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HEGA 10/2008 - 14 - Inanspruchnahme von Dolmetscher- und Übersetzungsdiensten

POE 6 – 1236 / II-5020 / 9033

20.10.2008
30.09.2013
ja

Zusammenfassung

Im Rahmen der Freizügigkeit innerhalb der Europäischen Union können Arbeitnehmer in jedem Mitgliedsland eine Beschäftigung ohne Beschränkung aufnehmen. Damit nehmen auch Kunden ohne ausreichende Deutsch-Kenntnisse die Dienste der BA in Anspruch. Für diesen Personenkreis soll jedoch der Zugang zu den Beratungs- und Sozialleistungen der BA nicht durch Sprachbarrieren erschwert werden. Daher können Dolmetscher- und Übersetzungsdienste im erforderlichen Umfang in Anspruch genommen werden.

1. Verfahren

Die Amtssprache ist deutsch (§ 19 Abs. 1 SGB X, § 87 Abs. 1 AO). Regelungen des über- und zwischenstaatlichen Rechts bleiben unberührt (§ 30 Abs. 2 SGB I, § 2 AO).

Kunden mit unzureichenden Deutsch-Kenntnissen sollen zur Vermeidung von Verständnisschwierigkeiten in erster Linie eine Person mit entsprechenden Sprachkenntnissen mitbringen.

Ist dies nicht möglich, sind für Übersetzungen und Dolmetscherdienste Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit entsprechenden Sprachkenntnissen zu betrauen.

Sofern dies ebenfalls ausscheidet, sollen soziale Verbände bzw. ehrenamtliche Einrichtungen u. ä. - soweit die Übersetzungs- und Dolmetscherdienste im Zusammenhang mit ihren Aufgaben stehen – hierfür gewonnen werden.

Nach Art. 81 der Verordnung (EWG) Nr. 1048/71 des Rates über die Anwendung der Systeme der sozialen Sicherheit auf Arbeitnehmer und Selbständige sowie deren Familienangehörige, die innerhalb der Gemeinschaft zu- und abwandern (im folgenden Verordnung „Soziale Sicherheit“) gehört zu den Aufgaben der Verwaltungskommission der EU die kostenlose Übersetzung aller Unterlagen auf Antrag der zuständigen Behörden, Träger und Gerichte, die sich auf die Anwendung der Verordnung „soziale Sicherheit“ beziehen; insbesondere die Übersetzung der Anträge von Personen, die nach dieser Verordnung anspruchsberechtigt sind (s. Ziffer 2. dieser HEGA).

Da die Verwaltungskommission personell nicht in der Lage ist, alle an sie herangetragenen Übersetzungen zu tätigen, sind von den Arbeitsagenturen Dolmetscher bzw. Übersetzungsdienste privater Übersetzungsbüros in Anspruch zu nehmen. Hierfür werden der BA die verauslagten Mittel von der EU erstattet.

Die Inanspruchnahme der Verwaltungskommission durch die Regionaldirektionen und besonderen Dienststellen ist grundsätzlich nur bei längeren Übersetzungen ohne kurzfristige Termingebundenheit vorzunehmen.

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2. Erstattung von Dolmetscherkosten

Die Übernahme der Kosten für (schriftliche) Übersetzungen durch die BA kann aus EU- und zwischenstaatlichem Recht abgeleitet werden. Die Übernahme der Kosten für (mündliche) Dolmetscherdienste wird nicht erwähnt, demzufolge gilt insoweit innerstaatliches Recht. Zweckmäßigerweise sind Übersetzungs- und Dolmetscherkosten jedoch gleich zu behandeln und dem Kunden zu erstatten.

Bei Erstkontakten (schriftlich und mündlich) sind notwendige Übersetzungen bzw. Dolmetscherdienste in jedem Fall von der BA zu veranlassen und zu erstatten.

Die Kosten für Übersetzungen von Schriftsätzen von Staatsangehörigen und Einrichtungen

  • aus Staaten der EU
  • aus Staaten des EWR (die Verordnung „soziale Sicherheit“ findet auch im Verhältnis zu den Saaten des Europäischen Wirtschaftsraumes – Island, Liechtenstein und Norwegen – Anwendung),
  • und Staaten, mit denen zwischenstaatliche Vereinbarungen bestehen,

sowie die Kosten für entsprechende Dolmetscherdienste werden in allen Fällen (also auch bei weiteren Kontakten) von Amts wegen übernommen.

Zwischenstaatliche Vereinbarungen

Für den Bereich der Arbeitslosenversicherung bestehen zwischenstaatliche Abkommen mit der Sozialistischen Föderativen Republik Jugoslawien vom 12.10.1968 (die im Verhältnis zu den Nachfolgestaaten Bosnien-Herzegowina, Kroatien, Mazedonien und Serbien (einschließlich Kosovo) weiterhin Anwendung finden) und der Schweiz.

Für den Kindergeldbereich bestehen zwischenstaatliche Abkommen mit Algerien, der Sozialistischen Föderativen Republik Jugoslawien (die ebenfalls im Verhältnis zu den Nachfolgestaaten weiterhin Anwendung finden), Marokko, der Schweiz, Tunesien und der Türkei.

Ausländische Personen und Institutionen, denen keine generelle Kostenbefreiung eingeräumt wird, sollten bereits im Zusammenhang mit dem ersten Kontakt die Aufforderung erhalten, im Schriftverkehr und in mündlichen Verhandlungen künftig die deutsche Sprache zu verwenden und ggf. selbst Übersetzungen anfertigen zu lassen oder einen Dolmetscher mitzubringen. Dabei ist darauf hinzuweisen, dass andernfalls der Schriftsatz unter Setzung einer angemessenen Frist zur Übersetzung zurückgereicht werden muss. Wird die Frist nicht eingehalten, kann von der entsprechenden Dienststelle der BA eine Übersetzung veranlasst werden. Die Aufwendungen hierfür sind in der Regel in angemessenem Umfang dem Kunden in Rechnung zu stellen. Die Übernahme der Kosten von Amts wegen kann jedoch erfolgen, wenn die Umstände des Falls dies rechtfertigen.

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3. Sonderregelungen

Die Erstattung der Kosten durch den Kunden entsprechend Ziffer 2 Absatz 7 entfällt

  • bei allen Ausländern, die über Rückkehrbedingungen im Rahmen des Rückkehrhilfegesetzes beraten werden (§ 7 RückHG),
  • bei Beratungen aller Ausländer aus Ländern, mit denen Regierungsvereinbarungen über Anwerbung und Vermittlung, Gastarbeitnehmerabkommen oder Vermittlungsabsprachen nach § 4 Abs. 1 und 2 und § 5 Nr.7 der Anwerbestoppausnahme-Verordnung (ASAV) bestehen.

Die notwendigen Kosten für die Übersetzung von Zeugnissen und sonstigen Unterlagen können im Zusammenhang mit Bewerbungen für Arbeitslose und von Arbeitslosigkeit bedrohte Arbeitssuchende sowie für Ausbildungssuchende nach §§ 45, 46 SGB III bis zu einem Betrag von 260 € jährlich übernommen werden.
Die Kosten sind als Bewerbungskosten bei Buchungsstelle 2/681 01/01 zu buchen.

Auch Aussiedler aus osteuropäischen Staaten und deutsche Rückwanderer aus dem Ausland beherrschen die deutsche Sprache häufig nur unvollkommen. Sofern sie die Hilfe der Agentur für Arbeit in mündlicher oder schriftlicher Form in Anspruch nehmen, wird auf eine Erstattung der Dolmetscher- und Übersetzungskosten verzichtet.

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4. Übersetzungssoftware

Vom Einsatz von Übersetzungssoftware ist im Hinblick auf den hohen Anpassungsbedarf der damit übersetzten Schriftstücke zurzeit abzusehen.

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5. Wettbewerbliche Vergabe

Die Vergabe von Dienstleistung an Übersetzer oder Dolmetschern ist nach den einschlägigen Wettbewerbsregelungen (u.a. VOL/A) durch den Internen Service durchzuführen. Die Beurteilung der Notwendigkeit und des Umfangs liegt in der Fachabteilung bzw. im operativen Bereich. Es ist vorgesehen für Übersetzer zentral eine Rahmenvereinbarung mit mehreren Anbietern zu schließen, auf deren Grundlage der Bedarfsträger selbst Aufträge bis zu einer Höhe von 1.000,- €/ je Einzelfall erteilen kann.
Für Dolmetscher wird dies nicht als sinnvoll erachtet.
Insbesondere bei der Übersetzung von speziellen Fachtexten (z.B. wissenschaftliche Texte) ist die fachliche Eignung des Auftragnehmers gemeinsam mit dem Bedarfsträger und/oder dem örtlichen Bezirksbüro des Bundesverbandes der Dolmetscher und Übersetzer (BDÜ) besonders zu prüfen.

Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen des SGB X, das BDSG sowie das Verpflichtungsgesetz sind hinsichtlich des Umgangs mit personenbezogenen Daten durch Dolmetscher zu beachten.
Nach § 1 Abs. 1 Nr.1 des Gesetzes über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen sollen Personen, die bei einer Behörde oder bei einer sonstigen Stelle, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnimmt, beschäftigt oder für sie tätig werden, auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten verpflichtet werden, sofern sie nicht Amtsträger im Sinne des § 11 Abs. 1 Nr. 2 des Strafgesetzbuches sind. § 1 Abs. 2 und 3 Verpflichtungsgesetz bestimmt die Form und den wesentlichen Inhalt der Verpflichtung.
Nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes sind ferner alle mit dem Umgang von personenbezogenen Daten beschäftigten Personen zur Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet. Auf diese Verpflichtung sind Dolmetscher ausdrücklich hinzuweisen.

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6. Vergütung

Das Gesetz über die Vergütung von Sachverständigen, Dolmetscherinnen, Dolmetschern, Übersetzerinnen und Übersetzern sowie die Entschädigung von ehrenamtlichen Richterinnen, ehrenamtlichen Richtern, Zeuginnen, Zeugen und Dritten (JVEG) findet keine direkte Anwendung für die Dienststellen der Bundesagentur für Arbeit, stellt jedoch insbesondere hinsichtlich des Vergütungsanspruches einen Orientierungsrahmen dar.
Mit dem Dolmetscher bzw. Übersetzer ist immer eine privatrechtliche Vereinbarung (Vertrag/Rahmenvereinbarung) zu treffen, welche den Vergütungsanspruch abschließend regelt.

Dabei sind die in den §§ 9-11 JVEG aufgeführten Beträge gemäß § 12 I Nr. 4 JVEG als Nettobeträge anzusehen. Im Rahmen der wirtschaftlichen Aufgabenerledigung soll allerdings darauf hingewirkt werden, möglichst günstigere Konditionen zu erzielen.
Ob darüber hinaus Umsatzsteuer zu entrichten ist, richtet sich nach den individuellen Verhältnissen des Dolmetschers/Übersetzers, insbesondere danach, ob ein steuerpflichtiger Umsatz im Sinne des §1UstG vorliegt und ob eine Steuerbefreiung gemäß §19 UstG vorliegt. Dies ist Frage des jeweiligen Einzelfalls.

Die HEGA 04/07-44- Kommunikationshilfen für hör- und sprachbehinderte Menschen lfd. Nr. 6 wird hierdurch konkretisiert. Die Weisung ist mit einem entsprechenden Hinweis zu versehen.
Die HEGA 05/07-29- Kommunikationshilfen für hör- und sprachbehinderte Menschen lfd. Nr. 6 wird hierdurch konkretisiert. Die Weisung ist mit einem entsprechenden Hinweis zu versehen.

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7. Buchung

Die Kosten für Übersetzungen und Dolmetscherleistungen sind – mit Ausnahme von Ziffer 3 Absatz 2 – bei der Buchungsstelle 5/511 01/04 zu buchen. Die Leistungsbescheinigung ist von der fachlich zuständigen Stelle abzugeben.

Erstattungen der Übersetzungskosten sind bei der Buchungsstelle 5/511 01/04 bzw. 2/681 01/01 rot abzusetzen. In Fällen der Erstattung im Rahmen des OWiG sind sie bei der Buchungsstelle 1/112 01/06 zu vereinnahmen.

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8. Kostennachweis

Die Europäische Kommission erstattet nur Kosten aus den (bzw. in die) Amtssprachen der Mitgliedstaaten. Hierfür werden – aufgeschlüsselt nach Sprachen – genaue Angaben über die Zahl der übersetzten Seiten, der Preis je Seite und die Kosten der Übersetzung ausschließlich auf dem als Anlage beigefügten Vordruck benötigt. Eine Seite umfasst mindestens 30 Zeilen und 10 Wörter je Zeile. Seiten mit weniger als 30 Zeilen sind anteilsmäßig zu erfassen (Beispiel: Eine Übersetzung mit 6 Zeilen ist als 0,2 Seite zu erfassen).

Das für die Meldung maßgebende Datum ist nicht das Datum der Zahlung, sondern das Datum der Rechnung des Übersetzungsdienstes (Beispiel: Eine Rechnung vom 15.01.2006 für eine Übersetzung im Dezember 2005 ist in der Meldung für das 1. Quartal 2006 aufzunehmen).

Soweit bei der BA beschäftigte Mitarbeiter (einschließlich Dolmetscher) als Übersetzer von Schriftstücken tätig werden, sind in die Liste der Übersetzungsumfang in Seiten und die fiktiven Übersetzungskosten in Höhe der Sachverständigenkosten nach dem niedrigsten Satz einzusetzen (s. Ziffer 6.).

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9. Termine / Anlage

Die Regionaldirektionen, Agenturen für Arbeit und besonderen Dienststellen melden jeweils zum 15.01., 15.04., 15.07., und 15.10. durch den jeweils zuständigen IS Personal an das virtuelle Postfach _BA-Zentrale-POE6-Dolmetscher. Hierbei sind die Meldungen der Regionaldirektionen, Agenturen und besonderen Dienststellen zusammenzufassen.

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10. Aufgehobene Weisung

Folgende Weisungen werden mit Inkrafttreten dieser HEGA aufgehoben:

  1. HEGA 11/06 -34 - Inanspruchnahme von Dolmetscher- und Übersetzungsdiensten
  2. HEGA 07/07-14 - Konkretisierung der HEGA-Beiträge zu Dolmetschern und Kommunikationshilfen

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