Geschäftszeichen: CF 5 - 1680

Gültig ab: 20.10.2005
Gültig bis: 31.12.2012
Weisungscharakter: ja

Zusammenfassung

Zur Erhöhung der Flächentransparenz  werden Nutzungsvereinbarungen, als Grundlage für die Ermittlung des Flächenverbrauches der jeweiligen Nutzer von SGB III-Flächen, implementiert.

• 1. Ausgangslage/Ziel
• 2. Implementierung von Nutzungsvereinbarungen
• 3. Ermittlung der Flächen
• 4. Zuständigkeiten/Termine

Verbesserung der Flächentransparenz über das Informationssystem COBRA FM

1. Ausgangslage/Ziel

Die Reformprozesse innerhalb der BA sowie die Einführung des SGB II haben erhebliche Auswirkungen auf das Immobilienportfolio der BA. Die Flächenreduzierung als ein geschäftspolitisches Ziel erfordert – neben dem Ausweis der SGB-II-Flächen - eine Restrukturierung der bisherigen Flächenzuordnungen innerhalb des SGB III – Immobilienportfolios, mit der Möglichkeit, die von den unterschiedlichen internen Nutzern der BA beanspruchten Flächen eindeutig zuzuordnen. Zur Herstellung von Transparenz über die Inanspruchnahme von Flächen auf Nutzerebene ist die Implementierung von Nutzungsvereinbarungen erforderlich, um im Umgang mit Flächen eindeutige Verantwortlichkeiten zu schaffen.

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2. Implementierung von Nutzungsvereinbarungen

Die Nutzungsvereinbarungen stellen künftig die Grundlage für die Ermittlung des Flächenverbrauchs der jeweiligen Nutzer von SGB III-Flächen dar. Nutzungsvereinbarungen sind in allen den Fällen zu treffen, in denen ausweislich der Raumbücher die „verwaltende Dienststelle“ und die „nutzende Dienststelle“ nicht identisch sind und unterschiedlichen Nutzern (derzeit Zentrale, RD, AA, BA-SH, ITSYS, BA-BI, FamKa, IAB, ZAV und FH Mannheim) angehören.

Ausgenommen sind Nutzungsvereinbarungen zwischen den AA und ihren GSt.

Beispielsfälle für den Abschluss von Nutzungsvereinbarungen (NV): 

In den Fällen, in denen eine Nutzungsvereinbarung zu treffen ist, ist das Muster der Anlage 1 verbindlich zu verwenden.

Nutzungsvereinbarungen sind grundsätzlich Immo-ID-bezogen zu treffen. Aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung können z.B. für einen RD-Bezirk Sammelvereinbarungen mit einem anderen Nutzer, z.B. der Familienkasse, abgeschlossen werden. Die Teilflächen bezogen auf die jeweiligen Immo-ID’s sind der Sammelvereinbarung als Anlagen beizufügen.

Die Inhalte der unterschriebenen Nutzungsvereinbarung sind in COBRA FM zu erfassen. Die hierfür erforderliche Eingabemaske wird zeitnah bereitgestellt.

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3. Ermittlung der Flächen

Die trennscharfe Ermittlung der Flächen anhand von Planunterlagen, Raumbedarfsplänen u.ä. obliegt den verantwortlichen Nutzern.

Zur Ermittlung der Flächen für die Nutzungsvereinbarungen kann auch das Raumbuch herangezogen werden. Zu diesem Zweck wurde im Raumbuch ein zusätzliches Feld „Raumstatus“ programmiert, das es insbesondere ermöglicht, sowohl eindeutige, als auch gemeinschaftlich genutzte Flächen der Immobilien zu identifizieren.

Darüber hinaus bietet das Feld die Möglichkeit, Leerstand, Garagen, Tiefgaragen, Wohnraum sowie vermietete oder untervermietete Flächen zu identifizieren.

Garagen, Tiefgaragen, Wohnraum, vermietete und untervermietete Flächen bleiben bei der Zuordnung der Flächen als Grundlage für die Nutzungsvereinbarung außer Betracht, sie werden künftig gesondert ausgewiesen. Der Leerstand ist der jeweils verwaltenden Dienststelle zuzurechnen. Er wird unabhängig von der Zuordnung gesondert betrachtet.

Die Zuordnung der ermittelten gemeinsam genutzten Flächen ist grundsätzlich individuell zwischen den Nutzern festzulegen. Die Zuordnung kann aber auch per Verteilungsschlüssel erfolgen.

Bearbeitungshilfen für die Flächenermittlung enthält die Anlage 2.

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4. Zuständigkeiten/Termine

Die Durchführungsverantwortung obliegt den für die Flächen verantwortlichen Nutzern.

Die Nutzungsvereinbarungen sowie die Erfassung der Flächen in COBRA FM sind bis zum 15.11.05 abzuschließen.

Veränderungen in der Nutzung sind durch stichtagsbezogene Anpassung der Nutzungsvereinbarungen sowie der entsprechenden Aktualisierung in COBRA FM jeweils zum Quartalsende zu dokumentieren. Hiervon ausgenommen ist die vorübergehende Nichtnutzung von Räumen.

Rückfragen bitte ich an 55-Bau des BA-Service-Hauses zu richten.

Diese Geschäftsanweisung ist nur für den Dienstgebrauch bestimmt.

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