HEGA 07/07- 22 - Geschäftsprozesse im Internen Service der Agenturen für Arbeit
POE 6 - 1023 / 1082.5 / 1086.3 / 1112 / 1131.1 / 2928 / 2711 / II-3601
20.07.2007
31.12.2014
ja
Zusammenfassung
Für den Geschäftsbereich Personal des Internen Service (IS) wurden zunächst drei Kernprozesse identifiziert und als Geschäftsprozesse (GP) modelliert. Dies sind die GP Personaladministration, Personalqualifizierung und Personalwirtschaft - dezentrale Stellenbewirtschaftung. Weitere GP aus dem Geschäftsbereich Personal werden in der 2. Jahreshälfte 2007 modelliert und den AA zur Verfügung gestellt.
1. Rahmenbedingungen
Zum 01. März 2007 wurden die Internen Verwaltungsaufgaben in 45 Internen Services gebündelt. Der Interne Service (IS) ist Dienstleister, der seine Leistungen für alle Kunden in gleich hoher Qualität erbringt. Für die Leistungserbringung sollen Mindeststandards identifiziert werden. Mittelfristig soll die Beziehung zwischen dem Kunden (Auftraggeber) und dem IS (Auftragnehmer) durch sogenannte Service-Level-Agreements (SLA) gestaltet werden, d. h., wiederkehrende Dienstleistungen werden durch eine genaue Beschreibung zugesicherter Leistungseigenschaften wie etwa Reaktionszeit, Umfang und Schnelligkeit für den Kunden in den Kontrollmöglichkeiten transparenter.
2. Ziel
Im Zuge der Optimierung der internen Verwaltung werden für alle Bereiche im IS Geschäftsprozesse definiert und modelliert.
Durch die Beschreibung standardisierter Abläufe soll der IS in seiner Aufgabenerledigung unterstützt werden. Die entstandenen Prozessmodelle unterliegen einer kontinuierlichen Weiterentwicklung und Verbesserung und bieten gleichzeitig direkt nutzbare Vorteile. So kann die grafische Darstellung mit erklärenden Texten zur Orientierung der Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen, für Einweisungs- bzw. Einarbeitungszwecke etc. genutzt werden.
Die beschriebenen Prozesse stellen Sollprozesse dar. Sie sind nach dem fachlichen Rollout in allen IS verbindlich aufzusetzen, HEGA 01/07-14- vom 20.01.2007.
In einem ersten Schritt wurden Prozesse aus dem Bereich Personal ausgewählt und modelliert.
3. Geschäftsprozesse im Bereich Personal
3.1 Allgemeines
Die drei Prozessabläufe „Bewerberadministration“, „Personalqualifizierung“, „Personalwirtschaft – dezentrale Stellenbewirtschaftung“ wurden aufgrund ihrer Praxisbedeutung und Repräsentativität im IS zunächst für die GP-Modellierung ausgewählt.
Die Modellierung erfolgte mit Aktivitätsdiagrammen des Tools INNOVATOR. Die identifizierten GP sind als Prozessübersichten, Prozesse und Teilprozesse modelliert. Sie sind aus fachlicher Sicht modelliert, nicht im Hinblick auf eine durchgängige IT-Unterstützung.
Die Aktivitätsdiagramme sind, soweit dies für erforderlich gehalten wurde, durch Verbalbeschreibungen ergänzt. Mindeststandards und SLA werden zu gegebener Zeit in diese eingepflegt.
Prozesse zur zentralen Stellenbewirtschaftung, zur Anweisung von Bezügen sowie zur Unterstützung des Personalservices werden in Zusammenhang mit der Einführung eines integrierten Standardsystems (ERP-System – Enterprise Resource Planning System) definiert.
3.2 Prozessverantwortung
Die Modelladministration wird von POE 6 übernommen.
Die fachliche Verantwortung für den Inhalt der Geschäftsprozesse liegt bei den jeweils zuständigen POE-Teams der Zentrale der BA.
3.3 Qualitätssicherung
Innerhalb der Projektarbeit sind Qualitätsschleifen hinsichtlich der Fachlichkeit und Methode der Darstellung eingebaut.
Die erste Qualitätsschleife besteht in der Hinzuziehung weiterer Praktiker aus Agenturen, mit denen die einzelnen, bereits modellierten GP überprüft werden.
In der zweiten Qualitätsschleife werden die modellierten GP nach einer Qualitätskontrolle im Projekt selbst einem sog. Review in den fachlich zuständigen Organisationseinheiten des Geschäftsbereichs POE unterzogen.
Die dritte Qualitätsschleife stellt der fachliche Rollout dar. Auch hier können noch Feinjustierungen vorgenommen werden.
3.4 Fachlicher Rollout
Die neuen Arbeits- und Orientierungshilfen sollen nicht unkommentiert an die Internen Services weitergeben werden, sondern im Rahmen eines fachlichen Rollouts kommuniziert werden.
Der fachliche Rollout erfolgt durch Workshops (WS). Ein WS wird mit einem Nettotag angesetzt. Er wird mit einer Führungskraft und zwei Fachkräften aus dem Geschäftsbereich Personal je IS durchgeführt. An einem WS nehmen die Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen aus fünf IS-Standorten teil. Der WS wird von einer Moderatorin/einem Moderator der Projektgruppe begleitet.
Einzelheiten hierzu werden gesondert bekanntgegeben.
Bundesagentur für Arbeit