Anlage zur HEGA 02/2010 - Qualitätssicherung von Arbeitsmarktdienstleistungen

• Vorbemerkung
• 1. Welche Qualitätserkenntnisse stehen grundsätzlich zur Verfügung?
• 2. Herstellung der Transparenz gegenüber dem Träger
• 3. Fundstellen der jeweiligen Kundenbefragungs- und Eingliederungsergebnisse
• 5. Weiteres Vorgehen

Vorbemerkung

Mit Hilfe eines Lieferantenmanagements sollen Träger auf Basis transparenter und nachvollziehbarer Kriterien Rückmeldungen zu ihrer Aufgabenerledigung erhalten, um gegebenenfalls Optimierungspotenziale zu nutzen. Darüber hinaus sollen solche Träger identifiziert werden, die die übertragenen Aufgaben nicht der Zielsetzung entsprechend ausführen und bei denen die Eignung hinterfragt werden muss. Die nachfolgenden Ausführungen beschreiben die wesentlichen Rahmenbedingungen und Aspekte des Lieferantenmanagements und die daraus resultierenden Umsetzungsschritte.

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1. Welche Qualitätserkenntnisse stehen grundsätzlich zur Verfügung?

Kern des Lieferantenmanagements ist die kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen AA und Träger; zentrale Bedeutung haben hier die maßnahmebetreuenden Fachkräfte (siehe hierzu auch BA Intranet - HEGA 04/09 - 04 - Qualitätssicherung von Arbeitsmarktdienstleistungen und Arbeitshilfe Maßnahmebetreuung). Qualitätserkenntnisse können so unmittelbar kommuniziert und zur Verbesserung des Dienstleistungsangebots genutzt werden. Darüber hinaus stehen die folgenden Erkenntnisquellen zur Verfügung:

• Maßnahme- und trägerbezogene Berichterstattung mit Eingliederungsquoten auf Basis der statistischen Daten im DataWarehouse (DWH) der BA
• Ergebnisse von Kundenbefragungen durch das Zentrum für Kunden- und Mitarbeiterbefragungen
• Erkenntnisse der Regionalen Einkaufszentren (REZ) auf Basis der bisherigen Zusammenarbeit
• Erkenntnisse des überregionalen Prüfdienstes Arbeitsmarktdienstleistungen (AMDL) zur Umsetzungs- und Durchführungsqualität

Nicht zu jeder AMDL liegen bereits im angeführten Umfang Qualitätserkenntnisse vor. Die nachfolgende Übersicht gibt den Stand bezogen auf die zunächst einzubeziehenden Maßnahmearten wieder:

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2. Herstellung der Transparenz gegenüber dem Träger

Voraussetzung für ein zielgerichtetes Lieferantenmanagement ist Transparenz gegenüber dem Träger. Durch die Weitergabe relevanter Informationen kann dieser in die Lage versetzt werden, Verbesserungen zu realisieren. Aus diesem Grund ist es erforderlich, ihn über vorliegende Erkenntnisse zu informieren. Durch die zeitnahe Information zur Aufgabenerledigung ist neben der Möglichkeit zur Optimierung der Maßnahme auch sichergestellt, dass dem Träger vorliegende Qualitätserkenntnisse im Rahmen des Vergabeverfahrens nicht erneut bekannt gegeben werden müssen.

Über die bei der Einkaufsorganisation vorliegenden Qualitätserkenntnisse informieren die REZ bereits jetzt den Träger bei festgestellten Mängeln mit schriftlichen Mängelanzeigen. Ebenso übermittelt der Prüfdienst AMDL dem Träger die aus der jeweiligen Prüfung resultierenden Feststellungen und Hinweise, die ab dem

Jahr 2010 auch um den prozentualen Wert des Prüfungsergebnisses ergänzt werden.

Die Ergebnisse der Kundenbefragungen und der Erfolgsbeobachtung liegen bislang nur den AA vor. Zur Weiterentwicklung des Lieferantenmanagements und zur Nutzung der Erkenntnisse in zukünftigen Vergabeverfahren sollen sich die AA vor Ort und der Träger über die vorliegenden Erkenntnisse aus der Qualitätssicherung (Maßnahmebetreuung, Teilnehmerbefragungen und Eingliederungsquoten) austauschen.

Die AA stellen den Trägern im Rahmen der kontinuierlichen Zusammenarbeit die vorliegenden Kundenbefragungsergebnisse und Eingliederungsquoten zeitnah zur Verfügung. Es empfiehlt sich hierzu bei der Erfassung neuer Maßnahmen in coSachNT Wiedervorlagen manuell zu erfassen. Die Übermittlung der Qualitätserkenntnisse an den Träger sollte dokumentiert werden (z.B. in der Registerkarte „Vermerke“ im Maßnahmedatensatz).

Für die Übergangszeit der ersten Verfahren bitte auch Hinweise unter Punkt 4 (letzte Absätze) beachten.

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3. Fundstellen der jeweiligen Kundenbefragungs- und Eingliederungsergebnisse

3.1 Befragung von Teilnehmern an arbeitsmarktpolitischen Maßnahmen

Erhebungen werden derzeit nur bei Teilnehmern an Berufsvorbereitenden Bildungsmaßnahmen mittels Online-Befragungen durchgeführt. Hierbei wird Teilnehmern über ein Kennwort, das ihnen in einem Anschreiben übermittelt wird, die Möglichkeit eröffnet, sich auf einer Internetplattform an der Befragung zu beteiligen. Die ausgefüllten Online-Fragebogen werden automatisiert in eine beim Zentrum für Kunden- und Mitarbeiterbefragungen (ZKM) vorhandene Befragungsdatenbank übernommen und träger- und maßnahmespezifisch ausgewertet. Die Einführung der Teilnehmerbefragung bei Maßnahmen nach § 46 SGB III im Jahr 2010 wird derzeit vorbereitet.

Zu dienststellenspezifischen Auswertungen gelangt man über die Ergebnisplattform des ZKM im Intranet (Rubrik „Qualitätssicherung AMDL BvB“) oder direkt auf die Ergebnisse von BvB. Hier sind der jeweilige RD-Bezirk bzw. der AA-Bezirk auszuwählen (Rubrik „Dienststellenauswahl“). Nach folgenden Maßgaben können dann weitere Abrufe erfolgen:

Liste aller Maßnahmen aus dem Dienststellenbezirk, bei denen sich mindestens 4 Teilnehmer an der Befragung beteiligt haben mit Angaben zur Trägernummer (Kunden-Nr. Betrieb)

Liste aller Träger, deren Kunden-Nr. Betrieb mit der Dienststellen-Nr. der ausgewählten Dienststelle übereinstimmt.

Weitere Informationen zur Befragung finden sich hier: HEGA 11/08-07 und Befragungsprojekt BvB.

3.2 Eingliederungsergebnisse

Im Rahmen der Erfolgsbeobachtung von Arbeitsmarktdienstleistungen werden maßnahme- und trägerbezogene Eingliederungs- und Verbleibsinformationen durch einen Abgleich zwischen Förder- und Beschäftigtenstatistik gewonnen. Derzeit stehen entsprechende Informationen u.a. für BaE und BvB im DataWarehouse der BA zur Verfügung (Controlling/maßnahme- und trägerbezogene Berichte). Ausgewählte Mitarbeiter der Dienststelle haben Zugang zu den Daten ihres regionalen Zuständigkeitsbereichs (zu weiteren Informationen und zur Vergabe entsprechender Berechtigungen siehe unter "Neues von der Statistik im DataWarehouse". Im Rahmen der begrenzten Zahl an Zugriffsberechtigungen müssen die Dienststellen einer ausreichenden Zahl von Mitarbeitern Zugriffsberechtigungen zur Verfügung gestellt haben.

Die Berichte enthalten Ergebnisse zu Maßnahmen, deren Ende in dem Zeitraum „aktueller Berichtsmonat bis aktueller Berichtsmonat minus 24 Monate“ liegt. Neben instrumentspezifischen Maßnahmeinformationen weisen sie die Trägerbezeichnung, die Zahl der Teilnehmer und auf Grundlage der Teilnehmerdaten die Kennzahlen „Eingliederungsquote“ und „Verbleibsquote“ aus. Mit dem Berichtsaufruf erfolgt eine Parameterauswahl, die es ermöglicht, die Berichtsergebnisse auf Teilmengen einzuschränken und diese mit Ergebnissen auf Bundes- oder Landesebene zu vergleichen. Zur Eingrenzung der dem Bericht zu Grunde liegenden Daten auf einen Träger können die Parameter „Trägerkurzbezeichnung“ oder „Kunden-Nr.-Betrieb“ genutzt werden. Bei der Eingabe des Parameters „Trägerkurzbezeichnung“ kann das Zeichen „*“ als Jokerfunktion eingesetzt werden, um z.B. die Daten eines Trägers im Bericht zusammenzufassen, der mehrmals mit  unterschiedlicher „Kunden-Nr-Betrieb“ aber mit ähnlichen Schreibweisen in der „Trägerkurzbezeichnung“ erfasst ist. 

4. Berücksichtigung der Qualitätserkenntnisse bei der Vergabe von AMDL

Die Nutzung von Qualitätserkenntnissen aus der bisherigen Zusammenarbeit mit Auftragnehmern der BA im Vergabeverfahren kann nur innerhalb der durch das Vergaberecht und der hierzu ergangenen Rechtsprechung vorgesehenen Grenzen erfolgen. Erkenntnisse der bisherigen Zusammenarbeit mit einem Auftragnehmer stehen im unmittelbaren Zusammenhang mit der Frage, ob die erforderliche Zuverlässigkeit und damit die Eignung für zukünftige Aufträge gegeben sind.

In der Zusammenfassung der Prüfung der Bietereignung kann es ausschließlich das Ergebnis „geeignet“ oder „nicht geeignet“ geben, weitere Abstufungen sind vergaberechtlich unzulässig. Vorliegende negative Erkenntnisse zur Qualität der bisherigen Aufgabenerledigung sind dabei Indizien, die die Zuverlässigkeit eines Bieters für das jeweilige Vergabeverfahren in Frage stellen können; sie dürfen jedoch nicht zu einer stereotypen Ablehnung führen. Eine abschließende Entscheidung setzt immer eine Gesamtschau voraus und ist Ergebnis einer umfassenden Einzelfallprüfung. Diese Prüfung erfolgt durch die REZ.

Zukünftig sollen im Rahmen der vergaberechtlichen Prüfung eines Angebotes Qualitätserkenntnisse wie folgt berücksichtigt werden:

• Eingliederungsquoten (träger- und maßnahmebezogene Berichterstatttung im DataWarehouse): Eingliederungsergebnisse von Maßnahmen des Bieters im bebotenen Dienststellenbezirk. Maßgeblich ist die erreichte Eingliederungsquote (EQ) sechs Monate nach Austritt. Referenzgröße ist die EQ im jeweiligen RD-Bezirk.
• Erkenntnisse des Prüfdienstes AMDL (vorhandene Prüfergebnisse zum Träger im bebotenen Agenturbezirk zur ausgeschriebenen Arbeitsmarktdienstleistung. Referenzmaßstab ist der jeweilige Bundesdurchschnitt bei der geprüften Arbeitsmarktdienstleistung)
• Erkenntnisse der REZ (vorhandene schriftliche Mängelanzeigen gegenüber dem Träger bezogen auf den bebotenen Dienststellenbezirk und die Arbeitsmarktdienstleistung)
• Ergebnisse von Kundenbefragungen (vorhandenen Befragungsergebnisse des Trägers zur jeweiligen Arbeitsmarktdienstleistung im bebotenen Dienststellenbezirk. Referenzmaßstab ist das durchschnittliche RD-Ergebnis)

Die REZ berücksichtigen grundsätzlich nur solche Qualitätserkenntnisse, die zu einem Bieter und der zur Vergabe anstehenden Arbeitsmarktdienstleistung (i.d.R. differenziert nach einschlägigen Ordnungskriterien wie z.B. Maßnahmeart oder Durchführungsform) im jeweiligen Dienststellenbezirk vorliegen. Die Vorgehensweise wird in den jeweiligen Verdingungsunterlagen transparent gemacht und unter Berücksichtigung vergaberechtlicher Entwicklungen und der Erfahrungen in der Umsetzung fortlaufend weiterentwickelt.

Zur Berücksichtigung der Qualitätserkenntnisse im Vergabeverfahren ist es erforderlich, dem Träger die bei einer Angebotsabgabe in die Wertung einfließenden Erkenntnisse transparent zu machen, sofern sie ihm nicht bereits unabhängig von einem Vergabeverfahren bekannt gegeben worden sind (vgl. Punkt 2). Zukünftig erfolgt dies durch das unter dem Punkt 2 angeführte Verfahren.

Für die im Rahmen des jeweiligen Vergabeverfahrens relevanten Erkenntnisse aus der Teilnehmerbefragung und den Eingliederungsquoten der Vorjahre ist seitens der AA organisatorisch sicherzustellen, dass die Erkenntnisse dem Träger auf Anforderung schriftlich zur Verfügung gestellt werden.

Aufgrund der engen Fristsetzungen im Vergabeverfahren ist durch organisatorische Festlegungen innerhalb der AA sowie des Prüfdienstes AMDL sicherzustellen, dass die schriftlichen Anfragen unmittelbar, in der Regel innerhalb eines Arbeitstages, beantwortet werden. Die Übersendung durch die AA ist maßnahmebezogen in coSach-NT und in der Maßnahmeakte zu vermerken.

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5. Weiteres Vorgehen

Die Berücksichtigung von Qualitätserkenntnissen erfolgt stufenweise:

• im Jahr 2010 bei den Arbeitsmarktdienstleistungen abH, BaE und BvB
• Ausweitung auf § 46 SGB III nach Auswertung der Erkenntnisse aus der Berücksichtigung bei abH, BaE und BvB sowie nach Vorliegen von Erkenntnissen aus der Erfolgsbeobachtung und der Kundenbefragung in den Folgejahren

Unabhängig hiervon können bereits jetzt vorhandene positive und negative Erkenntnisse aus der Qualitätssicherung als Grundlage für Entscheidungen beim Umfang des Abrufs bei Rahmenvereinbarungen, bei Vertragsaufstockungen sowie bei der Ziehung vertraglich vorgesehener Verlängerungsoptionen herangezogen werden.

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