Geschäftszeichen: POE 2 - 2016.5 / 2016.4 / 2016.3 / II-5314

Gültig ab: 01.01.2009
Gültig bis: 31.12.2012
SGB II: Weisung (nur BA-Mitarbeiter/-innen)
SGB III: Weisung

Aufhebung von Weisungen: HEGA 02/2008, lfd. Nr. 19; HEGA 02/2008, lfd. Nr. 18, HEGA 06/2006, lfd. Nr. 13

Zusammenfassung

Diese Beurteilungsrichtlinie regelt die Einführung des Leistungs- und Entwicklungsdialoges für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BA.

• I. Ausgangssituation
• II. Geschäftspolitische Absicht der Zentrale
• III. Entscheidungen und grundsätzliche Festlegungen der Zentrale
• IV. Einzelaufträge
• V. Meldetermine (Stichtagsbeurteilungen)
• VI. Sonstiges
• Anlagen

I. Ausgangssituation

Bereits mit der Einführung der Personalentwicklungs- und Beurteilungsrichtlinien (PEB-RL, HEGA 02/2006 - lfd. Nr. 10) wurde deren Weiterentwicklung hin zu einem Leistungs- und Entwicklungsdialog (LEDi) als wesentlichem Modul des Personalentwicklungsdesigns der BA angekündigt.

Mit HEGA 10/2007 - lfd. Nr. 21 wurde der LEDi zunächst für alle Beschäftigten auf AT-Ebenen eingeführt (LEDi-AT), mit HEGA 2/2008 - lfd. Nr. 22 wurden alle Führungskräfte der BA in den LEDi einbezogen (LEDi-FK). Mit vorliegender HEGA wird somit die letzte Stufe des LEDi eingeführt und die PEB-RL vollständig abgelöst.

Mit Blick auf die Teamleiterebene in den Agenturen ist die erstmalige Stichtagsbeurteilung für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen des LEDi-MA bewusst erst für 2010 vorgesehen. Der Einstieg in den LED-MA erfolgt 2009 in der Regel über Mitarbeitergespräche - in der Führungsarbeit ein bereits eingeübtes und bewährtes Instrument.

Damit soll der hohen Belastung der Führungskräfte in den Agenturen für Arbeit Rechnung getragen werden, nicht zuletzt vor dem Hintergrund der engen zeitlichen Nähe zu den bereits angelaufenen Qualifizierungsmaßnahmen der Initiative zur Stärkung der Führungsfähigkeit der Teamleiter/-innen der BA bzw. „Vertriebsorientierung im Arbeitgeber-Service“ (vgl. HEGA 08/2008 - lfd. Nummern 23 und 24).

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II. Geschäftspolitische Absicht der Zentrale

Das Personalentwicklungsdesign verfolgt im Rahmen des Personalmanagementkonzepts der BA drei wesentliche Reformziele: mehr Transparenz in der Leistungserwartung, stärkere Leistungsorientierung in der Personalentwicklung sowie verbesserte Dialogmöglichkeiten. Mit Blick auf die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragungen „Meine Arbeitswelt“ soll auch verstärkt mehr Anerkennung für gezeigte Leistung gezollt werden. Auf Basis der Grundsätze für Führung und Zusammenarbeit Mitarbeiter/-innen zu motivieren und ihre Potenziale zu erkennen und auszuschöpfen, gehört zu den erklärten geschäftspolitischen Zielen der BA.

Der LEDi-MA verfolgt insbesondere die Ziele

• einen kontinuierlichen Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitern/-innen zu unterstützen, diesen Dialog ins Zentrum der Personalführung zu rücken und ein gemeinsames Verständnis über Arbeitsziele und Arbeitsergebnisse zu fördern,
• die Grundlage für die systematische und leistungsorientierte Erkennung von Potenzialträger/-innen schaffen,
• eine kompetenzbasierte Potenzialanalyse und -förderung für Beschäftigte unter Berücksichtigung der individuellen Lebens- und Berufsplanung sowie Vielfalt der Kompetenzen auch im Rahmen des Diversity Managements zu ermöglichen,
• Organisations- und Personalentwicklung über das hinterlegte Kompetenzmanagement (HEGA Kompetenzmodell voraussichtlich Ende 2008) enger und systematischer miteinander zu verzahnen,
• zusammen mit dem Führungskräfte-Feedback den Boden zu bereiten für eine Intensivierung der Gesprächskultur und der Kultur der Zusammenarbeit in der BA, die geprägt ist von Vertrauen und Respekt zwischen den Mitarbeiter/-innen und ihrer Führungskraft.

Der LEDi-MA beinhaltet das Mitarbeitergespräch und die Mitarbeiterbeurteilung.

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III. Entscheidungen und grundsätzliche Festlegungen der Zentrale

1. Mitarbeitergespräch

Ausgehend von der Evaluation LEDi-AT/FK sowie dem Erfahrungsaustausch mit Beurteiler/-innen aus der Fläche wird der LEDi-MA in 2009 mit dem Mitarbeitergespräch beginnen und erst zum 01.05.2010 eine Stichtagsbeurteilung anfallen (vgl. Nr. 2.2). Dies stellt einen ausreichenden zeitlichen Vorlauf für den Internen Service Personal für die Einführung LEDi-MA sowie ein angemessenes Zeitfenster für die Qualifizierung der Beurteiler/-innen sicher.

Im Rahmen des LEDi-MA wird für alle Mitarbeiter/-innen (vgl 2.1) bis TE VI das Mitarbeitergespräch alle 2 Jahre turnusmäßig alternativ zur Stichtagsbeurteilung durchgeführt. Im jeweiligen Jahr der Durchführung einer Stichtagsbeurteilung findet es im Kontext der Beurteilung als Mitarbeiterbeurteilungsgespräch (Nr. 2.4 und 2.6.3) statt. Für Mitarbeiter/-innen der TE VII bis TE VIII ist jährlich grundsätzlich nur das Mitarbeitergespräch zu führen. Die beamtenrechtlichen Regelungen bleiben hiervon unberührt.

Auf die Regelungen zur Beurteilerzuständigkeit unter 2.3.1 und die Sonderregelungen für den Rechtskreis SGB II unter 2.3.2 wird hingewiesen.

1.1 Inhalte des Mitarbeitergesprächs

Dem entsprechend wird das Mitarbeitergespräch gegenüber dem bisherigen Standard inhaltlich angereichert. Es hat folgende Inhalte:

• allgemeine Leistungseinschätzung des vergangenen Jahres,
• Leistungserwartungen für die Zukunft,
• Anregungen zur Förderung und Entwicklung der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters unter Einbezug der persönlichen Vorstellungen und individuellen Lebensplanung,
• ggf. Umsetzungsstand der im Vorjahr vereinbarten Maßnahmen zur Personalentwicklung und/oder Qualifizierung.

1.1.1 Allgemeine Leistungseinschätzung des vergangenen Jahres

In den Bereichen Arbeitsqualität, -quantität und zur Zusammenarbeit erfolgt vergangenheitsbezogen (in der Regel aus dem vergangenen Jahr) eine allgemeine Leistungseinschätzung, die unter Nr. 1 des Gesprächsbogens dokumentiert wird.

1.1.2 Leistungserwartungen für die Zukunft

Im Hinblick auf Arbeitsqualität, -quantität und zur Zusammenarbeit sind mit dem/der Mitarbeiter/-in die Leistungserwartungen für die Zukunft zu besprechen und unter Nr. 2 des Gesprächsbogens zu dokumentieren. Bei den Leistungserwartungen können u.a. auch die zu erwartenden Teamergebnisse, möglichst operationalisiert, mit berücksichtigt werden. Hierbei sind die Regelungen in der Dienstvereinbarung über die Nutzung von Einrichtungen der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) vom 11.08.2006 zu beachten.

1.1.3 Anregungen zur Förderungen und Entwicklung der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters unter Einbezug der persönlichen Vorstellungen und individuellen Lebensplanung

Unter Nr. 3 des Gesprächsbogens werden Aussagen zu Entwicklungsbedarfen und geeigneten Personalentwicklungsmaßnahmen für den aktuellen Dienstposten möglichst mit Entwicklungsziel und Zeithorizont (Qualifizierungsmaßnahmen oder andere Personalentwicklungsinstrumente) dokumentiert. Qualifizierungen sind zwingend unter Angabe eines Termins und der Verantwortlichkeiten zu konkretisieren.
Darüber hinaus sollen, sofern sich aus der Sicht der Gesprächspartner ein Handlungsbedarf ergibt, die persönlichen Vorstellungen und Ziele der Beschäftigten zu ihrer individuellen Berufs- und Lebensplanung besprochen und dokumentiert werden. Dabei können u.a. Aspekte der Vereinbarung von Beruf und Familie (z.B. Teilzeit, alternierende Telearbeit), der Förderung schwerbehinderter Menschen, sowie sich verändernde Erwartungen und Belange von älteren Beschäftigten im Rahmen der demografiesensiblen Personalpolitik der BA berücksichtigt werden. Gegebenenfalls sollen auch Aussagen zur fachlichen und regionalen Mobilität erfasst werden.
Für Mitarbeiter/-innen, für die als Ergebnis des Mitarbeiterbeurteilungsgesprächs kurz- bis mittelfristig die Übernahme eines anderen Dienstpostens (vertikal oder horizontal) vorgeschlagen wird, wird auch ein individueller Entwicklungsplan erstellt. Die Regelungen unter 2.6.2 gelten analog.

1.1.4 Umsetzungsstand der im Vorjahr vereinbarten Maßnahmen zur Personalentwicklung und/oder Qualifizierung

Sofern im Vorjahr Maßnahmen zur Personalentwicklung und/oder Qualifizierung vereinbart wurden, sind diese mit dem/der Mitarbeiter/-in zu besprechen und nachzuhalten. Hierbei reflektieren Mitarbeiter/-in und Führungskraft gemeinsam das Erreichen des Qualifizierungsziels und wie das gelernte in die Praxis umgesetzt wird. Sofern erforderlich können im Rahmen der Mitarbeiterführung zur Integration des Gelernten in die tägliche Praxis durch die Führungskraft unterstützende und ergänzende Maßnahmen angeboten und mit dem/der Mitarbeiter/-in vereinbart werden.

1.2 Verfahren

Die Dokumentation der Mitarbeitergespräche erfolgt unter Verwendung des als Anlage 1 beigefügten und in das IT-System coPE (computerunterstützte Personalentwicklung) integrierten Vordrucks. Diese sind in den Jahren, in denen keine Stichtagsbeurteilung vorgesehen ist, bis spätestens 30.09. verpflichtend mit o. g. Inhalten durchzuführen.

Die Regelungen unter 2.6.4 bzw. 3. gelten analog.

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche, z.B. der tarifvertraglich festgelegte Rechtsanspruch der Arbeitnehmer/-innen der BA auf ein anlassbezogenes, dokumentiertes Mitarbeitergespräch im Zusammenhang mit jeder neuen Tätigkeitsübertragung (§ 3(6) TV-BA) oder zur Erhebung eines konkreten Qualifizierungsbedarfs (HE/GA 05/2005), sind grundsätzlich um die o.g. Gesprächsinhalte anzureichern und gelten als Mitarbeitergespräche im Sinne des LEDi-MA. Ausnahmsweise kann bei einem zum Zeitpunkt der Durchführung eines Mitarbeitergesprächs unvorhersehbaren und unabweisbaren Bedarfs zusätzlich ein weiteres Mitarbeitergespräch unterjährig geführt werden. Für alle Mitarbeitergespräche ist der in der Anlage 1 beigefügte Vordruck zu verwenden. Leitfäden für Beurteiler/-innen und Mitarbeiter/-innen stehen über das IT-Verfahren Personal-Online-Zentral (POZ) und im Intranet zur Verfügung.

2. Mitarbeiterbeurteilung

2.1 Personenkreis

Beurteilungspflicht besteht grundsätzlich für alle beschäftigten Mitarbeiter/-innen der BA; ausgenommen sind:

a. Mitarbeiter/-innen, die zum Beurteilungsstichtag für einen Gesamtzeitraum von mindestens einem Jahr beurlaubt sind,

b. Teilnehmer/-innen an mindestens einjährigen Fortbildungsmaßnahmen,

c. Mitarbeiter/-innen in Ausübung ihrer weisungsfreien Funktion (z.B. Mitglieder der Personalvertretungen, Vertrauenspersonen der Schwerbehinderten, Gleichstellungsbeauftragte usw.). Soweit bei Teilfreistellungen für den weisungsgebundenen Aufgabenbereich noch eine hinreichende Beurteilungsgrundlage besteht, ist es grundsätzlich nicht zulässig, in der dienstlichen Beurteilung die weisungsfreie Funktion zu erwähnen, es sei denn, der/die zu beurteilende Mitarbeiter/-in wünscht dies.

d. Beschäftigte auf AT-Ebenen und Führungskräfte; für diese gelten besondere Beurteilungsrichtlinien (LEDi-AT bzw. LEDi-FK).

2.2 Beurteilungszeitraum und -anlässe

1. Die Beurteilung der Mitarbeiter/-innen erfolgt erstmals in 2010 und in der Folge im Zwei-Jahres-Rhythmus zum Beurteilungsstichtag 01.05. (Stichtagsbeurteilungen). In den Jahren, in denen keine Stichtagsbeurteilung stattfindet, ist ein Mitarbeitergespräch zu führen (vgl. 1.).
2. Abweichend von Nr. 1 ist insbesondere zu beurteilen (Anlassbeurteilungen):a. vor Ablauf der laufbahnrechtlich vorgeschriebenen oder vertraglich vereinbarten Probezeit,b. vor Ablauf von 6 Monaten nach der Einstellung im Arbeitsverhältnis,c. vor Übernahme in das unbefristete Arbeitsverhältnis,d. vor Ablauf einer mindestens sechs Monate andauernden vorübergehenden Übertragung einer höherwertigen Tätigkeit,e. vor Ablauf einer mindestens sechs Monate andauernden Abordnung oder Umsetzung,f. vor Ablauf einer mindestens sechs Monate andauernden Wahrnehmung einer Tätigkeit im Rahmen einer Projektarbeit,g. vor der Versetzung zu einer anderen Dienststelle,h. vor jeder voraussichtlich mindestens einjährigen Freistellung von den dienstlichen Tätigkeiten bzw. einer Beurlaubung.Die Anlassbeurteilungen sind bereits ab dem 01.01.2009 nach dieser HE/GA durchzuführen.
3. Sofern innerhalb eines Kalenderjahres weder eine Stichtags- noch Anlassbeurteilung vorgesehen ist, ist bis spätestens 30.09. zumindest ein dokumentiertes Mitarbeitergespräch zu führen (1.1).
4. Beurteilungen nach Nr. 1 entfallen, wenn bei deren Fälligkeit Beurteilungen nach Nr. 2 vorliegen, die nicht älter als sechs Monate sind und sich auf den aktuell übertragenen Dienstposten beziehen.
5. Eine aussagekräftige Beurteilung der übertragenen Tätigkeit kann grundsätzlich nur bei jeweils zusammenhängenden Beobachtungszeiträumen von mindestens sechs Monaten erfolgen; ggf. ist die Erstellung der Beurteilung entsprechend hinauszuschieben. Es kann im Einzelfall sinnvoll sein, für jeweils zusammenhängende Beobachtungszeiträume von mindestens sechs Monaten einen Beurteilungsbeitrag einzuholen.
6. Beurteilungszeitraum ist grundsätzlich der Zeitraum von der letzten Beurteilung bis zum aktuellen Beurteilungsanlass. Bei Beurteilungen nach Nr. 2 Buchstaben d., e. und f. ist der Beurteilungszeitraum der Zeitraum der Übernahme einer höherwertigen Tätigkeit bzw. der Abordnung, auch im Rahmen einer Projektarbeit.
7. Der LEDi-MA gilt nicht für Nachwuchskräfte (Auszubildende, Studierende und Trainees). Die Beurteilung dieses Personenkreises wird gesondert geregelt. Bis dahin gelten die bestehenden Regelungen weiter.

2.3 Beurteilerzuständigkeiten

2.3.1 Grundsätze

Beurteiler/-in ist grundsätzlich die/der am Beurteilungsstichtag zuständige Fachvorgesetzte (Fachaufsicht gem. TuK), bei längerer Abwesenheit deren/dessen Vertretung. Ausnahmen sind möglich und bedürfen einer gesonderten Regelung durch die Zentrale. Für besondere Dienstposten sind bereits Regelungen erfolgt (Bsp.: Pressesprecher, TB, ÄD und PD).
Liegen Dienst- und Fachaufsicht nicht in einer Linie und ist die/der Fachvorgesetzte selbst keine Führungskraft gem. Tätigkeitszuordnungstabelle zum Tarifvertrag, so ist Beurteiler/-in die/der Dienstvorgesetzte. Zur angemessenen Beurteilung der fachlichen Leistung ist in diesen Fällen grundsätzlich ein schriftlicher Beurteilungsbeitrag vom der/dem Fachvorgesetzten einzuholen. Für die Beauftragten für Chancengleichheit am Arbeitsmarkt ist die Leiterin bzw. der Leiter des Stabes Chancengleichheit der jeweils vorgesetzten Dienststelle in den Leistungs- und Entwicklungsdialog einzubeziehen.

2.3.2 Sonderregelungen für den Rechtskreis SGB II

Wird das Personal der BA im Rahmen der Dienstleistungsüberlassung der ARGE zur Verfügung gestellt, sind die Beurteilungen der BA Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zwingend nach der vorliegenden Regelung zu erstellen. Zuständig ist die nächstmögliche Führungskraft der BA, welche die Dienstaufsicht ausübt. Ist dies in der ARGE nicht möglich, ist Beurteiler/in die nächstmögliche Führungskraft der BA in der Agentur. In diesen Fällen ist ein Beurteilungsbeitrag der fachvorgesetzten Führungskraft in der ARGE einzuholen.
In den übrigen ARGEn (Zuweisung bzw. Abordnung der Mitarbeiter/-innen) gilt das Beurteilungssystem lediglich als Angebot.

2.4 Inhalte des Mitarbeiterbeurteilungsgesprächs

Das Mitarbeiterbeurteilungsgespräch umfasst die eigentliche Mitarbeiterbeurteilung sowie die Inhalte des Mitarbeitergesprächs wie unter 1.1 beschrieben.

Inhaltlich umfasst die Mitarbeiterbeurteilung folgende Elemente:

• Leistungsbeurteilung (Teil I.),
• Kompetenzbeurteilung (Teil II.),
• ergänzende Aussagen zu Arbeitsergebnissen, Kompetenzen, relevanten Rahmenbedingungen (Teil III.),
• Gesamturteil (Teil IV.),
• Unterschriften,
• sofern kurz bis mittelfristig die Übernahme eines anderen Dienstpostens vorgeschlagen wird, ist ein Entwicklungsplan (Anlage 5) zu erstellen (vgl. 2.6.1).

Die Dokumentation der Mitarbeiterbeurteilungsgespräche erfolgt unter Verwendung des als Anlage 2 beigefügten und in das IT-System coPE integrierten Vordrucks.

2.4.1 Leistungsbeurteilung

Mit der Leistungsbeurteilung erfolgt eine vergangenheitsbezogene Bewertung der festgestellten dienstlichen Leistung anhand der Kriterien Arbeitsqualität und Arbeitsquantität auf jeweils einer fünfstufigen Skala (A bis E) bezogen auf die im TuK bzw. der Dienstpostenbeschreibung geforderten Kernaufgaben bzw. wesentlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

2.4.2 Kompetenzbeurteilung

Die Kompetenzbeurteilung bildet die Grundlage für die Festlegung individueller Personalentwicklungsziele und -maßnahmen. Basierend auf dem Kompetenzmodell der BA sind die für einen Dienstposten relevanten Kompetenzen und ihre geforderte Ausprägung im Sinne einer Soll-Anforderung im jeweiligen Tätigkeits- und Kompetenzprofil (TuK) hinterlegt.
Jede Kompetenz wird im Laufe des Beurteilungsprozesses (vgl. Ziffer 2.6.3) entsprechend der beobachtbaren Ausprägung bewertet. Dafür wurden für jede Kompetenz sechs Ausprägungsgrade detailliert beschrieben, die den wesentlichen, beurteilungsrelevanten Begriffsinhalt definieren (Anlage 4). So wird ein höchstmögliches Maß an Objektivität sichergestellt. Als zusätzliche Hilfe dienen Verhaltensbeispiele für erwünschtes und unerwünschtes Verhalten (Anlage 3).
Bei Nutzung der Skala ist zu beachten, dass die auf Verhaltensbeobachtungen beruhende Zuordnung zu einem Ausprägungsgrad noch keine unmittelbare Aussage darüber zulässt, ob der/die zu Beurteilende den Anforderungen entspricht bzw. darüber oder darunter liegt. Diese Bewertung ergibt sich erst aus einem Abgleich zwischen dem beobachtetem und dem im jeweils maßgeblichen TuK geforderten Ausprägungsgrad. (Hinweis: Bereits geringe Abweichungen bei den gekennzeichneten Kompetenzausprägungen im Vergleich zu dem im TuK geforderten Ausprägungsgrad geben einen Hinweis auf Potential für eine andere Tätigkeitsebene).
Eine Erläuterung durch einen aussagekräftigen, konkreten Textbeitrag bei jeder Einzelkompetenz im Beurteilungsvordruck ist erforderlich, soweit sich beobachteter und geforderter Ausprägungsgrad unterscheiden, oder sie den/die Mitarbeiter/-in in besonderem Maße kennzeichnen.
Beim Beurteilungskriterium „Einsatz von Fachwissen“ erfolgt eine zusammenfassende Bewertung hinsichtlich der relevanten Fachkenntnisse in der geforderten Ausprägung. Diese sind dem jeweiligen TuK unter „Fachlichmethodische Anforderungen“ bzw. der Dienstpostenbeschreibung im Fachkonzept zu entnehmen. Bei festgestellten Defiziten bzgl. einzelner fachlich-methodischer Anforderungen, die Entwicklungs- bzw. Qualifizierungsbedarf auslösen, ist hierzu eine Erläuterung erforderlich.

2.4.3 Ergänzende Beurteilungsaussagen

Aussagen zu erwähnenswerten Arbeitsergebnissen, Erfolgen oder gezeigtem Engagement, auch außerhalb der übertragenen Tätigkeit z.B. in Projekten, Arbeitskreisen oder als Trainer, können einer Abrundung des Gesamtbildes dienen und sind dann zu dokumentieren. Hierzu zählen auch für die Beurteilung relevante Rahmenbedingungen.
Neben den im TuK aufgeführten, für eine Tätigkeit erfolgsbestimmenden Kompetenzen, die Gegenstand der Kompetenzbeurteilung unter II. sind, werden an alle BA-Beschäftigten Grundanforderungen in allen vier Kompetenzbereichen gestellt (vgl. Grundsätze für Führung und Zusammenarbeit und HE/GA Kompetenzmodell -voraussichtlich Ende 2009). Bei deutlich erkennbaren Defiziten sind Aussagen zu treffen, die Hinweise auf Entwicklungsbedarf geben.
Ebenso sind Aussagen zu treffen, wenn weitere, nicht im TuK aufgeführte Kompetenzen - auch Fachkenntnisse - vorliegen, die in ihrer Ausprägung über die allgemeinen Grundanforderungen hinausgehen und damit Hinweise auf Entwicklungspotenzial geben.

2.4.4 Gesamturteil

Das Gesamturteil muss sich schlüssig aus der Leistungsbeurteilung, der Kompetenzbeurteilung sowie den ergänzenden Beurteilungsaussagen unter Anwendung des Beurteilungsmaßstabs ergeben. Das Gesamturteil darf nicht arithmetisch ermittelt werden. Es differenziert zwischen fünf Stufen (A bis E).
Die Verantwortung für das Gesamturteil - auch im Hinblick auf dessen Auswirkungen auf eine verantwortungsvolle Personalentwicklung - trägt der/die Beurteiler/in.

2.5 Beurteilungsmaßstab

a. Um die Vergleichbarkeit der Mitarbeiterbeurteilungen zu gewährleisten, ist es erforderlich, die Mitarbeiter/-innen unter Anlegung eines einheitlichen Beurteilungsmaßstabs für die jeweilige Bezugsgruppe zu beurteilen. Maßgebend für die Zuordnung zur jeweiligen Bezugsgruppe ist die Bewertung des übertragenen Dienstpostens und dessen Zuordnung zu einer Tätigkeitsebene.

Abweichend von den vorstehenden Regelungen gelten für Ärzte/Ärztinnen und Psychologen/Psychologinnen im Ärztlichen Dienst bzw. im Psychologischen Dienst die jeweiligen Tätigkeitsgruppen als Bezugsgruppen.

b. Zur Unterstützung der Ziele der Personalentwicklung ist es erforderlich, bei der Festlegung des Gesamturteils die Beurteilungsskala differenziert zu nutzen, insbesondere auch die Stufen D und E. Der Anteil der Mitarbeiter/-innen der jeweiligen Bezugsgruppe in der höchsten Stufe (A) sollte 5 v.H. und in der zweithöchsten Stufe (B) 25 v.H. nicht überschreiten. Die Richtwerte stellen keine fixen Vorgaben dar und können im Interesse der Einzelfallgerechtigkeit auch geringfügig über- oder unterschritten werden. Ist die Einhaltung der Richtwerte wegen zu geringer Fallzahlen nicht möglich, sind die Beurteilungen in geeigneter Weise entsprechend zu differenzieren. Bei Anlassbeurteilungen ist der Maßstab der jeweiligen Bezugsgruppe zu berücksichtigen.

c. Die Beurteiler/-innen leiten die in coPE erstellten Beurteilungsentwürfe wieder an den Internen Service Personal (vgl. Bedienungsanleitung coPE), der dann die formale Richtigkeit der Beurteilungsentwürfe überprüft und mit Unterstützung des IT-Systems coPE zusammenfassende Übersichten aller Beurteilungen erstellt. Die Übersichten werden zusammen mit den Beurteilungsentwürfen der Entwicklungskonferenz zugeleitet. Die Einhaltung des Beurteilungsmaßstabes wird im Rahmen der Entwicklungskonferenz (vgl. unter 2.6.2) überprüft.

Die Dienststellenleitungen tragen für die Qualitätssicherung - insbesondere die Einhaltung des Beurteilungsmaßstabs und der Richtwerte - in ihrer jeweiligen Dienststelle die Gesamtverantwortung.

2.6 Durchführung des Mitarbeiterbeurteilungsgesprächs

2.6.1 Vorbereitung

Zur Vorbereitung auf das im Rahmen des Leistungs- und Entwicklungsdialogs durchzuführende Mitarbeiterbeurteilungsgespräch stellt der Interne Service der Beurteilerin /dem Beurteiler

• mittels IT-Verfahren coPE das Blankoformular des Beurteilungsbogens (Anlage 2),
• Verhaltensbeispiele (Anlage 3) als Arbeitshilfe zur Kompetenzbeurteilung,
• entsprechende TuK / Kern-TuK und - falls vorhanden- Dienstpostenbeschreibungen aus dem jeweiligen Fachkonzept,
• sowie Zusammenstellung der Kompetenzausprägungen (Anlage 4)

rechtzeitig zur Verfügung.

• Die Mitarbeiter/-innen erhalten rechtzeitig vor dem Mitarbeiterbeurteilungsgespräch von der/dem Beurteilenden
• das Blankoformular des Beurteilungsbogens (Anlage 2),
• Verhaltensbeispiele (Anlage 3) zur Selbsteinschätzung der Kompetenzbeurteilung,
• sowie entsprechende TuK / Kern-TuK und - falls vorhanden- Dienstpostenbeschreibungen aus dem jeweiligen Fachkonzept.

Der Interne Service (insbesondere durch den/die Personalberater/-in) unterstützt die Beurteiler/-innen bei ihrer Aufgabe.

Es kann vor dem Mitarbeiterbeurteilungsgespräch ein Vorgespräch zwischen Mitarbeiter/-in und Beurteiler/-in stattfinden, in dem ein Abgleich zwischen der Selbsteinschätzung der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters und der vorläufigen Einschätzung der Beurteilerin / des Beurteilers insbesondere zur Kompetenzbeurteilung erfolgt.

Der/die Beurteiler/-in erstellt einen Beurteilungsentwurf unter Zuhilfenahme der Zusammenstellung der Kompetenzausprägungen (Anlage 4) und des entsprechenden TuK / Kern-TuK bzw. der Dienstpostenbeschreibung.

Für Mitarbeiter/-innen, für die kurz- bis mittelfristig die Übernahme eines anderen Dienstpostens (vertikal oder horizontal) vorgeschlagen wird, entwirft der/die Beurteiler/-in neben dem Beurteilungsentwurf auch einen individuellen Entwicklungsplan (siehe Anlage 5). Werden Personalentwicklungsmaßnahmen vorgeschlagen, die sich auf den aktuellen Dienstposten beziehen, ist kein Entwicklungsplan erforderlich; diese Maßnahmen können in Teil VI des Beurteilungsbogens vermerkt werden. Ist Beurteiler/-in nicht zugleich Dienstvorgesetzte/-r, sind Entwicklungspläne und Entwicklungsmaßnahmen für den aktuellen Dienstposten vorab mit der/dem Dienstvorgesetzten abzustimmen. Ist der/die Beurteiler/-in nicht zugleich der/die Fachvorgesetzte, ist der/die Fachvorgesetzte über den Entwicklungsplan zu informieren. Eine Beteiligung des/der Fachvorgesetzten an der Erstellung des Entwicklungsplanes sollte erfolgen.

2.6.2 Entwicklungskonferenz

Es findet jährlich mindestens eine Entwicklungskonferenz (EK) in den Dienststellen statt. In dem Jahr, in dem eine Stichtagsbeurteilung erfolgt, findet die Entwicklungskonferenz im Vorfeld des Mitarbeiterbeurteilungsgesprächs statt. Sie vereint die bisherigen Beurteilerkonferenzen und die Personalentwicklungskonferenzen nach HEGA 02/2008 - lfd. Nr. 19. Zur Nachhaltung und bedarfsorientiert können unterjährig weitere Entwicklungskonferenzen einberufen werden.

a. Aufgaben

In der Entwicklungskonferenz erfolgt eine Sichtung der Beurteilungsentwürfe im Hinblick auf die Einhaltung der Richtwerte sowie der differenzierten Nutzung der Beurteilungsskala getrennt nach Tätigkeitsebenen. Die Einzelbeurteilungen werden validiert, indem die Entwicklungskonferenz die Beurteilungsentwürfe im Hinblick auf den angelegten Beurteilungsmaßstab überprüft.

Mitarbeiter/-innen, für die kurz- bis mittelfristig die Übernahme eines anderen Dienstpostens (vertikal oder horizontal) vorgeschlagen und damit ein Entwicklungsplan erstellt wurde, werden bei Bedarf in der Entwicklungskonferenz durch den/die Beurteiler/-in, den/die Dienstvorgesetzte/n oder den/die nächst höhere/n in der Entwicklungskonferenz vertretene/n Vorgesetzte/n vorgestellt und die Potenzialeinschätzung begründet. Anhaltspunkte für vorhandenes Potenzial ergeben sich insbesondere aus einem Abgleich des Kompetenzprofils der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters mit dem Kompetenzprofil einer möglichen Zieltätigkeit (TuK).

Die Entwicklungskonferenz berät über die Mitarbeiter/-innen, erörtert die Potenzialeinschätzungen und unterbreitet Empfehlungen für die individuellen Entwicklungspläne (wie z.B. Teilnahme an einem Förder-AC). Dabei sollten - soweit möglich - Teilzeitwünsche, alternierende Telearbeit, Möglichkeiten im Rahmen des „Drei-Phasen-Konzepts“ usw. ebenfalls erörtert werden (Karriereknick während Familienphase vermeiden, Demografiefaktor berücksichtigen).

Die Entwicklungskonferenz berät außerdem über Möglichkeiten der Personalentwicklung von Beschäftigten, für die eines der Mitglieder der Entwicklungskonferenz die Erörterung über die Durchführung von Personalentwicklungsmaßnahmen vorschlägt. Dies kann unabhängig von Beurteilungen (z.B. aufgrund der Erkenntnisse aus Mitarbeitergesprächen bzw. aufgrund von Erkenntnissen aus durchgeführten Personalentwicklungsmaßnahmen) der Fall sein und auch Beschäftigte betreffen, deren Leistungen derzeit nicht bzw. noch nicht den Anforderungen entsprechen. Gegebenenfalls ist die Erstellung eines Entwicklungsplans nachzuholen.

Darüber hinaus befasst sich die Entwicklungskonferenz auch mit grundsätzlichen Fragen der Personalentwicklung:

• Sicherstellung der Umsetzung gefasster Beschlüsse; Besprechung allgemeiner Fragen der qualitativen und quantitativen Bedarfsplanung einschließlich Kompetenzförderung und Deckung von Qualifizierungsbedarfen,
• Evaluierung eingeleiteter Maßnahmen u.a. durch Abgleich der Erkenntnisse aus Personalentwicklungsmaßnahmen und zuvor erfolgter Personaleinschätzung,
• Erörterung der Aktivitäten zur Verbesserung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie zur Förderung der Chancengleichheit, insbesondere im Hinblick auf den Gleichstellungsplan der Dienststelle,
• Diskussion der vorhandenen Angebote zur kompetenzbasierten Personalentwicklung unter dem Gesichtspunkt der Förderung schwerbehinderter Menschen im Hinblick auf die Integrationsvereinbarung. Die Vorschläge der Schwerbehindertenvertretung sind dabei angemessen zu berücksichtigen. Über die Ergebnisse der eingebrachten Vorschläge ist die Schwerbehindertenvertretung zu informieren. Mit der Schwerbehindertenvertretung sind weiterhin die Ergebnisse der Entwicklungskonferenz zu erörtern soweit sie sich auf schwerbehinderte Beschäftigte beziehen.

b. Zuständigkeiten

Die Zuständigkeiten der Entwicklungskonferenzen richten sich grundsätzlich nach den geltenden Zuständigkeiten in Personalangelegenheiten (vgl. HEGA 08/2008 - lfd. Nr. 26):

1) Für Beschäftigte auf AT-Ebenen und alle sonstigen Führungskräfte gelten die Regelungen zum LEDi-AT bzw. LEDi-FK.

2) einschließlich Beschäftigte der BA in den ARGEn

3) Entwicklungspläne mit IT-spezifischen Entwicklungsplan sind der EK des IT-Systemhauses vorzulegen

Auf Ebene der Regionaldirektionen und der Zentrale können bei Bedarf weitere Entwicklungskonferenzen pro Jahr zeitnah nach dem Beurteilungszyklus stattfinden, insbesondere zur Behandlung der auf Empfehlung der Entwicklungskonferenz einer nachgeordneten Dienststelle vorgelegten Entwicklungspläne. Über die Empfehlungen der Entwicklungskonferenz einer übergeordneten Dienststelle ist die zuständige Entwicklungskonferenz zu informieren.

c. Mitglieder und Teilnahmerechte

Teilnehmer/-innen an der EK sind die Mitglieder der Geschäftsführung der jeweiligen Dienststelle. In den besonderen Dienststellen sind Mitglieder der EK die Dienststellenleitung und die unmittelbar nachgeordneten Führungskräfte. Für die EK der Zentrale gelten gesonderte zielgruppenspezifische Regelungen.

Der Teilnehmerkreis an den Sitzungen der Entwicklungskonferenz ist auf die oben genannten ordentlichen Mitglieder beschränkt. Im Falle der Verhinderung eines Mitglieds übernimmt der/die unmittelbare Abwesenheitsvertreter/-in deren/dessen Aufgaben. Die Möglichkeit, zur Entwicklungskonferenz punktuell den/die zuständige/n Beurteiler/-in hinzuzuziehen, bleibt unberührt. Die Einbeziehung der ARGE Geschäftsführer/-innen wird empfohlen.

Im Interesse einer dienststellenübergreifenden Personalplanung und -entwicklung empfiehlt es sich, im Verbund des Internen Service für die jeweils betreuten Dienststellen eine gemeinsame Entwicklungskonferenz insbesondere für Potenzialträger/innen der TE IV für Führungsaufgaben durchzuführen.

Für die Fachdienste können vom BA-Service-Haus gesonderte Entwicklungskonferenzen durchgeführt werden. Soweit dies der Fall ist, tritt als weiteres Mitglied der Entwicklungskonferenz aus der Zentrale der/die Leiter/-in des jeweiligen Fachdienstes hinzu.

Sofern zwischen BA-SH und den Regionaldirektionen keine andere Regelung getroffen wird, finden die Entwicklungskonferenzen für die Ärztinnen und Ärzte sowie Psychologinnen und Psychologen und Mitarbeiter/-innen des technischen Beratungsdienstes der Agenturen in der Regionaldirektion statt, in der der/die Leiter/-in der regionalen Steuerungseinheit den Dienstort hat. Diese Leiter/-innen sind Teilnehmer/-innen an den Entwicklungskonferenzen, wenn über Personen aus ihrem Zuständigkeitsbereich beraten wird. Die Leiter/-innen des Fachdienstes in der Zentrale haben ein Teilnahmerecht. Die Entwicklungskonferenzen finden für die Fachdienste jeweils gesondert statt.

Bei Auseinanderfallen von Dienst- und Fachaufsicht in 2 Stränge (Stabsstellen z.B. Interne Revision), besteht von Seite der Fachaufsicht ein Teilnahmerecht an Entwicklungskonferenzen, wenn über Personen aus ihrem Zuständigkeitsbereich beraten wird.

Mitglieder der Personalvertretungen und Vertrauenspersonen der schwerbehinderten Mitarbeiter/-innen haben kein Teilnahmerecht an der Entwicklungskonferenz. Im Gegensatz hierzu besitzt die Gleichstellungsbeauftragte ein Teilnahmerecht an den Sitzungen der Entwicklungskonferenz, das über das bloße Anwesenheitsrecht hinausgeht. Den Gleichstellungsbeauftragten sind sämtliche Unterlagen zugänglich zu machen. Sie sind außerdem in die Meinungsbildungsprozesse voll umfassend einzubinden.

d. Weitere Verfahrensvorschriften

Die Entwicklungskonferenz (EK) trifft keine dienstrechtlichen Entscheidungen bzw. Entscheidungen über Stellenbesetzungsverfahren. Die Beratungsergebnisse sind als Anregungen und Vorschläge gegenüber den Entscheidungsträgern/-innen zu verstehen. Empfehlungen der EK zur Änderung eines Beurteilungsentwurfs sind dem/der Beurteiler/-in inhaltlich zu begründen. Sofern Hinweise und Vorschläge aus der EK an Beurteiler/-innen zur Einhaltung des Beurteilungsmaßstabes von dem/der Beurteiler/-in nicht umgesetzt werden, ist der entsprechende Hinweis aus der EK an den/die Beurteiler/-in zusammen mit der eröffneten Beurteilung in die Personalteilakte (PE) aufzunehmen.

Für die Organisation und Durchführung der Entwicklungskonferenz ist der jeweilige Interne Service Personal verantwortlich. Die Moderation der Entwicklungskonferenz(en) erfolgt jeweils durch einen Vertreter / eine Vertreterin des Internen Service (in der Regel durch den/die Personalberater/-in).

Zur Vorbereitung der Entwicklungskonferenz erstellt der Interne Service die für die Entwicklungskonferenz erforderlichen Zusammenfassungen und Übersichten. Diese Unterlagen werden den Mitgliedern der Entwicklungskonferenz in ausgedruckter Form mindestens eine Woche vor ihrem Sitzungstermin zur Verfügung gestellt, am Ende der Sitzung vollständig wieder eingesammelt und anschließend vernichtet.

Die für die Mitglieder der Entwicklungskonferenz aufbereiteten Informationen sind absolut vertraulich. Aufgrund der hohen Vertraulichkeit sind diese Unterlagen so aufzubewahren, dass ein Zugriff Dritter nicht möglich ist. Die Weitergabe an Dritte oder ein Einbehalten dieser Unterlagen sind untersagt. Im Übrigen wird auf die Regelungen unter Ziffer 2.6.4 verwiesen.

Festlegungen und Abstimmungen zur Zusammenarbeit zwischen der jeweiligen Entwicklungskonferenz der Agenturen für Arbeit und der Regionaldirektionen werden dezentral durch die jeweilige Regionaldirektion getroffen.

2.6.3 Mitarbeiterbeurteilungsgespräch

Im Rahmen des Leistungs- und Entwicklungsdialogs findet nach der Entwicklungskonferenz das Mitarbeiterbeurteilungsgespräch (zugleich jährliches Mitarbeitergespräch) statt.

Im Mitarbeiterbeurteilungsgespräch ist die Beurteilung der/dem Beurteilten im Wortlaut zu eröffnen und mit ihr/ihm zu besprechen. Es kommt im Wesentlichen darauf an, die Ergebnisse der Mitarbeiterbeurteilung nachvollziehbar zu erläutern. Gegebenenfalls ist die Beurteilungseröffnung mit der Besprechung des Entwicklungsplans bzw. der Empfehlungen der Entwicklungskonferenz zu verbinden.

Im Rahmen des Mitarbeitergesprächs sind die in 1.1 beschriebenen Inhalte zu besprechen und zu dokumentieren.

Soweit ein Entwicklungsplan vorliegt, wird dieser von Beurteiler/-in und Beurteilten/Beurteiltem unterschrieben. Ist erforderlich, dass der Entwicklungsplan zusätzlich der Entwicklungskonferenz der nächst höheren Dienststelle vorgelegt werden muss (vgl. Zuständigkeiten unter 2.6.2 b.) und hat diese zum Zeitpunkt der Beurteilungseröffnung noch nicht stattgefunden, ist auf die Vorläufigkeit des Entwicklungsplans hinzuweisen und ggf. ein weiteres Gespräch nach dieser Entwicklungskonferenz zu vereinbaren.

2.6.4 Allgemeine Regelungen zur Durchführung

a. Die Durchführung der Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbeurteilungsgespräche im Rahmen des Leistungs- und Entwicklungsdialogs ist dem/der Mitarbeiter/-in grundsätzlich mindestens eine Woche vorher bekanntzugeben. Für das Gespräch ist jeweils ein angemessener Zeitrahmen einzuplanen; ggf. ist ein zweiter Termin zu vereinbaren.

b. Das Ausfüllen der Beurteilungs- und Gesprächsbögen – soweit nicht bereits durch den Internen Service vorbereitet – obliegt höchstpersönlich dem/der Beurteiler/-in. Diese Festlegung entspricht seiner/ihrer Rolle und individuellen Verantwortung als Führungskraft und ist nicht nur ein Gebot des Personaldatenschutzes, sondern auch des Respekts vor der Bedeutung dieses bedeutsamen Personalentwicklungsvorgangs und der Person der/des Beurteilten.

c. An den Beurteilungseröffnungen und Mitarbeitergesprächen kann auf Wunsch des/der Beurteilten eine Vertrauensperson (z.B. Personalratsmitglied, Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsbeauftragte) teilnehmen.

d. Sofern im Rahmen der Beurteilungseröffnungen im Einzelfall von dem/der beurteilten Mitarbeiter/-in Einwände gegen die Beurteilung erhoben werden, die nach Auffassung der Beurteilerin / des Beurteilers zu einer günstigeren Beurteilung führen könnten, kann die Eröffnung unterbrochen werden.

e. Die Eröffnung ist von dem/der Beurteilten durch Unterschrift zu bestätigen. Eine inhaltliche Anerkennung der dienstlichen Beurteilung ist mit der Unterschrift nicht verbunden.

f. Der/die Mitarbeiter/-in erhält einen Mehrabdruck des Mitarbeitergesprächs bzw. des Mitarbeiterbeurteilungsgesprächs und ggf. des Entwicklungsplans auf Basis des Beschlusses der Entwicklungskonferenz. Der/die Beurteiler/-in erhält einen Abdruck der Entwicklungsbedarfe und -maßnahmen (Nr. 3 des Gesprächsbogens) und ggf. der Entwicklungsplanung auf Basis des Entwicklungskonferenz-Beschlusses. Der/die Beurteiler/-in ist für die Personalentwicklung auf dem aktuellen Dienstposten verantwortlich. Für die weitere Personalentwicklung (vertikal bzw. horizontal) ist bei Auseinanderfallen von Beurteilerzuständigkeit und Dienstaufsicht der/die Dienstvorgesetzte verantwortlich und erhält daher ebenfalls einen Abdruck einen Abdruck der Entwicklungsbedarfe und -maßnahmen und ggf. des Entwicklungsplans. Ist der/die Beurteiler/-in nicht zugleich der/die Fachvorgesetzte, ist der/die Fachvorgesetzte entsprechend zu informieren.

g. Personenbezogene Unterlagen dürfen nicht außerhalb der Personalakten geführt werden. Die eröffnete Beurteilung ist zur Personalakte zu nehmen (Personalteilakte Personalentwicklung - PTA-PE). Dies gilt ebenfalls für das unterschriebene Mitarbeitergespräch und den Entwicklungsplan. Im Übrigen wird auf die einschlägigen Regelungen zum Schutz der Personaldaten nach dem Bundesdatenschutzgesetz und dem Bundesbeamtengesetz hingewiesen (vgl. HEGA 02/2008 - lfd. Nr. 23).

h. Hinsichtlich der zu beachtenden Besonderheiten der Beurteilung schwerbehinderter Mitarbeiter/-innen wird auf HDA, Abschnitt A 570 Nr. 31 verwiesen, insbesondere darauf, dass behinderungsbedingte quantitative Leistungseinschränkungen nicht zum Nachteil des/der schwerbehinderten Beschäftigten gewertet werden dürfen. Sofern der/die schwerbehinderte Mitarbeiter/-in es wünscht, ist vor Erstellung der Beurteilung die Schwerbehindertenvertretung zu Umfang und Auswirkungen der Behinderung auf Leistung, Befähigung und Einsatzmöglichkeiten anzuhören.

i. Teilzeitbeschäftigung und Beurlaubung dürfen sich nicht nachteilig auf die Mitarbeiterbeurteilung auswirken (§ 15 Absatz 1 Satz 3 und Absatz 2 BGleiG); dies gilt auch für andere Zeiten, in denen Mitarbeiter/-innen von der Wahrnehmung dienstlicher Aufgaben freigestellt sind. In diesem Zusammenhang ist insbesondere auf mögliche Wahrnehmungsfehler bei der Beurteilung dieser Personengruppen zu achten. Die BA schätzt die individuelle Leistung, respektiert und fördert unterschiedliche Kompetenzen unter Berücksichtigung der Chancengleichheit und der individuellen Berufs- und Lebensplanung. Gegenseitiger Respekt, Wertschätzung und Offenheit für Vielfalt sollen verstärkt die Zusammenarbeit prägen und zu gemeinsamen in der BA akzeptierten Werten werden.

3. Sonstige Verfahrensvorschriften

a. Der Interne Service überwacht alle Termine (Anlage 6) und stellt rechtzeitig die erforderlichen Vordrucke und Arbeitshilfen zur Verfügung. Ein „Leitfaden für Beurteiler/-innen“ wird derzeit noch erarbeitet und nachgereicht. Bei Bedarf berät der Interne Service die Beurteiler/-innen hinsichtlich der Anwendung dieser Beurteilungsrichtlinien sowie geeigneter Personalentwicklungsinstrumente.

b. Der Interne Service überprüft die formale Richtigkeit der eingehenden Beurteilungsentwürfe und erstellt in den Jahren, in dem eine Stichtagsbeurteilung erfolgt, im Vorfeld der Entwicklungskonferenz bis Ende Juni mit Unterstützung des IT-Systems coPE eine zusammenfassende Übersicht. Soweit im Vorfeld Unschlüssigkeiten in der Beurteilung erkennbar sind, oder Richtwerte überschritten werden, ergreift der Interne Service notwendige qualitätssichernde Maßnahmen (z. B. ein Gespräch mit dem/der verantwortlichen Beurteiler/-in). Die zusammenfassende Übersicht wird zusammen mit den Beurteilungsentwürfen der Entwicklungskonferenz zugeleitet. Für besondere Dienststellen sind abweichende oder ergänzende Regelungen möglich. Außerdem überprüft der Interne Service die formale Richtigkeit der Mitarbeitergespräche, insbesondere hinsichtlich der vollständigen Einhaltung des inhaltlichen Standards (vgl. 1.1).

c. Die beigefügten Vordrucke „Mitarbeitergespräch“ (Anlage 1), „Mitarbeiterbeurteilungsgespräch“ (Anlage 2) und „Entwicklungsplan“ (Anlage 5) werden in das IT-System coPE integriert. Beurteilungen durch kommunale Vorgesetzte erfolgen schriftlich auf dem Postweg in verschlossenem Umschlag, da diese aus Datenschutzgründen nicht direkt auf das IT-System coPE zugreifen können. Die zur Erstellung von Beurteilungsentwürfen bzw. Beurteilungen und Entwicklungsplänen den Fachvorgesetzten zu überlassenden Personaldaten dürfen nicht durch elektronische Post (E-Mail) übermittelt werden. Eine Speicherung dieser Daten sowie der zu erstellenden inhaltlichen Beurteilungsaussagen außerhalb der Personalverwaltung ist nicht zulässig.

d. Die Beurteiler/-innen können bei Bedarf einen Beurteilungsbeitrag einholen. Ein schriftlicher Beurteilungsbeitrag ist keine eigenständige Beurteilung. Jedoch ist im Interesse der Transparenz des Beurteilungsverfahrens ein Beurteilungsbeitrag dem/der Mitarbeiter/-in zusammen mit der Beurteilung zur Kenntnis zu geben.

e. Die eröffnete Beurteilung – einschließlich Beurteilungsbeiträgen – ist zur Personalakte zu nehmen. Sofern in den Fällen nach 2.1 a-d keine Mitarbeiterbeurteilung erstellt wurde, ist dies durch einen Vermerk zu dokumentieren, der ebenfalls in die Personalakte aufzunehmen ist.

f. Der Interne Service erstellt in den Jahren, in denen eine Stichtagsbeurteilung erfolgt, mit Unterstützung des IT-Systems coPE eine Übersicht der vergebenen Gesamturteile und berichtet der zuständigen Regionaldirektion zum 31.08. Die Regionaldirektionen erstellen Zusammenfassungen und berichten der Zentrale jeweils zum 30.09. Die besonderen Dienststellen berichten zum selben Termin.

g. Schriftliche Gegenvorstellungen des/der Beurteilten zur Beurteilung sowie weiterer Schriftwechsel sind immer vom Internen Service unter Einbeziehung der Beurteilerin / des Beurteilers durch Einholung einer Stellungnahme zu bearbeiten.

h. Im Gegensatz zu Beamtinnen und Beamten können Arbeitnehmer/-innen unmittelbar Klage beim Arbeitsgericht erheben, um die Änderung oder Aufhebung ihrer Beurteilung zu erreichen. Sie müssen weder eine Gegenvorstellung formulieren noch einen Widerspruch erheben. Es ist allerdings im Hinblick auf die Fürsorgepflicht, aber auch wegen sonst anfallender Anwalts- und ggf. Gerichtskosten zu empfehlen, sich zunächst verwaltungsintern, d.h. mittels einer Gegenvorstellung, um die Klärung strittiger Aspekte im Zusammenhang mit Beurteilungen zu bemühen. Erheben die Beurteilten eine Gegenvorstellung und wird dieser nicht gefolgt, ist die Entscheidung schriftlich zu begründen.

4. Einführung LEDi-MA

Information und Qualifizierung der Beschäftigten

a. Der LEDi-MA ist allen Führungskräften in Dienstbesprechungen bekannt zu machen. Eine entsprechende Präsentation wird als methodisch-didaktisches Hilfsmittel für Informationsveranstaltungen ebenso wie entsprechende Arbeitshilfen (z.B. „Leitfaden für Beurteiler/-innen“) sowie ein Selbstlernmodul zur IT-gestützten Durchführung der Beurteilung über das BA-Intranet zur Verfügung gestellt. Bedarfsorientiert ist auch die Teilnahme an einem Präsenzmodul aus dem Bildungskatalog der BA möglich, das derzeit entwickelt wird.

b. Die Beurteiler/-innen werden für eine sachgerechte Handhabung qualifiziert und die zu Beurteilenden über Inhalt und Ablauf informiert. Die Beurteilungen können erst durchgeführt werden, wenn die Beurteiler/-innen entsprechende Qualifizierungen erhalten haben. Sollte im Einzelfall noch keine Qualifizierung erfolgt sein, unterstützt der/die Personalberater/-in vor Ort.

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IV. Einzelaufträge

1. Einführung LEDi-MA

Zentrale

• Infoveranstaltung für die GIS der RD -bis 15.12.2008-
• Infoveranstaltung für die GIS der IS, Leiter Personal der RD und der IS -bis 15.12.2008-

Regionaldirektionen

• organisieren die Qualifizierung aller Beurteiler/-innen in ihrem RD-Bezirk und den dort ansässigen besonderen Dienststellen.
• schulen alle Personalberater/-innen und Berater/-innen PE als Multiplikatoren /Multiplikatorinnen

Führungsakademie der BA

• erstellt ein zentrales Qualifizierungskonzept für die Beurteiler/-innen als Grundlage für die geplanten Qualifizierungen in den Dienststellen -bis 30.11.2008-
• qualifizieren die Trainer/-innen (je IS Verbund 1 Trainer)

Interner Service

• informiert alle Führungskräfte und Gleichstellungsbeauftragte über LEDi-MA -bis 31.01.2009-
• stellt die Qualifizierung aller Beurteiler/-innen sicher -bis 31.12.2009-

Führungskräfte

• informieren mit Unterstützung des IS-Personal, ihre Mitarbeiter/-innen im Rahmen von Dienstbesprechungen über Einführung LEDi-MA (Präsentationen und Flyer werden zentral zur Verfügung gestellt) -bis 31.03.2009-

2. Durchführung LEDi-MA

Interner Service

• stellt in den Jahren, in denen eine Stichtagsbeurteilung erfolgt, den Beteiligten alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung -bis spätestens 15.04.-
• überprüft die formale Richtigkeit der eingegangenen Beurteilungsentwürfe
• erstellt Übersichten aller Beurteilungsentwürfe und stellt den Teilnehmer/-innen der Entwicklungskonferenz (EK) die Übersichten und alle weiteren Unterlagen wie Entwicklungspläne rechtzeitig zur Verfügung -bei Stichtagsbeurteilungen bis 30.06.-
• ergreift qualitätssichernde Maßnahmen (vgl. 3 b)
• organisiert und moderiert die EK -bis 31.07.-
• fasst die Ergebnisse der EK zusammen und ergänzt die Entwicklungspläne
• informiert die Beurteiler/-innen über die Ergebnisse der EK
• erstellt eine Gesamtübersicht der vergebenen Gesamturteile (bei Stichtagsbeurteilungen)
• bearbeitet schriftliche Gegenvorstellungen des/der Beurteilten
• stellt die Datensicherung und Aktualisierung im IT-Verfahren coPE sicher
• archiviert die eröffneten und unterschriebenen Beurteilungen in der Personalteilakte PE
• berät die Beurteiler/-innen hinsichtlich der Anwendung dieser Beurteilungsrichtlinien und geeigneter Personalentwicklungsinstrumente
• unterstützt die Führungskräfte bei Informationsveranstaltungen zu Thema LEDi-MA

Beurteiler/-in

• führt in dem Jahr, in dem keine Stichtagsbeurteilung erfolgt, das Mitarbeitergespräch – bis spätestens 30.09. -
• stellt dem/der Mitarbeiter/-in rechtzeitig vor dem Mitarbeiterbeurteilungsgespräch die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung
• erstellt die Beurteilungsentwürfe und stellt diese mittels IT Verfahren coPE dem IS zur Verfügung - bei Stichtagsbeurteilungen bis 15.06. -
• führt im Anschluss an die EK das Mitarbeiterbeurteilungsgespräch inkl. Entwicklungsdialog - bis 30.09. -
• übersendet dem Internen Service (IS) die eröffnete und unterschriebene Beurteilung

Entwicklungskonferenz

• prüft die Einhaltung des Beurteilungsmaßstabes
• sichtet die Beurteilungsentwürfe im Hinblick auf Einhaltung der Richtwerte
• erörtert Potentialeinschätzungen der Beurteiler/-innen
• unterbreitet Empfehlungen für die individuellen Entwicklungspläne
• die darüber hinaus gehenden Aufgaben ergeben sich aus 2.6.2 a.

Dienststellenleitung

• übernimmt die Gesamtverantwortung für die Qualitätssicherung

Regionaldirektionen

• unterstützen die IS bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben

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V. Meldetermine (Stichtagsbeurteilungen)

• die IS berichten die erstellten Übersichten der vergebenen Gesamturteile bis 31.08. an die RD
• die RD berichten die erstellten Zusammenfassungen bis 30.09. an die Zentrale
• die besonderen Dienststellen berichten die erstellten Übersichten bis 30.09. an die Zentrale

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VI. Sonstiges

Die Regelungen zu LEDi-MA werden in das Handbuch des Dienstrechts, Teil I, Allgemeiner Teil, aufgenommen.

Mit vorstehender HEGA werden HEGA 2/2008 - 19 (PEB-RL) sowie HEGA 2/2008 - 18 (PEK) aufgehoben.

Der Hauptpersonalrat und die Hauptschwerbehindertenvertretung wurden beteiligt.

gez. Unterschrift

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Anlagen

1. Mitarbeitergespräch
2. Mitarbeiterbeurteilungsgespräch
3. Verhaltensbeispiele
4. Kompetenzausprägungen
5. Individueller Entwicklungsplan
6. Zeitschiene Durchführung LEDi-MA

Anlagen 1-6 (PDF, 269 KB)

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