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HEGA 10/11 - 02 - Flächeneinführung der Erweiterung des IT-Verfahrens COLIBRI um Weiterbildungskosten (WK) und Planung der Qualifizierung
SP III 31 – 7014.6 / 7011.9 / 7011. 3/ 6801.4 / 6901.4 / 5530.2 / 2668 / 3843.5 / 3313 / 4407
20.10.2011 Bezug: HEGA 06/2011 - 03 - Modellerprobung zur Erweiterung des IT-Verfahrens COLIBRI (WK) und Vorplanung der Qualifizierung zur Flächeneinführung
19.10.2016
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Weisung
Zusammenfassung
Mit der Integration der Weiterbildungskosten in das IT-Verfahren COLIBRI werden mittelfristig die derzeit bestehenden IT-Verfahren zur Berechnung und Zahlbarmachung der Weiterbildungskosten für diesen Aufgabenbereich abgelöst.
- 1. Ausgangssituation
- 2. Auftrag und Absicht der übergeordneten Führungsebene
- 3. Eigene Entscheidung und Absicht
- 4. Einzelaufträge
- 5. Koordinierung
- 6. Haushalt
- 7. Beteiligung
1. Ausgangssituation
Die Bearbeitung und Anweisung der WK-Leistungen erfolgt aktuell in einem Verbund von mehreren Altverfahren. Dies verursacht einen unnötigen Aufwand und lässt nur eine eingeschränkte IT-Unterstützung der Anwenderinnen und Anwender vor Ort zu.
2. Auftrag und Absicht der übergeordneten Führungsebene
entfällt
3. Eigene Entscheidung und Absicht
Nach einer erfolgreich verlaufenen Modellerprobung ab 15. August 2011 in der AA Potsdam und den dazugehörigen Service Centern im Lastausgleichsverbund Berlin-Brandenburg werden die Funktionen zu Bearbeitung von Weiterbildungskosten in COLIBRI ab 12.12.2011 bundesweit zur Verfügung gestellt.
Die Flächeneinführung wird durch die Qualifizierung der betroffenen Anwenderinnen und Anwender vorbereitet und begleitet.
3.1 Organisatorische Regelungen
Durch die Einführung ergeben sich keine aufbauorganisatorischen Änderungen.
Die Abläufe orientieren sich in vollem Umfang an der Handhabung bei COLIBRI.
3.1.1 Fachbetreuer/innen
Vor dem Hintergrund, dass IT-Fachbetreuerinnen und IT-Fachbetreuer nur für Hauptverfahren ausgebracht werden (vgl. Anlage 2 Nr. 3 zum TV-BA i.d.F. des 9. Änd.-TV), können für die WK-Funktionalitäten keine separaten IT-Fachbetreuer/innen beauftragt werden. Dies bedeutet, dass für die arbeitsplatznahe, fluktuationsbedingte Einweisung und die Anwenderunterstützung (z.B. bei Anwendungsproblemen) die bereits benannten IT-Fachbetreuerinnen und IT-Fachbetreuer für COLIBRI zuständig sind.
3.2 Kundenportal
Die modifizierten Gesprächsleitfäden/Arbeitshilfen für die Kundenanliegen werden am 20.10.2011 als Entwürfe und am 12.12. 2011 in endgültiger Fassung im Intranet veröffentlicht. Die Veränderungen sind der Aktualisierungs-/Änderungshistorie zu entnehmen.
3.3 Benutzerberechtigungskonzept
Der Personenkreis zu dessen Aufgaben die Bearbeitung der Weiterbildungskosten zählt ist identisch mit dem Personenkreis für die Bearbeitung von Arbeitslosengeld. Das Berechtigtenkonzept COLIBRI gilt somit gemeinsam für die Aufgabenbereiche Arbeitslosengeld und Weiterbildungskosten.
3.4 Einführungs- und Übergangskonzept
Mit Beginn der Flächeneinführung sind alle Neufälle über das IT-Verfahren COLIBRI zu bearbeiten.
Die Struktur der erfassten Daten der Altverfahren weicht gegenüber COLIBRI ab, so dass eine Migration der Altfälle technisch nicht realisierbar ist.
Bestandsfälle sind zur Vermeidung von zusätzlichem Aufwand vorerst nicht umzustellen. Eine manuelle Umstellung für länger laufende Maßnahmen ist für die 2. Jahreshälfte 2012 vorgesehen. Einzelheiten zur Umstellung werden gesondert geregelt.
3.5 Mittelbewirtschaftung
Eine stimmige Darstellung der Mittelbindungsdaten ist im Zusammenhang mit den Bearbeitungen in COLBRI und den Auszahlungen im operativen ERP-System und somit über das SAP-BI bis auf Weiteres nicht möglich. Es ist daher geplant, den sogenannten AlgWB-Mittelbindungsbericht im ERP-BI im Laufe des Jahres 2012 um die von COLIBRI umfassten Ermessensleistungen zu erweitern sowie um die Differenzierung von Alt- und Neubindungen zu ergänzen, um den Verbrauch von Verpflichtungsermächtigungen kontrollieren und den Bewirtschaftungsstand näherungsweise bestimmen zu können.
Über die Bereitstellung des erweiterten Berichts erfolgt eine gesonderte Information.
3.6 Schnittstelle zu COSACH
Zwischen COSACH und COLIBRI ist keine Schnittstelle realisiert.
3.7 DORA-Auswertungen
DORA-Auswertungsmöglichkeiten werden voraussichtlich im Laufe des Jahres 2012 zur Verfügung gestellt.
3.8 Statistik
Die Bestandszahlen zu geförderten Teilnehmern an Weiterbildungsmaßnahmen können den Ergebnissen der Förderstatistik im Internet entnommen werden.
Die ersten beiden Auswahlpunkte
- Aktuelle Daten zu ausgewählten arbeitsmarktpolitischen Instrumenten - Deutschland, Regionaldirektionen und
- Zeitreihen zu ausgewählten arbeitsmarktpolitischen Instrumenten - Deutschland, Regionaldirektionen
enthalten die Eckwerte auch zu FbW bis auf Agenturebene nach Rechtskreisen. Die Datengrundlage für diese Ergebnisse stammt zwar nicht aus dem Zahlverfahren sondern aus dem Bearbeitungsverfahren coSach, sie ersetzen jedoch die bisherigen Listenausdrucke aus dem Altverfahren, da sie inhaltlich zu einem hohen Maße deckungsgleich sind.
3.9 Support
Für Fragen aufgrund systemtechnischer Störungen oder zur informationstechnischen Handhabung des IT-Verfahrens erfolgt der Support durch den User Help Desk der BA (UHD).
3.10 Qualifizierung
3.10.1 Qualifizierung der Stammtrainer/innnen, Fachbetreuer/innen und Anwender/innen
Die Qualifizierung der Stammtrainerinnen und Stammtrainer wurde in HEGA 06/11 lfd. Nr. 03 Modellerprobung zur Erweiterung des IT-Verfahrens COLIBRI (WK) und Vorplanung der Qualifizierung zur Flächeneinführung geregelt.
Die vorgesehene Qualifizierung der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen der Flächeneinführung ist Anlage 1 zu entnehmen.
Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Kundenportal ist ein Lernprogramm auf der BA-Lernwelt unter Magazin » 13 Lernprogramme, Bildungskatalog SGB II & SGB III, Basiswissen und Grundqualifizierungen » Lernprogramme » Geldleistungen » COLIBRI » COLIBRI-WK für EZ / SC bereitgestellt.
3.10.2 Qualifizierung sehgeschädigter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Für sehgeschädigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Bearbeitungsbüro Arbeitnehmerleistung werden spezielle zentrale Maßnahmen zur Qualifizierung (QBM) angeboten. Hierfür werden im erforderlichen Umfang sehgeschädigtenpädagogische Weiterbildungen der Stammtrainerinnen und Stammtrainer durch die FBA eingeplant.
Für sehgeschädigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Kundenportal sind als Äquivalent zu dem unter 3.10.1 aufgeführten Lernprogramm Daisy-Hörbücher und barrierefreie Worddokumente verfügbar.
3.10.3 Nachhaltung über Multiprojektsteuerungstool
Die Zahl der zu qualifizierenden Anwender/innen (Mitarbeiter/innen aus dem Bearbeitungsbüro Arbeitnehmerleistung mit Aufgabenzuschnitt Weiterbildungskosten) ist in MPS zu erfassen (Anlage 2) und dient als Grundlage für die Nachhaltung des kontinuierlichen Umsetzungsfortschritts der Qualifizierung in Form von Präsenzmaßnahmen.
Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kundenportals ist die Durcharbeitung des Lernprogramms bzw. der Hörbücher durch die jeweilige Führungskraft zu ermöglichen, indem ein entsprechendes Zeitfenster und eine störungsfreie Lernumgebung zur Verfügung gestellt werden. Eine Nachhaltung des Umsetzungsfortschritts mittels MPS ist nicht vorgesehen.
4. Einzelaufträge
Die Regionaldirektionen
- stellen eine zeitgerechte und flächendeckende Qualifizierung der Fachbetreuer/innen sowie der Anwender/innen sicher.
- melden, sofern im RD-Bezirk sehgeschädigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Bearbeitungsbüro Arbeitnehmerleistung mit Aufgabenzuschnitt Weiterbildungskosten betroffen sind, einen Stammtrainer/in für die sehgeschädigtenpädagogische Weiterbildung an das Postfach _BA-Führungsakademie-DzB-Bildungskoordination bis zum 15.11.2011.
Die Agenturen für Arbeit
- erfassen bis zum 28.10.2011 die zu qualifizierenden Mitarbeiter/innen in MPS (Anlage 2).
- erfassen die bereits geschulten Mitarbeiter/innen in MPS jeweils zum 07.11.2011, 21.11.2011, 05.12.2011 und 12.12.2011 (Anlage 2).
- bearbeiten ab dem 12.12.2011 und erfolgter Qualifizierung alle Neufälle über das IT-Verfahren COLIBRI.
- gewährleisten in den Eingangszonen die Umsetzung der modifizierten Gesprächsleitfäden/Arbeitshilfen zur Flächeneinführung ab dem 12.12.2011.
- erfassen bis zum 16.12.2011 die Bewertung der Instrumente der Qualifizierung in MPS (Anlage 2).
Die ServiceCenter
- gewährleisten die Umsetzung der modifizierten Gesprächsleitfäden zur Flächeneinführung ab dem 12.12.2011.
Die Führungsakademie der BA
- bereitet Stammtrainer/-innen in erforderlichem Umfang auf die Qualifizierung von sehgeschädigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor.
- begleitet die Qualifizierung in den Agenturen durch die Evaluation der ersten Maßnahmen (in Zusammenarbeit mit ZKM).
5. Koordinierung
Die Koordination der Einführung von COLIBRI erfolgt durch das Team SP III 31 der Zentrale im Zusammenwirken mit dem IT Systemhaus (SEP 22 COLIBRI-Produktteam).
6. Haushalt
entfällt
7. Beteiligung
Der Hauptpersonalrat und die Hauptschwerbehindertenvertretung wurden beteiligt.
Anlagen
- Qualifizierungsübersicht
- Erfassungsbogen (
PDF, 141 KB)
Bundesagentur für Arbeit