Geschäftszeichen: P - 2660/2016/ II-5304

Gültig ab: 20.05.2005
Gültig bis: 31.12.2012
Weisungscharakter: ja

Zusammenfassung

In der Regelung werden die Verantwortlichkeiten und Prozesse zur Erhebung und Deckung des Qualifizierungsbedarfs, zur Entwicklung und Durchführung von Qualifizierungsmaßnahmen sowie zur Sicherstellung des Praxistransfers beschrieben.

• 1. Neuausrichtung des Bildungssystems
• 2. Zielsetzungen
• 3. Verantwortlichkeiten und Abläufe
• 4. Umsetzung

1. Neuausrichtung des Bildungssystems

Die Reform der BA erfordert eine Neuausrichtung der Personalpolitik und davon abgeleitet der Personalentwicklungs- und Qualifizierungsstrategien. Zur Umsetzung der neuen Steuerungs-logik wurde die Bildungsarbeit inhaltlich und institutionell neu gestaltet. Mit der Errichtung des BA-Bildungsinstitutes (BA-BI) wurden die operativen Bildungsaufgaben gebündelt. Ein modu-lares Qualifizierungssystem sowie systematisierte und transparente Prozesse schaffen die Grundlage für eine auf die individuelle Situation des/der Mitarbeiter/in abgestimmte und wir-kungsvolle Qualifizierung.

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2. Zielsetzungen

Kernziel der Qualifizierung von Mitarbeiter/innen der BA ist es, notwendige Qualifikationen bedarfsorientiert zu vermitteln und die Qualifizierungsprozesse adressatengerecht, effektiv und effizient zu gestalten. Dies bezieht sich auf die aktuelle Tätigkeit und auf eine im Rahmen der Personalentwicklung angestrebte Tätigkeit. Daraus leiten sich folgende wesentliche Ziele ab:

• Ausrichtung auf individuelle Voraussetzungen des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin
• optimales Aufwand-/ Nutzenverhältnis
• Berücksichtigung individueller Lerntypen
• Erhöhung der Mitarbeitermotivation
• klare Bildungsverantwortlichkeiten
• Förderung der Gleichstellung und Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Nutzung von Bildungsangeboten

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3. Verantwortlichkeiten und Abläufe

3.1 Qualifizierungsbedarfsermittlung

Bildung ist eine gemeinsame Verantwortung von BA und Mitarbeiter/-in. Daher sind klare Qua-lifizierungsziele mit Zeithorizont und Maßnahmen zum Praxistransfer und Nachhaltung zwi-schen Führungskraft und Mitarbeiter/-in zu vereinbaren. Dies eröffnet allen Beteiligten die Möglichkeit, eindeutige Erwartungen zu formulieren und vermeidet demotivierende und teure Fehlinvestitionen. Dies gilt auch für Bedarfe, die durch fachliche oder ablauforganisatorische Änderungen ausgelöst werden.

Kern ist das Gespräch zwischen Mitarbeiter/-in und Führungskraft. Die Initiative kann von der Führungskraft (z.B. bei Einstellung, Umsetzung, Beurteilungseröffnung) oder dem/der Mitar-beiter/-in ausgehen. Das PE-Team berät und unterstützt bei Bedarf. Bei schwerbehinderten Mitarbeiter/-innen sind die Beteiligungsrechte der Schwerbehindertenvertretung gem. § 95 Abs. 2 i.V.m. § 81 SGB IX zu beachten.

Basis ist der Abgleich des Kompetenzprofils der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters mit dem Tätig-keits- und Kompetenzprofil der aktuellen bzw. der im Rahmen der Personalentwicklung ange-strebten Tätigkeit und der daraus abgeleiteten Anforderungen. Das Kompetenzprofil der Mit-arbeiterin/des Mitarbeiters leitet sich insbesondere aus der

• persönlichem und beruflichem Werdegang,
• Beurteilungen,
• Arbeitsergebnissen
• Mitarbeitergesprächen, sowie
• Erkenntnisse aus Potenzialeinschätzungs- und Auswahlverfahren

ab. Qualifizierung dient nicht nur zum Ausgleich von Defiziten, sondern bietet auch die Mög-lichkeit, Stärken entsprechend den Anforderungen der Tätigkeit gezielt weiterzuentwickeln.

Um Qualifizierungsziele und Vereinbarungen nachhalten zu können, sind diese zu dokumen-tieren. Die Form der Dokumentation gestaltet die Dienststelle aus. Ein Muster eines Gesprächsvermerks ist als Anlage beigefügt. Die Dokumentation ist in einer Sachakte aufzubewahren. Für diese Sach-akte mit personenbezogenen Daten gelten die entsprechenden Regelungen der Personalak-ten-Richtlinien. Details (z.B. Aufbewahrungsort) gestalten die Dienststellen. Eine Kopie erhält der/die Mitarbeiter/-in.

Bedarfe aus Neuentwicklungen Für absehbare Bedarfe aus Neuentwicklungen (z.B. neue Produkte) werden zentral frühzeitig erforderliche Maßnahmen in die Wege geleitet, damit bei Auftreten des individuellen Bedarfs vor Ort bereits entsprechende Bildungsangebote zur Verfügung stehen. Die konkrete individu-elle Ermittlung des Bedarfs bleibt davon unberührt.

3.2 Qualifizierungsbedarfsdeckung

Um die Qualifizierung von Mitarbeiter/-innen individuell zu gestalten und gleichzeitig die Vortei-le eines bundesweiten Bildungssystems mit einem zentralen Bildungsdienstleister zu nutzen, werden Qualifizierungen wie folgt realisiert:

Schritt 1 (Dienststelle - operativer Bereich)

Die Führungskraft prüft, ob der Bedarf durch Maßnahmen im direkten Arbeitsumfeld (z.B. Ar-beitshilfen, virtuelle Lernangebote, Hospitation bei Kollegen, Einsatz von Fachausbilderinnen und Fachausbildern) gedeckt werden kann. Das PE-Team berät und unterstützt nach Bedarf (ggf. in Kooperation mit dem Spezialisten für die Qualifizierung sehbehinderter Mitarbeiter/ -innen beim BA-BI).

Schritt 2 (Dienststelle – PE-Team)

Falls der Bedarf nicht im direkten Arbeitsumfeld gedeckt werden kann, prüft das PE-Team der Dienststelle, ob Bedarf dienststellen-intern (z.B. hausinterner Multiplikatoren-/Trainereinsatz) ggf. in Kooperation mit anderen Dienststellen gedeckt werden kann. Sofern ein Qualifizie-rungsmodul des BA-BI existiert, bildet dies die Grundlage.

Ist eine dienststellen-interne Bedarfsdeckung (auch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten) nicht möglich bzw. zweckmäßig, wird geprüft, ob das BA-BI ein entsprechendes Qualifizie-rungsmodul anbietet oder derzeit entwickelt. Falls ja, wird der Bedarf dem BA-BI gemeldet. Das BA-BI richtet bedarfsorientiert Maßnahmen ein. Falls nein, teilen die Agenturen den Be-darf der Regionaldirektion mit. Besondere Dienststellen leiten die unten beschriebenen Schrit-te in eigener Zuständigkeit ein.

Für Bedarfe der VG der Agenturen ist der Personalbereich der jeweiligen Regionaldirektion, für Obere Führungskräfte der Regionaldirektionen, besonderen Dienststellen und Zentrale der Zentralbereich Personal verantwortlich.

Schritt 3 (Regionaldirektion bzw. PE-Team bes. Dienststellen)

Die jeweilige Regionaldirektion / das PE-Team der bes. DSt. bündelt die Bedarfe. Es wird ge-prüft, ob es sich um einen Einzelbedarf handelt. Falls ja, entscheiden die Beschäftigungs-dienststellen im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel über den Einkauf externer Bildungs-dienstleistungen. Voraussetzung ist, dass das Qualifizierungsziel den aktuellen strategischen Vorgaben (z.B. Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit) entspricht und das BA-BI kein Qualifizie-rungsmodul anbietet. Bei der Bewertung der Angebote steht die wirkungsvolle Qualifikations-vermittlung im Vordergrund.

Falls es sich nach Einschätzung der RD/bes. DSt. nicht um einen Einzelbedarf handelt, wird der Bedarf der Zentrale mitgeteilt.

Schritt 4 (Zentrale)

Die Zentrale leitet erforderliche Maßnahmen zur Bedarfsdeckung in die Wege.

3.3 Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen

Entwicklung

Die Zentrale steuert das Bildungsangebot der BA. Konzepte für Ausbildungs- und Qualifizie-rungsmaßnahmen werden im Regelfall durch das BA-BI im Auftrag der Zentrale entwickelt und entsprechend den aktuellen Bildungsstandards weiterentwickelt. Es wird berücksichtigt, dass die Qualifizierungsangebote grundsätzlich auch allen behinderten Mitarbeiter/-innen zugäng-lich sind (integrative Maßnahmen). Bei besonderen behinderungsspezifischen Bedarfen (z.B. für Sehbehinderte) werden spezielle Lehr- und Lernmittel eingesetzt, ggf. wird ein angepasster Zeitbedarf eingeplant.

Durchführung

Maßnahmen, die auf der Grundlage der Konzepte des BA-BI dienststellenintern realisiert wer-den können, werden von der jeweiligen Dienststelle organisiert. IT-Qualifizierungen für blinde und sehbehinderte Mitarbeiter/-innen werden in der Regel vom BA-BI in speziell ausgestatte-ten Bildungszentren durchgeführt.

Maßnahmen, die nicht in der Dienststelle realisiert werden, führt das BA-BI als zentraler Bil-dungsdienstleister durch. Es werden, soweit möglich, Dozentinnen und Dozenten des BA-BI eingesetzt. Bei weitergehendem Bedarf setzt das BA-BI Mitarbeiter/-innen der Dienststellen, die über fundierte methodisch-didaktische Kenntnisse verfügen (Trainer/-innen), ein. Das BA-BI bietet dazu ab dem III.Quartal 2005 entsprechende Qualifizierungen (einschließlich behin-derungsspezifischer methodisch-didaktischer Kompetenzen) an.

Die Regionaldirektionen und besonderen Dienststellen bilden einen Trainerpool und melden die Trainer/innen dem BA-BI. Das BA-BI

• stellt Informationen zum absehbaren Bedarf zur Verfügung,
• qualifiziert die Trainer/innen und
• organisiert die Maßnahmen nach Bedarf der Dienststellen.

Die Dienststellen haben die Verantwortung, dass notwendige Qualifizierungen, die nicht durch Dozenten/Dozentinnen des BA-BI durchgeführt werden, realisiert werden können. Die Regio-naldirektionen/besonderen Dienststellen steuern die Trainergewinnung nach Information des BA-BI über den voraussichtlichen Trainerbedarf. Das BA-BI organisiert die Maßnahmen.

Die Trainertätigkeit dient in hohem Maße der Personalentwicklung. Damit diese Möglichkeit wirkungsvoll genutzt wird,

• identifizieren die Dienststellen frühzeitig und kontinuierlich förderungswürdige Mitarbei-ter/innen, für die Trainertätigkeiten ein Element ihrer Personalentwicklung darstellen;
• treffen die Regionaldirektionen klare Vereinbarungen mit der jeweiligen Geschäftsfüh-rung über die Bedingungen (z.B. Volumen, Zeithorizont) zum überregionalen Einsatz.

Soweit schwerbehinderte Mitarbeiter/-innen an überregionalen Maßnahmen teilnehmen, ist bei entsprechender Notwendigkeit mit deren/dessen Einvernehmen eine Begleitperson zu stellen. Diese sollte deren/dessen Vertrauen genießen und muss nicht zwingend Mitarbeiter/in der BA sein.

3.4 Praxistransfer

Qualifizierung kann nur wirksam sein, wenn das Gelernte effektiv in der Praxis umgesetzt wird. Es ist Verantwortung der Führungskraft im Rahmen der mitarbeiterorientierten Führung den/die Mitarbeiter/in hierbei zu unterstützen und zu begleiten. Dies beinhaltet auch Maßnah-men, um Qualifikationen bedarfsgerecht den anderen Mitarbeiter/-innen im Arbeitsbereich weiterzugeben.

Nach Realisierung einer Qualifizierung (z.B. IT-gestütztes Lernen, Präsenzveranstaltung) re-flektieren Mitarbeiter/-in und Führungskraft gemeinsam das Erreichen des Qualifizierungsziels. Sie vereinbaren Maßnahmen zur Integration des Gelernten in die tägliche Praxis und ggf. un-terstützende und ergänzende Maßnahmen durch die Führungskraft.

Im Zusammenhang mit dem Aufbau eines Controllings im Personalbereich wird derzeit ein Konzept für ein systematisches Bildungscontrolling entwickelt. Neben der Entwicklung und Durchführung von Bildungsangeboten werden auch die Bedarfsermittlung und der Praxistrans-fer betrachtet. Dafür werden wirkungs- und prozessorientierte Kennzahlen definiert.

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4. Umsetzung

Das beschriebene Verfahren gilt ab sofort auch für BA-Mitarbeiter/-innen in einer Arbeitsge-meinschaft. In Arbeitsgemeinschaften stellen Führungskräfte der BA sicher, dass die Verant-wortlichkeiten zur Qualifizierungsbedarfsermittlung und zum Praxistransfer für die Mitarbeiter/ -innen der BA entsprechend wahrgenommen werden. Detailinformationen zur Gestaltung der Zusammenarbeit mit dem BA-BI (z.B. Arbeitsmittel) werden den Personalbereichen in Kürze zur Verfügung gestellt. Die Abläufe in den Dienststellen gestalten die Dienststellen aus. Die Regionaldirektionen beraten und unterstützen die Agenturen im Rahmen ihrer Steuerungs-funktion und gestalten Abläufe auf RD-Ebene aus.

Der Hauptpersonalrat, die Gleichstellungsbeauftragte und die Hauptschwerbehindertenvertre-tung wurden beteiligt.

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