HEGA 11/08 - 12 - eM@w-Anbindung des Verfahrenszweiges „Reha Aus- und Weiterbildung“ (Reha-AuW)

SP III 23/SP II 12 - 5397/6010.41/1442.8/7001.1/1534.3/II-2070/II-2071/II-5212

20.11.2008
19.11.2012
ja

Zusammenfassung

Mit der Programmversion P83 am 12.12.2008 erfolgt die Anbindung von Reha-AuW an die elektronische Maßnahmeabwicklung. Der zertifikatsbasierte Datenaustausch zwischen dem Maßnahmeträger und der Bundesagentur für Arbeit steht dann für alle Maßnahmen der Reha Aus- und Weiterbildung zur Verfügung. Dies bezieht sich analog der bisherigen Verfahrenszweige nur auf Teilnehmer aus dem Rechtskreis SGB III. Für Teilnehmer aus dem Rechtskreis SGB II ist die elektronische Maßnahmeabwicklung derzeit noch nicht anzuwenden.

1. Dokumentenvorlagen

Die Kommunikation mit den Bildungsträgern im Rahmen der elektronischen Maßnahmeabwicklung erfolgt vorrangig über den Teilnehmerdatensatz aus coSach NT (AV). Alle noch zusätzlich benötigten Dokumentenvorlagen stehen im BK-Browser als zentrale Vorlagen zur Verfügung (siehe HEGA 04/07-06-).

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2. Auswirkungen auf die eingekauften Arbeitsmarktdienstleistungen

In den Verdingungsunterlagen für die neu ausgeschriebenen Maßnahmen der Reha-AuW wird die Nutzung von eM@w den Bildungsträgern zwingend vorgegeben.
eM@w ist demnach bei Vergabemaßnahmen mit Beginn ab dem 02.01.2009 verpflichtend zu nutzen. Für die preisverhandelten Maßnahmen ist die Nutzung der elektronischen Maßnahmeabwicklung derzeit nicht verpflichtend, eine freiwillige Nutzung durch die Träger ist möglich und erwünscht. Sollten Träger preisverhandelter Maßnahmen ab 12.12.2008 an der elektronischen Maßnahmeabwicklung freiwillig teilnehmen wollen, ist dies durch die zuständige Agentur für Arbeit zu veranlassen, da die technischen Voraussetzungen hierfür gegeben sind.

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3. Ausstellung von Zertifikaten

Im Rahmen der Angebotsabgabe teilt der Bildungsträger seine Server- und Softwarelösung (Vordruck D 5), welche er im Rahmen der elektronischen Maßnahmeabwicklung nutzen möchte, mit. Diese muss nach Erteilung des Zuschlages durch die Bundesagentur für Arbeit zertifiziert werden. Das Zertifikat hat der Auftragnehmer unmittelbar nach erfolgter Zuschlagserteilung bei der Zentrale der Bundesagentur für Arbeit zu beantragen.
Das Zertifikat wird via E-Mail und die PIN auf dem Briefpostweg durch das IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit an den Provider versandt.

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4. Mitteilung der Trägerreferenznummer

Nach Zuschlagserteilung teilt das REZ der zuständigen Agentur für Arbeit das Ergebnis der Ausschreibung mit. Die Agentur für Arbeit aktualisiert die Träger- und Maßnahmedaten und teilt dem beauftragten Bildungsträger die Trägerreferenznummer mit.

Die Trägerreferenznummer ist gemäß dem in HEGA 07/08-10- beschriebenen Verfahren zu vergeben. Auf die Arbeitshilfe zur Übermittlung der Trägerreferenznummer wird verwiesen. Die Arbeitshilfe ist unter folgendem Link aufrufbar:
Förderung > Übergreifende Informationen: Informationen zur Einführung eM@w

Hierbei ist zu beachten, dass in jeder Agentur für Arbeit für den jeweiligen Bildungsträger nur eine Trägerreferenznummer in jedem Verfahrenszweig (00=BvB, 01=BNF, 02=Reha-AuW) angelegt wird. Diese Trägerreferenznummer gilt auch für alle weiteren Maßnahmen innerhalb des Verfahrenszweiges. Beauftragte Bildungsträger müssen für jeden Verfahrenszweig separat zur elektronischen Maßnahmeabwicklung angemeldet werden.

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5. Maßnahmeabwicklung und Dokumentation über coSach NT (AV)

Mit der Einführung der Programmversion P 82 wurde coSach NT (AV) um den Verfahrenszweig „Reha Aus- und Weiterbildung (Reha-AuW)“ erweitert. Dadurch wurden die bisher in coSach NT (BB/Reha) dokumentierten Reha-Maßnahmen zur Eignungsabklärung/Arbeitserprobung, Aus- und Weiterbildung, einschl. erforderlicher Vorbereitungsmaßnahmen im Rahmen des Stufenkonzeptes (vgl. HEGA 11/2006 -01-), nach coSach NT (AV) übertragen.
Eine detaillierte Übersicht der in „Reha-AuW“ transferierten Maßnahmen inklusive der Maßnahmekennziffern befindet sich als Anlage 1 in der HEGA 06/08-04- zur Implementierung des Verfahrenszweiges Reha- AuW.

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6. Anbindung an die elektronische Maßnahmeabwicklung (eM@w)

Die Erfassung der Teilnehmer in dem Verfahrenszweig Reha-AuW ist bereits seit der Einbindung des Verfahrenszweiges mit der Programmversion P 82 (11.08.2008) möglich.

6.1 Einbuchung bis zur Anbindung an die elektronische Maßnahmeabwicklung

Um unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden, ist bis zum 11.12.2008 der Anmeldeprozess manuell (wie bisher schriftlich) über die Agenturen für Arbeit zu initiieren.

Die Teilnehmer werden vollständig in coSachNT (AV) erfasst und erhalten, sofern das Teilnehmerkapazitätsmanagment dies zulässt, den Status „D: angemeldet“. Alle über das Teilnehmerkapazitätsmanag-ment hinaus einzubuchenden Teilnehmer müssen den Status „V: vorgemerkt, Warteliste“ erhalten.

Hierbei ist darauf zu achten, dass die Registerkarten in den Teilnehmerdatensätzen in coSachNT (AV) geprüft und ggf. ergänzt werden, da sie für den Anmeldeprozess im Rahmen der eM@w maßgeblich sind.

Darüber hinaus müssen folgende Standarddaten vorliegen bzw. eingepflegt sein, da diese bei jedem Ereignis übertragen werden:

  • Name und Vorname des Kunden
  • Kundennummer
  • Bezeichnung der Maßnahme
  • Maßnahmenummer
  • Losnummer der Maßnahme
  • Losnummer der Maßnahme- lfd. Nr. zu Losnummer
  • Maßnahme- Vergabenummer
  • Bezeichnung des Trägers
  • Datum des Ereignisses
  • Dienststellenummer der Agentur
  • Team Nummer des jeweiligen Leistungsbereiches

Die Agentur für Arbeit meldet dem Bildungsträger schriftgebunden die Daten der potenziellen Teilnehmer. Hierzu können die „Teilnehmer-Warteliste“ und „Teilnehmer-Anmeldeliste“ aus dem Maßnahmedatensatz von der Registerkarte „Maßnahme II“ verwendet werden. Dieser lädt die Teilnehmer ein und klärt die Teilnahmebereitschaft an der vorgesehenen Maßnahme ab. Der Bildungsträger teilt schriftlich die mögliche Teilnahme der Agentur für Arbeit mit.

Im Rahmen des Maßnahmeverlaufes ist der standardisierte Prozess der elektronischen Maßnahmeabwicklung zwingend zu beachten.
Der Prozessablauf ist unter folgendem Link abrufbar: Förderung > Übergreifende Informationen: Informationen zur Einführung eM@w

6.2 Anmeldeverfahren nach Anbindung an die elektronische Maßnahmeabwicklung mit Maßnahmebeginn vor dem 02.01.2009 (laufende Maßnahmen im Rahmen des Vergabeverfahrens)

Ab 12.12.2008 ist der Austausch der Daten über die elektronische Maßnahmeabwicklung möglich. Hierbei ist der standardisierte Prozess der elektronischen Maßnahmeabwicklung (hier verkürztes Anmeldeverfahren-Übermittlung Kontaktdaten nicht notwendig) zwingend zu beachten.

Der Prozessablauf ist unter folgendem Link abrufbar: Förderung > Übergreifende Informationen: Informationen zur Einführung eM@w

Für preisverhandelte Maßnahmen ist die Nutzung der elektronischen Maßnahmeabwicklung derzeit nicht verpflichtend, eine freiwillige Nutzung durch die Träger ist möglich und wünschenswert.

6.3 Anmeldeverfahren nach Anbindung an die elektronische Maßnahmeabwicklung mit Maßnahmebeginn ab dem 02.01.2009 (neue Maßnahmen im Rahmen des Vergabeverfahrens)

Ab 12.12.2008 ist der Austausch über die elektronische Maßnahmeabwicklung verpflichtend.

Für diese Maßnahmen beginnt die elektronische Maßnahmeabwicklung mit der Übermittlung der Kontaktdaten (s.Punkt 3 des Prozessablaufes-Agentursicht).
Der Prozessablauf ist unter folgendem Link abrufbar: Förderung > Übergreifende Informationen: Informationen zur Einführung eM@w

Für preisverhandelte Maßnahmen ist die Nutzung der elektronischen Maßnahmeabwicklung derzeit nicht verpflichtend, eine freiwillige Nutzung durch die Träger ist möglich und wünschenswert

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7. Status bei Nichtantritt von Teilnehmern

Ist ein Teilnehmer mit dem Status „V: vorgemerkt, Warteliste“ oder „D: angemeldet, Aufnahmeverfahren“ in coSachNT (AV) eingebucht und über eM@w mit dem Ereignis „Meldung der Kontaktdaten“ oder „Anmeldung der Teilnehmer“ an den Bildungsträger übergeben worden, muss der Teilnehmerdatensatz bei Nichtantritt der Maßnahme auf den Status „Z: zurückgezogen, nicht teilnehmend“ umgestellt werden (siehe hierzu den Prozessablauf 2.11).

Ein Umstellen des Status „B: bewilligt, teilnehmend“ auf „Z: zurückgezogen, nicht teilnehmend“ ist nicht zulässig, wenn im Feld „letzter Tag der Teilnahme“ ein Eintrag vorgenommen wurde oder werden soll.

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8. Implementierung und Anwenderqualifizierung

8.1 Schulungsbedarf

Für die Anwenderqualifizierung steht ein Selbstlernangebot in Form einer Arbeitshilfe im Intranet zur Verfügung.
Diese Arbeitshilfe können Sie unter folgendem Link abrufen: http://schulungsunterlagen.web.dst.baintern.de/

8.2 Durchführung von Schulungen

Die jeweils zuständige Führungskraft hat sicherzustellen, dass die Qualifizierung der Mitarbeiter/innen für den Verfahrenszweig „Reha-AuW“ einschl. eM@w-Funktionalität zeitnah erfolgt.

8.3 Fachbetreuung

Im laufenden Betrieb bedarf es für eM@w keiner speziellen IT- Fachbetreuung, insofern kommt eine Ausweitung des aktuellen IT-Fachbetreuer/-innen- Ansatzes in diesem Zusammenhang nicht in Betracht.

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