HEGA 06/07- 21 - Infrastrukturelle Handlungsempfehlungen für die Dienststellen der Bundesagentur für Arbeit im Zusammenhang mit der Umsetzung SGB II

CF 5 - II-5201 / II-5202 / 1605 / 1607 / 1612 / 1680.202

20.06.2007
20.06.2012
ja

Zusammenfassung

SGB III - Die HEGA enthält Regelungen zur bedarfsgerechten Bereitstellung der für die ARGEn benötigten Raumressourcen und den Abschluss von Mietverträgen durch die ARGE sowie einen Hinweis auf die Ausschreibungsverpflichtung der Bundesagentur bei Anmietungen.


1. Anwendungsbereich

Diese Geschäftsanweisung enthält Regelungen für die Dienststellen der Bundesagentur für Arbeit hinsichtlich einer bedarfsgerechten Bereitstellung der für Zwecke des SGBII benötigten Raumressourcen.

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2. Zuständigkeiten

2.1.Agentur

Abweichend von den Zuständigkeits- und Verfahrensregelungen im Geltungsbereich des SGB III führt die Agentur die Verhandlungen mit dem kommunalen Partner hinsichtlich der infrastrukturellen Konzeption grundsätzlich in eigener Verantwortung, bzw. nimmt diese Verantwortung in der Trägerversammlung wahr. Der Interne Service wird entsprechend eingebunden.

Sollte die Konzeption zu

  • Neuanmietungsbedarfen von mehr als 1.000 m² Mietfläche
  • einem Leerstand in eigenen und angemieteten Liegenschaften der BA von mehr als insgesamt 300 m² NGF
  • einer Überschreitung von 33 m² NGF je Mitarbeiter (Kopfzahl)
  • zu einer Überschreitung der ortsüblichen Miete
  • maßgeblichen Abweichungen von den Musterverträgen

führen, beantragt sie jeweils die Zustimmung der RD.

Ziel ist es, unabhängig von der Unterbringungsart ab sofort Mietverträge über die gesamte, von der ARGE genutzte Fläche durch die Geschäftsführung der ARGE im Namen und auf Rechnung der ARGE abzuschließen. Der direkte Abschluß von Mietverträgen im Namen und auf Rechnung der BA ist nicht mehr vorzusehen.

Klarstellend wird darauf hingewiesen, dass diese im Außenverhältnis bestehende Befugnis der ARGE nicht gleichbedeutend ist mit der erforderlichen Berechtigung zum Abschluss von Mietverträgen im Innenverhältnis. Diese Berechtigung ergibt sich erst auf der Grundlage der notwendigen Abstimmungs- und Rückkopplungsprozesse mit den Trägern. Klarstellend wird auch darauf hingewiesen, dass diese im Außenverhältnis bestehende Befugnis nicht bedeutet, dass die ARGE selbst über eigene Haushaltsmittel verfügt.

Soweit bestehende Vereinbarungen in angemieteten Liegenschaften auslaufen, oder eine Kündigungsmöglichkeit besteht, ist sukzessive auf Verträge mit der ARGE über die Gesamtflächen auf der Grundlage der bisherigen Vereinbarungen umzustellen. Dabei sind (ggf. auch ergänzend) sämtliche Rechte, Pflichten und Kosten, die sich aus der Nutzung ergeben, zu berücksichtigen. Aufgrund haushaltsrechtlicher Vorgaben ist bei Wirksamwerden der neuen vertraglichen Vereinbarung in 2007 in der cobra-Maske „Erfassung der Anmietungsflächen nach SGB II“ (Neuanmietungen) im Feld „Kapitel 6 Buchung/VKA erforderl. (Kosten gesamt):“ „ja“ einzutragen, um weiterhin die Abrechnung der Immobilienkosten für das Haushaltsjahr 2007 über Kapitel 6 zu gewährleisten. Diese Regelung gilt übergangsweise bis zum Jahresende 2007. Soweit in 2007 die Abrechnung bereits über Kap. 7 erfolgte, verbleibt es bei der Buchung in Kap. 7. Ab 01.01.2008 ist dann auch für die Übergangsfälle die Buchungssystematik gem. E-Mail-Info CF vom 06.12.2006 zum Thema "Abrechnungsregeln für das Immobilienmanagement aus dem Verwaltungskostenbudget zur Umsetzung des SGB II ab dem Haushaltsjahr 2006" anzuwenden (Buchung der Kosten in Kapitel 7 bei Neuanmietungen). Unterjährige Veränderungen sind ab 2008 bereits bei der Planung des Verwaltungskostenbudgets entsprechend zu berücksichtigen.

2.2. Regionaldirektionen

Die Regionaldirektion trägt letztendlich die Verantwortung für den Flächenverbrauch des Gesamtbezirkes. Dieses beinhaltet auch Leerstände im Rahmen der Umsetzung des SGB II. Unter den oben genannten Parametern steht der RD ein Zustimmungsvorbehalt zu.

2.3. Zentrale

Die Zentrale erstellt Richtlinien in Form von Handlungsempfehlungen und wird über das IT-Verfahren COBRA FM SGB II über den Stand der infrastrukturellen Entwicklungen im Zusammenhang mit der Umsetzung des SGB II unterrichtet.

2.4. BA-Gebäude-, Bau- und Immobilienmanagement GmbH (GBI)

Die GBI ist auf der Grundlage des jeweils gültigen Dienstleistungskatalogs, sowie des Rahmenvertrages und der Zusatzvereinbarungen insbesondere in Anspruch zu nehmen

  • bei Neuanmietungen (Durchführung förmlicher Ausschreibungen und Mietvertragsmanagement)
  • bei Unterbringung in BA-Anmietungen, sofern die Gesamt­unterbringung der ARGE nur durch die Erweiterung der vorhandenen Mietfläche realisierbar ist (Mietvertragsmanagement)
  • bei Unterbringung in BA-Eigentum und BA-Anmietungen (Bewirtschaftungsmanagement)
  • bei Unterbringung in BA-Eigentum und BA-Anmietungen, Neuanmietungen, kommunalem Eigentum und kommunaler Anmietung ((Basis-)Flächenmanagement)

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3. Voraussetzungen für den Abschluß von Mietverträgen

Durch den Abschluss von (Miet-)Verträgen, sowie ggf. mit der Veranlassung baulicher Maßnahmen entstehen hohe finanzielle Aufwendungen, für die gesicherte vertragsrechtliche Grundlagen unverzichtbar sind.

3.1. ARGE-Vertrag

Nach den Grundsätzen der BHO, sowie im Sinne einer kaufmännischen Sorgfaltspflicht ist es erforderlich, dass vor kostenverursachenden Abschlüssen von (Miet-)Verträgen bzw. der Einleitung von baulichen Maßnahmen durch Dienststellen der BA ein rechtsverbindlich unterzeichneter Vertrag zwischen Agentur und dem kommunalen Partner ohne Vertragsbestandteile wie Gremienvorbehalt, Rücktrittsrechte etc. vorliegt, oder ohne dass eine Kündigung ausgesprochen wurde, bzw. Kenntnis über eine Kündigung besteht.

3.2. Definition Raumbedarf

Voraussetzung für die Unterbringung der ARGEn sowie die Ausschreibung einer beabsichtigten Neuanmietung ist die abschließende Festlegung des Raumbedarfs.

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4. Optionen für eine bedarfsgerechte Deckung der Raumressourcen

Aus wirtschaftlichen Überlegungen sollten grundsätzlich die vorhandenen Räumlichkeiten der ARGE-Partner genutzt und Neuanmietungen auf zwingend notwendige Fälle beschränkt werden. Sofern in den vorhandenen Dienstgebäuden der BA Flächen an Dritte vermietet sind, sollte geprüft werden, ob eine Kündigung oder vorzeitige Beendigung des Mietverhältnisses vertretbar und angebracht ist. Ggf. erforderliche bauliche Anpassungsmaßnahmen sind adäquat zu berücksichtigen. Darüber hinaus sind die einschlägigen Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung /-richtlinien sowie die Belange Schwerbehinderter zu beachten. Die örtliche Personalvertretung ist - insbesondere vor Auslösen einer Ausschreibung und vor Vertragsschluss - ebenso wie der/die jeweils zuständige/n BfdH zu beteiligen.

Bei einem Immobilienwechsel ist im Rahmen der infrastrukturellen Konzeption der ARGE eine angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchung durchzuführen.
Ein Wechsel kommt dabei nur in Betracht, soweit er wirtschaftlich ist. Bei der Betrachtung sind daher z. B. auch Leerstände bei der BA und der Kommune für Zwecke des SGBII vorge­haltenen Liegenschaften zu berücksichtigen, die insbesondere durch einen Auszug der ARGE entstehen würden.
Auf die Detailregelungen zur Bewirtschaftung des Verwaltungskostenbudgets und die Aufgaben des BfdH wird insoweit Bezug genommen.

Bei Neuanmietungen ist die GBI mit dem Mietvertragsmanagement zu beauftragen, ein förmliches Verfahren ist durchzuführen. Umgehungen dieser Festlegungen sind durch den Verantwortlichen vor Ort zu sanktionieren.

Bei der infrastrukturellen Konzeption für die Unterbringung der ARGEn sind nachstehende Prioritäten zu beachten:

4.1. Unterbringung der ARGE in den eigenen Räumlichkeiten der BA

Zur Vermeidung von Leerständen hat die Unterbringung der ARGE in BA-eigenen Räumlichkeiten, grundsätzlich unter Vermeidung zusätzlicher Anmietungen, oberste Priorität. Es ist ein Mietvertrag mit der ARGE abzuschließen, dem die ortsübliche Miete zugrunde zu legen ist. Als Grundlage können die von der GBI ermittelten kalkulatorischen Mieten herangezogen werden. Die Übernahme von Betriebskosten des Objekts ist zu vereinbaren. Hierunter fallen alle in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) vom 25.11.2003 aufgeführten Betriebskosten einschließlich der Wartungs- und Betriebskosten für techn. Einbauten, Brandschutz, Klimatisierung, Tür-/Toranlagen sowie sonstige Betriebskosten des Vermieters, die auf den Mietgegenstand entfallen. Zu den sonstigen Betriebskosten zählen insbesondere Kosten, die nicht in der BetrKV enthalten sind, jedoch Kosten für Leistungen an den Mieter darstellen (wie beispielsweise Strom/Reinigung der ARGE-Flächen, Wachdienst, Leistungen der GBI).

Soweit jedoch im Einzelfall die notwendigen Raumressourcen nur durch vorherige Auslagerungen anderer BA-Org.-Einheiten verfügbar sind, ist sicher zu stellen, dass die Ver­tragslaufzeit, einschl. der Beendigungsmöglichkeiten denen der ARGE-Vereinbarung entsprechen, um auf dortige Veränderungen auch im Mietverhältnis angemessen reagieren zu können (Rückführung von Mitarbeitern in frei werdende Räume der Agentur etc.).

4.2. Unterbringung der ARGE in angemieteten Räumlichkeiten der BA

Die Unterbringung erfolgt in der Form der Untervermietung an die ARGE. Der Mietzins und alle sonstigen vertraglichen Pflichten des Hauptmietvertrages sind entsprechend in das Untermietverhältnis aufzunehmen. Hinsichtlich Laufzeit und Beendigungsmöglichkeiten wird auf Ziffer 5 verwiesen. Eventuelle Verpflichtungen zur Einschaltung des Vermieters sind zu beachten.

Für Leistungen (siehe hierzu Ausführungen zu Betriebskosten unter 4.1.) die der ARGE durch die BA zur Verfügung gestellt werden, ist mit der ARGE eine entsprechende Vereinbarung bzw. vertragliche Regelung zu treffen.

4.3. Unterbringung der ARGE in eigenen Räumlichkeiten der Kommune

Es wird empfohlen, bei Bereitschaft des kommunalen Partners, die Verhandlungen bezüglich der Raumnutzung auf der Grundlage der Klauseln des Mustermietvertrags für Vermietungen in BA-eigenen Gebäuden zu führen. Die Notwendigkeit von IKT-Anpassungen ist zu prüfen. Hinsichtlich Laufzeit und Beendigungsmöglichkeiten wird auf Ziffer 5 verwiesen.

4.4. Unterbringung der ARGE in angemieteten Räumlichkeiten der Kommune

Die Ausführungen unter Ziffer 4.2 und 4.3 gelten entsprechend (Verhandlungen sollten auf der Grundlage des Mustermietvertrages für Untervermietungen in angemieteten Liegen­schaften der BA geführt werden).

4.5. Unterbringung der ARGE in Neuanmietungen

Die räumliche Unterbringung einer ARGE in Neuanmietungen sollte nicht präferiert werden. In diesen Fällen kann auf die Herstellung einer Markttransparenz durch förmliche Aus­schreibungsverfahren zur Gewinnung eines Vertragspartners durch die GBI im Rahmen des Mietvertragsmanagements nicht verzichtet werden.

Unabhängig von der fortbestehenden Dringlichkeit der Umsetzung und der in aller Regel gegebenen Beschränkung auf am Markt vorhandene Bürogebäude ist demnach auf der Grundlage eines von den Trägern der ARGE abschließend erstellten Raumbedarfsplanes für jedes Neuanmietungsverfahren eine VOL/A-gemäße förmliche Ausschreibung verpflichtend.
Die BA-Gebäude-, Bau- und Immobilienmanagement GmbH (GBI) ist mit der Durchführung des erforderlichen Vergabe­verfahrens zu beauftragen. Die GBI ent­scheidet verbindlich über die Art des anzu­wendenden rechtskonformen Verfahrens.

Aus flächenökonomischen Gründen wird empfohlen, grundsätzlich das für BA-Bauvorhaben geltende Büroraumraster von 12/18 m² (Einfach-/Mehrfachbelegung, HNF2) zugrunde zu legen bzw. flexible Bürolandschaften zu nutzen (s. Dienstvereinbarung über die Festlegung von Mindeststandards für die Nutzung von Räumen in den AA vom 12. Dezember 2006).

Alle relevanten Kriterien sind verbindlich im Vorfeld mit dem ARGE-Partner einvernehmlich zu regeln/zu vereinbaren.

Die GBI hat zur Einleitung eines Vergabeverfahrens eine Checkliste mit den wesentlichen Grundforderungen entwickelt, die den ARGEn zur Verfügung gestellt wird und der GBI vollständig ausgefüllt zu übermitteln ist.

Mietverträge sind im Namen und auf Rechnung der ARGE abzuschließen. Über eine Vereinbarung zwischen den Partnern ist sicherzustellen, dass sich die Haftung im Innenverhältnis nach dem Verhältnis der jeweils im Rahmen der Aufgaben­wahrnehmung genutzten Mietflächenanteile bestimmt. Diese Vereinbarung kann isoliert oder im Rahmen des ARGE-Vertrages getroffen werden und wird nicht durch eine generelle Regelung zum Kommunalen Finanzierungs-Anteil (KFA) ersetzt. Unabhängig davon ist auf die Gesamtkosten der Immobilie der KFA in der jeweils vereinbarten Höhe zu entrichten.

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5. Wesentliche Regelungen für die unterschiedlichen Vertragsvarianten

  • Die Laufzeiten der abzuschließenden Mietverträge sowie die Kündigungsmöglichkeiten und -fristen sind grundsätzlich den vertraglichen Vereinbarungen der ARGE anzupassen. Es sind keine vertraglichen Bindungen über die Laufzeit der ARGE hinaus zu vereinbaren. Klarstellend wird darauf hingewiesen, dass Rechtsverpflichtungen (bspw. Mietverträge) zu Lasten des Bundeshaushalts im Rahmen der Durchführung der Grundsicherung nur bis zum Ende 2010 (Ende der Experimentierklausel) eingegangen werden können.
    In den Liegenschaften der BA bzw. der Kommune kann in begründeten Einzelfällen die Vertragslaufzeit unbefristet ausgestaltet werden, sofern eine Anpassung an die vertraglichen Vereinbarungen der ARGE nicht möglich ist. Hierbei sind kurze Kün­digungsmöglichkeiten und -fristen (i.d.R. 3 – 6 Monate) zu vereinbaren.
  • Für Neuanmietungen darf die ortsübliche Miete nur in begründeten und zu dokumentierenden Ausnahmefällen überschritten werden. Deren Ermittlung erfolgt durch die GBI und kann ggf. zu der Bewertung führen, dass die notwendige öffentliche Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis hatte.
  • Werden vorhandene, in Eigentum befindliche Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt, ist die ortsübliche Vergleichsmiete zu vereinbaren.
  • Der Beginn des Mietverhältnisses hat die Erforderlichkeit von IKT-, sowie ggf. erforderlicher Umbau-Maßnahmen zu berücksichtigen und ist somit auf deren Fertigstellung abzustimmen.
  • Zwischen den Trägern ist über die ARGE-Flächen ergänzend zu den Mietverträgen eine Haftungsverteilung im Innenverhältnis zu schließen. Dabei ist der Bestimmung der Flächen besondere Sorgfalt und Genauigkeit zu widmen, wobei möglichst klar abgrenzbare zusammenhängende Gebäudeteile vorgesehen werden sollten.
  • Verträge für Vermietungen / Untervermietungen sind in 3-facher Ausfertigung (BA-IS, Kommune, ARGE) erforder­lich. Hinzu kommt im Falle einer Neuanmietung mind. ein Exemplar für den Vermieter und die GBI.

Im Intranet der BA werden folgende Mietvertrags- und sonstige Muster bereitgestellt:

  • Formblätter für die Ausschreibung bei Neuanmietungen (Checkliste zur Beauftragung der GBI sowie ein Raumbedarfsplanmuster)
  • Mustermietvertrag für Neuanmietungen für SGB II-Zwecke sowie ergänzend hierzu das Muster für die „Haftungsverteilung der Träger im Innenverhältnis bei Neuanmietungen“
  • Mustermietvertrag für Vermietungen in BA-eigenen Gebäuden
  • Mustermietvertrag für Untervermietungen in angemieteten Liegenschaften der BA
  • das Muster für die „Haftungsverteilung der Träger im Innenverhältnis bei Vermietung (BA-Eigentum)/Untervermietung (BA-Anmietung)“
  • Übergabeprotokolle, Bau- und Ausstattungsvorgaben

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6. Zwingende bauliche Veranlassungen

Bauliche Maßnahmen, die im Zusammenhang mit der Unterbringung der ARGEn in Räum­lichkeiten der BA durchzuführen sind (4.1.), orientieren sich an den Maßgaben der derzeit gültigen Regelungen für Kleine Baumaßnahmen. Aufträge hierzu sind daher grundsätzlich durch die IS (auf Basis der Zusatzvereinbarung SGB II zum Rahmenvertrag) an die GBI zu vergeben.

Sollte die ARGE in Räumlichkeiten der kommunalen Partner untergebracht werden, sind ggf. notwendige bauliche Maßnahmen grundsätzlich von den Infrastruktureinrichtungen der Kommune durchzuführen.

Bauliche Maßnahmen in von der BA angemieteten (4.2.) oder von der ARGE noch anzumietenden (4.5.) Räumlichkeiten sind nach entsprechender Klärung mit dem Vermieter möglichst durch diesen durchzuführen. Hierfür ggf. entstehende Kosten sollten separat beglichen und nicht in die Miete eingerechnet werden.

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7. Haushalt

Für die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel der Kapitel 5, 6 und 7 gelten die hierzu festgelegten Verfahren.

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8. Dokumentation

Der Prozess der Entscheidungsfindung sowie sein Ergebnis sind für alle infrastrukturellen Fallgestaltungen vollständig und jederzeit nachvollziehbar zu dokumentieren. Die entsprechenden Daten sind in den in Cobra-fm eingestellten Erfassungsmasken („OP 5 – Erfassung der Anmietungsflächen nach SGB II“ und „ OP 5 – SGB II-Flächen in kommunalen und BA-Liegenschaften“) zu erfassen und laufend zu aktualisieren.

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9. Inkrafttreten/Geltungsdauer

Die förmliche Ausschreibungsverpflichtung bei Anmietungen wurde bereits bekannt gegeben, sie trat mit sofortiger Wirkung in Kraft. Die geänderten Verfahrensweisen im Übrigen sind ab sofort anzuwenden.

Diese Handlungsempfehlung gilt bis auf weiteres.

Die Infrastrukturellen Handlungsempfehlungen für die Agenturen im Zusammenhang mit der Umsetzung SGB II vom 23.8.2004 werden hiermit aufgehoben.


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