere Prüfung über die genannten drei Monaten hinaus ist demnach ausgeschlossen.
• Die Daten sind nach Abschluss der Prüfung - längstens nach drei Monaten - vollständig und unwiderruflich zu löschen.

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4. Fallauswahl durch die Agenturen für Arbeit auf Basis von Auswertungen aus dem operativen Datensatz für Prüfungen

Unter folgenden Voraussetzungen erhalten die AA im Rahmen der Auskunfts- und Rechenschaftslegung eine Nutzungsmöglichkeit:

Weisen statistische Auswertungen auf eine fehlerhafte Rechtsanwendung, die Abweichung von anerkannten Mindeststandards bzw. vereinbarten Qualitätsstandards oder Mängel in der Datenqualität hin, ist es den AA zur Überprüfung der Aussagekraft gestattet, vor Ort in den ARGEn diese Ergebnisse auf Grundlage des operativen Datensatzes zu überprüfen.

Unter Berücksichtung der Rahmenvorgaben für die Nutzung werten dazu die Mitarbeiter der ARGEn den operativen Datensatz nach den Anforderungen der AA aus. Auf Grundlage dieser Auswertung des operativen Datensatzes darf die AA eine Fallauswahl zur konkreten Einzelfallprüfung treffen.

Der Stichprobenumfang beträgt mindestens 10 Prozent und maximal 20 Prozent des Gesamtdatensatzes.

Die ARGEn stellen vor Ort die danach selektierten Akten der AA zur Verfügung.

Die Stichprobenauswahl darf nicht mitarbeiterbezogen sondern nur teambezogen erfolgen, wobei ein Team mindestens drei Mitarbeiter umfassen muss.

Die Prüfungen dürfen nur anlassbezogen zur Rechtmäßigkeitkontrolle bzw. im Rahmen von Qualitätssicherungsmaßnahmen vorgenommen werden, wenn Anhaltspunkte für eine Abweichung vorliegen, d.h. nicht routinemäßig.

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5. Bereitstellung einer Übungsversion

Zur weiteren Unterstützung der fachlichen Aufgaben wird den Regionaldirektionen und Agenturen eine (anonymisierte) Übungsversion des operativen Datensatzes zur Verfügung gestellt, damit sie die Handlungsmöglichkeiten der ARGEn in Bezug auf den operativen Datensatz besser einschätzen können. Die Übungsversion ist unter folgendem Link abrufbar: "Wissensdatenbank opDS / Schulungsdaten"

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