HEGA 04/09 - 04 - Qualitätssicherung von Arbeitsmarktdienstleistungen (Geschäftsanweisung 11/2009)

SP III 22 / SP II 12 / BA-SH SB 66 - 5500/ 1760/ 3313/ 3317/ II-1212.3/ II-8702

20.04.2009
31.12.2015
ja

Zusammenfassung

Die Qualitätssicherung der von Dritten erbrachten Arbeitsmarktdienstleistungen (AMDL) ist eine Aufgabe unabhängig vom Rechtskreis, da sie unmittelbar auf die Zielerreichung einwirkt. Auf Basis der vorliegenden Erfahrungen werden die Qualitätskontrollen auch auf die von den Grundsicherungsstellen initiierten Arbeitsmarktdienstleistungen ausgeweitet und die Verfahrensregelungen insbesondere zum Umgang mit den Prüfungsergebnissen konkretisiert.

Bezug: HEGA 04/2007 lfd. Nr. 05


1. Ausgangssituation

Mit HEGA 04/2007 lfd. Nr. 05 wurde die Einführung eines hauptamtlichen Prüfdienstes für Arbeitsmarktdienstleistungen geregelt. Die nachstehenden Regelungen ergänzen und konkretisieren die bestehenden Weisungen.

Vorliegende Erkenntnisse aus bisherigen Maßnahmeprüfungen zeigen, dass die Sicherung der Durchführungs- und Umsetzungsqualität von Arbeitsmarktdienstleistungen deutlicher in den Fokus treten muss. Unabhängig vom Rechtskreis werden seitens der Dienststellen in erheblichem Umfang personelle, finanzielle sowie sächliche Mittel eingebracht. Darüber hinaus haben auch die Kunden einen Anspruch auf eine hohe Maßnahmequalität, welche die mit der Teilnahme verbundene Zielsetzung wirksam unterstützt und unmittelbar mit der Teilnehmerzufriedenheit verknüpft ist.

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2. Auftrag und Absicht der übergeordneten Führungsebene

Auf Basis der Entscheidung des Vorstands sollen die Qualitätskontrollen von AMDL -sofern etwaige Besonderheiten des SGB II / SGB III dem nicht entgegenstehen- rechtskreisübergreifend durchgeführt und damit auch auf Maßnahmen ausgedehnt werden, die in der Förderverantwortung der Arbeitsgemeinschaften (ARGEn) sowie Agenturen für Arbeit in getrennter Aufgabenwahrnehmung (AAgAw) durchgeführt werden. Die Aktivitäten des Prüfdienstes AMDL werden daher auch auf solche Maßnahmen ausgedehnt, die von Dritten in der Förderverantwortung der Grundsicherungsstellen durchgeführt werden. Die Umsetzung dieser Aktivitäten erfolgt ab dem 2. Quartal 2009.

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3. Eigene Entscheidung und Absicht

Neben der Verbesserung der Maßnahmequalität wird auch das Ziel verfolgt, die aus der Qualitätssicherung gewonnenen Erkenntnisse bei der Auswahlentscheidung zukünftiger Dienstleister im Sinne eines Lieferantenmanagements angemessen zu berücksichtigen.

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4. Einzelaufträge

Dienststellen vor Ort (AA und Grundsicherungsstellen)

Die Qualitätssicherung von Arbeitsmarktdienstleistungen ist grundsätzlich durch die Dienststelle vor Ort wahrzunehmen. Sie überprüft im Rahmen ihrer kontinuierlichen Maßnahmebetreuung, ob der Dienstleister den an ihn gestellten Qualitätsanforderungen gerecht wird.
Die VG der Agenturen werden gebeten, diese Geschäftsanweisung gegenüber den ARGEN ihres Zuständigkeitsbereichs in Kraft zu setzen.

Die AA und AAgAw

  • legen für jede Maßnahme eine maßnahmebetreuende Fachkraft und deren wesentliche Aufgaben fest; eine Auflistung von Aufgaben ist der Anlage zu entnehmen.
  • stellen sicher, dass die maßnahmebetreuenden Fachkräfte die vom Bieter zu gewährleistenden Rahmenbedingungen kennen (z.B. Ausschreibungsunterlagen, Angebotskonzepte, Kurzfragebogen FbW).
  • legen eine Führungskraft fest, die die Qualitätssicherung als kontinuierlichen Prozess innerhalb der Dienststelle aktiv begleitet und koordiniert (hierzu zählen u.a. Festlegung der Verantwortlichkeiten für Maßnahmen der Qualitätssicherung, regelmäßiger Erfahrungs- und Informationsaustausch zur Sicherung der Durchführungsqualität, Informationen zu überregionalen Qualitätssicherungsaktivitäten).
  • überwachen die Behebung festgestellter Mängel und leiten, bei einer nicht zufriedenstellenden Behebung von Qualitätsdefiziten, die erforderlichen Verfahrensschritte ein.

Die ARGEn

  • stellen auf geeignete Weise sicher, dass die in der Anlage bezeichneten Aspekte der Qualitätssicherung umgesetzt werden.
  • überwachen die Behebung festgestellter Mängel und leiten, bei einer nicht zufriedenstellenden Behebung von Qualitätsdefiziten, die erforderlichen Verfahrensschritte ein.

Im Hinblick auf die Bedeutung für die Qualitätssicherung von Arbeitsmarktdienstleistungen wird den ARGEn darüber hinaus dringend empfohlen, auch folgende Maßnahmen umzusetzen:

  • Festlegung einer maßnahmebetreuenden Fachkraft für jede Maßnahme und deren wesentliche Aufgaben.
  • Sicherstellung, dass die maßnahmebetreuenden Fachkräfte die vom Bieter zu gewährleistenden Rahmenbedingungen kennen.
  • Lehrgangseröffnung, -betreuung.
  • Beteiligung der maßnahmebetreuenden Fachkraft an Prüfungen des Prüfdienstes AMDL.
  • Festlegung einer Führungskraft, die die Qualitätssicherung als kontinuierlichen Prozess innerhalb der Dienststelle aktiv begleitet und koordiniert.
    In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass auch bei Nutzung kommunaler Einkaufsstellen für die Beschaffung von AMDL neben der BHO auch die VOL/A und das GWB zu beachten sind.

Die Regionaldirektionen

  • stellen sicher, dass die Dienststellen ihre aus der kontinuierlichen Maßnahmebetreuung resultierenden Pflichten erfüllen und den Hinweisen auf Qualitätsdefizite konsequent nachgehen.
  • sorgen für einen regelmäßigen Erfahrungs- und Informationsaustausch der Dienststellen ihres Zuständigkeitsbereichs zur Sicherung der Durchführungsqualität und beziehen den Prüfdienst AMDL in diesen Informationsaustausch unabhängig vom Rechtskreis mit ein.
  • sehen die Qualitätssicherung von Arbeitsmarktdienstleistungen als ein regelmäßig wiederkehrendes Thema für die Besprechungen mit den Geschäftsführungen der Dienststellen vor und beteiligen den Prüfdienst AMDL sowie das REZ.
  • koordinieren die Aktivitäten der Qualitätssicherung innerhalb ihres Bezirks und sind hierzu auskunftsfähig.

Die Regionalen Einkaufszentren (REZ)

  • sind bei allen durch den Einkauf der BA beschafften Arbeitsmarktdienstleistungen neben der regelmäßigen Überprüfung der Maßnahmen für alle erforderlichen vertragsrechtlichen Konsequenzen gegenüber dem Auftragnehmer zuständig.
  • prüfen die Einhaltung der von den Maßnahmeträgern zugesicherten Qualitätsmerkmale sowie die Einhaltung der vertraglichen Vereinbarungen. Im Fokus der Prüfung stehen Teilbereiche wie Infrastruktur, Personal, Datenschutz und Erfüllung von Dokumentationspflichten (z.B. in Förder- und Qualifizierungsplänen). Die Prüfungen durch die REZ erfolgen entweder anlassbezogen (z.B. aufgrund von Auffälligkeiten oder Hinweisen durch die Bedarfsträger) oder initiativ.
  • unterstützen mit ihren Hinweisen zu Erkenntnissen aus der Qualitätssicherung über die Fachliche Steuerung des Einkaufs und über die Beteiligung in Expertenzirkeln die Fachbereiche der Zentrale bei der Weiterentwicklung der Produkte.
  • kündigen der jeweiligen Dienststelle Prüfeinsätze in der Regel vorher an und bitten um Prüfungsbeteiligung.
  • stimmen ihre Prüfplanung (informationstechnisch unterstützt) mit dem Prüfdienst AMDL ab und informieren diesen im Rahmen der dortigen Prüfvorhaben über festgestellte gravierende Mängel auf Anforderung im Einzelfall.
  • informieren die Dienststellen vor Ort über ihre Prüfungsfeststellungen bei gravierenden Mängeln.
  • werten die vom Prüfdienst AMDL übersandten Berichte insbesondere im Hinblick auf der zweiten Deeskalationsstufe zuzurechnende Feststellungen aus und
  • stellen die festgestellten Mängel ab.

Der Prüfdienst AMDL

(siehe hierzu auch erläuternde allgemeine Hinweise in der Anlage)

  • stellt bei den Einzelprüfungen fest, ob und inwieweit es dem Träger gelingt, die von ihm zugesicherte Konzeption umzusetzen. Von zentralem Interesse sind dabei u.a. Aspekte wie teilnehmerorientierte Maßnahmedurchführung, Sicherstellung des Praxisbezugs, Unterstützung des Teilnehmers bei der Selbstsuche und Einbindung in den regionalen Arbeitsmarkt.
  • liefert mit seinen Prüfergebnissen der Zentrale wichtige Anhaltspunkte für die Weiterentwicklung von Produkten und Verfahren.
  • kündigt die jeweiligen Prüfeinsätze rechtzeitig vorher an (in der Regel mindestens vier Wochen vor dem Termin); die Dienststelle wird mit der Ankündigung des Prüftermins gebeten, sich an der Prüfung zu beteiligen.
  • stimmt bei von der Einkaufsorganisation beschafften Dienstleistungen seine Prüfplanung (informationstechnisch unterstützt) mit dem jeweiligen REZ ab.
  • unterrichtet den geprüften Dienstleister, die Dienststelle vor Ort und das REZ bzw. die Fachkundigen Stellen bei FbW über seine Feststellungen und Hinweise mit der Bitte, gegebenenfalls festgestellte Mängel abzustellen sowie Hinweise zur Qualitätsverbesserung zeitnah umzusetzen.

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5. Koordinierung

Zur Unterstützung der Koordination bei den Aktivitäten der Qualitätssicherung von Arbeitsmarktdienstleistungen wird dieses Thema zukünftig durch die Zentrale regelmäßig im Steuerungskreis mit den Geschäftsführern/Bevollmächtigten der RD und den Leitern der Programmbereiche Arbeitnehmer und SGB II behandelt.

Den RD werden zur Unterstützung ihrer Steuerungsaufgaben gegenüber den Dienststellen vom Prüfdienst AMDL regelmäßig Übersichten zu den Ergebnissen der Aktivitäten zur Qualitätssicherung übermittelt.

Eine Zusammenfassung der Aktivitäten im jeweiligen Bezirk geht auch den Vorsitzenden der Geschäftsführung der Agenturen sowohl für die Maßnahmen im Rechtskreis SGB III (SGB II bei AAgAW) und im Rahmen ihrer Gewährleistungsverantwortung SGB II für die Arbeitsgemeinschaften ihres Bezirkes zu.

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6. Haushalt

Die durch die Ausweitung der Prüfaktivitäten auf den Rechtskreis SGB II entstehenden Verwaltungskosten des Prüfdienstes AMDL werden im Rahmen der Abrechnung der Dienstleistung 20b geltend gemacht.

Anlage

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