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HEGA 04/2005, lfd. Nr. 15 - Personalkonzept im Rahmen der Organisationsreform der BA

P22 - 2000/2010/2013/2660/2711/2016/2021

20.04.2005
31.12.2012
nein

Zusammenfassung

Die Organisationsreform sieht Stützpunktbildungen vor, die Regelungen zur Personalmigration erfordern. Für die Gestaltung der notwenigen Personalmaßnahmen werden maßgebliche Ziele, Standards und Verfahrensregelungen festgelegt. Notwendige spezielle Einzelregelungen werden zur gegebenen Zeit in den einzelnen Standortkonzepten getroffen.

Die Organisationsreform sieht Stützpunktbildungen vor, die Regelungen zur Personalmigration erfordern. Nachfolgend sind die für die Gestaltung der notwendigen Personalmaßnahmen maßgeblichen Ziele, Standards und Verfahrensregelungen dargestellt. Notwendige spezielle Einzelregelungen werden zu gegebener Zeit in den einzelnen Standortkonzepten getroffen.

1. Ausgangssituation

Im Rahmen des Restrukturierungsprozesses „BA – die Agentur“ wurden bereits für verschiedene Organisationseinheiten Standortentscheidungen getroffen. Die damit zusammenhängenden organisatorischen Veränderungen in den Dienststellen - insbesondere in den Agenturen - verursachen einen Übergang bestimmter Aufgaben an Stützpunkte. Die in diesem Zusammenhang entstehenden Dienstposten sind neu i.S.d. § 3 Abs. 3 und 4 der Dienstvereinbarung (DV) vom 13.10.2003; d.h. sie sind grundsätzlich neu zu besetzen.

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2. Ziele

Grundlegendes Ziel bei den Dienstpostenbesetzungen ist, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach Besteignung (Art. 33 Abs. 2 GG) anzusetzen. Die Auswahl erfolgt immer auf Basis der Tätigkeits- und Kompetenzprofile (TuK) der zu besetzenden Dienstposten. Personalentwicklerische (siehe 3.) und personalwirtschaftliche Aspekte (siehe 5.) sind dabei zu berücksichtigen.

Darüber hinaus gilt es, ein ausgewogenes Maß zwischen der Auswahl nach Besteignung und dem Dienststellenprinzip (geeignetes Personal der Dienststelle vorrangig zum Ansatz zu bringen) herzustellen (siehe auch 3.6 KuZ-Handlungsleitfaden).

Die Stützpunktbildung erfordert darüber hinaus weitere Ziele:

  • Besonders dann, wenn durch Stützpunktbildungen Aufgaben einer Organisationseinheit auf mehrere Dienststellen/Organisationseinheiten übertragen werden (z.B. PE-Team und Personalservice, Infrastruktur und DITS), ist eine zeitgleiche Personalauswahl in den betroffenen Dienststellen (auch im Tagespendelbereich) sicher zu stellen. Dies gilt unabhängig vom Zeitpunkt der Umsetzung der jeweiligen neuen Organisation. Alle von der Umorganisation betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in das Besetzungsverfahren der neuen Dienstposten der der Dienststelle/neuen Organisationseinheit einzubeziehen. Durch Abstimmung der Zeitfenster der Besetzungen zwischen den betroffenen Dienststellen und frühzeitige Information über vorgenommene Dienstpostenbesetzungen der beteiligten Dienststellen können weit gehende Planungssicherheit hergestellt und damit auch Mehrfachbewerbungen und Doppelbesetzungsverfahren vermieden werden; die jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zeitgleich zu informieren.
  • eine ausreichende Fachlichkeit bei der Aufgabenwahrnehmung und damit die Arbeitsfähigkeit der jeweiligen Dienststelle und/oder der verbleibenden Einheit muss sicher gestellt sein;
  • der Qualifizierungsaufwand soll minimiert werden;
  • notwendige Personalmigration (regional und fachlich) soll möglichst sozialverträglich gestalten werden; eine über den Tagespendelbereich hinausgehende Personalmigration ist grundsätzlich zu vermeiden (siehe 4.).

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3. Standards der Personalbetreuung

Die Betreuung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen von Migrationsprozessen ist Voraussetzung für den Erfolg der organisatorischen Maßnahmen. Sofern regionale Personalmigration erforderlich wird, ist dieser Prozess durch die Personalentwicklung sowie durch eine gezielte und individuelle Mitarbeiterbetreuung bzw. Personalfürsorge intensiv zu begleiten. Daraus ergeben sich für die Geschäftsführungen und Führungskräfte folgende Handlungsschritte:

  • Transparenz ist vor Beginn der Umstrukturierung über den Organisationsentwicklungsprozess und die möglichen Folgen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch eine aktive Informations- und Kommunikationspolitik der zuständigen Fachbereiche und Führungskräfte – auch in Einzelgesprächen – herzustellen;
  • Führen eines anlassbezogenen Mitarbeitergespräches mit Dokumentation (vgl. RdErl. 19/99), dabei u.a. Erfassung der persönlichen beruflichen Vorstellungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter;
  • Durch zeitnahes Feedback der Führungskraft an den/die Mitarbeiter/in über Ergebnis und Begründung der Auswahlentscheidung schnellstmögliche Planungssicherheit gewährleisten;
  • Betreuung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch das für den/die Mitarbeiter/in verantwortliche PE-Team.

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4. Migrationsregelungen

4.1. Vier-Stufen-Konzept

Für die regionale Personalmigration gelten folgende Stufen:

  1. Ansatz am bisherigen Dienstort: Im ersten Schritt ist das von der Strukturmaßnahme betroffene Personal auf Dienstposten am bisherigen Dienstort bzw. Agenturbezirk nach Eignung (siehe Nr. 2 - Ziele) anzusetzen. Dabei sind die möglichen Ansätze in der AA, ARGE und den sonstigen Dienststellen der BA – auch im Rahmen der Stützpunktbildung – am Ort zu berücksichtigen, möglichst – gemessen an der bisherigen Tätigkeit – fachnah.
  2. Ansatz im Tagespendelbereich: Ist ein Ansatz am bisherigen Dienstort/Agenturbezirk aus fachlichen oder sonstigen eignungsbedingten Gründen nicht möglich, sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Dienstposten im Tagespendelbereich ihres Wohnsitzes nach Eignung (siehe Nr. 2 - Ziele) – gemessen an der bisherigen Tätigkeit – möglichst fachnah anzusetzen. Dabei sind die in Betracht kommenden Ansätze in den AA, ARGEn und den sonstigen Dienststellen der BA – auch im Rahmen der Stützpunktbildung – im Tagespendelbereich zu berücksichtigen. Bezirksgrenzen der Regionaldirektionen spielen dabei keine Rolle. Die beteiligten RD stimmen sich ab.
  3. Stützpunktverlagerung: Die BA legt im Rahmen der Reform gezielt Stützpunkte an Standorte, an denen Personalüberhänge bestehen. Zum Bewerberpotential für die Dienstpostenbesetzungen in den Stützpunkten gehören dabei alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Wohnsitz im Tagespendelbereich, die über keinen Daueransatz verfügen und die die formalen Anforderungen der TuK der zu besetzenden Dienstposten erfüllen.
  4. Versetzung: Vorrangig ist immer zu prüfen, ob eine fachliche Migration, ggf. durch flankierende Qualifizierung der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, möglich ist. Ist kein Ansatz zu finden, werden die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über den Tagespendelbereich hinaus versetzt.

Die Definition des Tagespendelbereichs richtet sich nach § 121 SGB III, d.h. für die Bewältigung der einfachen Strecke mit allen öffentlichen Verkehrsmitteln ist grundsätzlich 1 Stunde und 15 Minuten zuzumuten.

4.2. weitere Grundsätze

  • Ab Bekanntgabe des jeweiligen Stützpunktkonzeptes sind die Besetzungen der in der Agentur/Regionaldirektion/Besondere Dienststelle vakant werdenden Dienstposten – möglichst zeitgleich mit den Stützpunkten (siehe oben Nr. 2 Ziele) – vorzunehmen. Die durch den Wegfall der Aufgaben betroffenen und nicht nach Satz 1 (siehe 4.1.) zum Ansatz gebrachten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in alle weiteren Besetzungsverfahren für Dienstposten einzubeziehen, deren formale Anforderungen in den TuKs sie erfüllen. Sofern Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einer überregionalen Versetzung interessiert sind, werden sie über die RD an die für die Stützpunkte zuständige Dienststelle gemeldet.
  • Bei der Dienstpostenbesetzung sind die beurlaubten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu berücksichtigen, deren Rückkehr aus der Beurlaubung in zeitlicher Nähe (innerhalb der nächsten 6 Monate) der Umstellung der Dienststellen liegt. Ebenso sind alle Nachwuchskräfte zu berücksichtigen.
  • Bis zum Zeitpunkt des Personalübergangs bleiben die abgebenden Dienststellen für alle personellen Entscheidungen zuständig.

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5. Personalwirtschaftliche Regelungen

  • Die RD-Bezirke müssen wegen der Enge im Personalhaushalt der BA Personalüberhänge grundsätzlich innerhalb des für die jeweilige Regionaldirektion genehmigten Stellenplanes finanzieren. Unterwertige Ansätze sind deshalb möglichst zu vermeiden. Dies bedeutet insbesondere, dass die Anforderungen der zukünftigen Tätigkeit aus den TuKs den Anforderungen der bisherigen Tätigkeit entsprechen sollen.
  • Im Vordergrund der Überlegungen muss allerdings die sachgerechte Aufgabenerledigung stehen; sie hat im Zweifelsfall Priorität gegenüber dem bewertungsgerechten Ansatz. Benachbarte RD-Bezirke stimmen sich ggf. im Zusammenhang mit Ausgleichen von Personalüberhängen miteinander ab. Im Falle des unterwertigen Ansatzes sind die erforderlichen ku-Vermerke bei der Zentrale zu beantragen. Auf eine Rückernennung von Beamten und eine Herabgruppierung von Angestellten wird verzichtet.
  • Soweit im Zuge von Stützpunktbildungen Aufgaben verlegt werden, gehen die davon betroffenen Stellen für Plankräfte im zeitlichen Zusammenhang mit dem Aufgabenübergang auf den neu gebildeten Stützpunkt über. Soweit das bisher die Aufgabe wahrnehmende Personal nicht zum Stützpunkt versetzt wird (siehe oben Nr. 4 – Migrationsregelungen), kann die betroffene Stelle für Plankräfte längstens für die Dauer von zwei Monaten bei der abgebenden Agentur/Dienststelle verbleiben.

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6. Dienstpostenbesetzungsverfahren

6.1. Zuständigkeiten

Die Personalentscheidungen werden durch die jeweils zuständige Dienststellenleitung auf Basis der Empfehlung der verantwortlichen Führungskraft bzw. der Auswahlkommission getroffen. Zu diesem Zweck erstellt in Abstimmung mit der nächst höheren Führungskraft die jeweils direkt für den zu besetzenden Dienstposten verantwortliche Führungskraft bzw. die Auswahlkommission eine Rangreihe nach Besteignung und schlägt alternative Verwendungsmöglichkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor. Die verantwortliche Führungskraft bzw. die Auswahlkommission erstellt über die Bestenauslese einen Auswahlvermerk nach dem Muster der Anlage 1. Damit ist ein objektiver Dritter (Personalrat, Schwerbehindertenvertretung, GleiB, vorgesetzte Dienststelle im Rahmen der Fachaufsicht) in der Lage, das Besetzungsverfahren aufgabenadäquat nachzuvollziehen.

6.2. Auswahlverfahren für Führungskräfte

Die Besetzung der Dienstposten der Führungskräfte erfolgt im top-down Prinzip. Zunächst wird die oberste Führungsebene ausgewählt, welche bei der Auswahl der nächsten Führungsebene bereits mitwirkt, usw.

Jede Führungsfunktion für die Stützpunkte ist nach den zentral vorgegebenen Standards auszuschreiben. Es werden Auswahlkommissionen gebildet, deren Zusammensetzung sich je nach dem zu besetzenden Dienstposten unterscheidet. Die Auswahlkommission besteht aus mindestens zwei Mitgliedern, wobei der/die direkte Vorgesetzte und die nächst höhere Führungsebene [1] vertreten ist. Liegt die Zuständigkeit für die Personalentscheidung bei der RD oder der Zentrale, ist ein/e Vertreter/in der jeweiligen Dienststelle Mitglied der Auswahlkommission. In Einzelfällen können auch Vertreter/innen der Fachdienste zur Auswahlkommission gehören.

Führungseignung wird insbesondere durch das jeweils anzuwendende halbstandardisierte Interview festgestellt. Dieses halbstandardisierte Interview enthält analog der Interviews im KuZ-Auswahlverfahren sechs Dimensionen. Das Interview ist vom jeweiligen Fachbereich oder der neuen besondere Dienststelle an die jeweilige Zielposition anzupassen und mit der Zentrale abzustimmen.

6.3. Auswahlverfahren ausführende Ebene

Die Dienstposten der ausführenden Ebene sind grundsätzlich mit Bewerberinnen und Bewerbern zu besetzen, die die Anforderungen des jeweiligen TuK erfüllen.

Gibt es mehr geeignete Bewerber/-innen als zu besetzende Dienstposten, wird nach dem unter Nr. 6.1 beschriebenen Verfahren entschieden.

Wenn auch nach Einbeziehung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die von Migration durch andere Stützpunktbildung betroffen sind, Dienstposten unbesetzt sind, erfolgt eine Ausschreibung durch die neue Dienststelle ggf. in mehreren RD-Bezirken.

Ausnahme bilden die Dienstposten, die im jeweiligen Stützpunktkonzept genannt werden. Diese sind nach den zentral vorgegebenen Standards auszuschreiben. In diesen Fällen ist wie unter 6.2 beschrieben eine Auswahlkommission zu bilden. Für die Eignungsfeststellung dieser Positionen sind standardisierte Vorgaben mit der Zentrale festzulegen [2].

6.4. Qualifizierung

Im Zuge des Besetzungsverfahrens ist ein ggf. vorhandener Qualifizierungsbedarf zu erheben. Die Realisierung der daraus abgeleiteten erforderlichen Qualifizierung ist vom PE-Team in der jeweils zukünftigen Dienststelle zeitnah zu organisieren.

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7. Sonstiges

7.1. Gleichstellung

Grundsätzlich gelten die Regelungen des Leitfadens zur Personalmigration bei Reformprozessen, Stand Juli 2004, Geschäftszeichen P21 - 2016A -.

Die Auswahlkommissionen sollen zu gleichen Teilen mit Frauen und Männern besetzt sein. Ist dies aus triftigen Gründen nicht möglich, sind die Gründe aktenkundig zu machen (§ 7 Abs. 3 BGleiG).

Daneben sind auch bei der durch Stützpunktlösungen verursachten unvermeidbaren Migration die für schwerbehinderte Frauen und Männer geltenden besonderen Regelungen zu beachten, die die besondere Fürsorgepflicht gegenüber diesem Personenkreis konkretisieren (vgl. DA 19, 21, 48 im HDA, Abschnitt A 570).

7.2. Beteiligungsrechte

Auf die Informations- und Mitwirkungsrechte der Gleichstellungsbeauftragten nach § 20 BGleiG wird hingewiesen. Insbesondere besteht das Recht, an den Auswahlgesprächen bzw. den Interviews teilzunehmen und die Möglichkeit, die Einschätzung der persönlichen und fachlichen Eignung der Bewerber/-innen darzulegen.

Sofern ein/-e schwer behinderte/-r Bewerber/-in in der Auswahl ist, hat die Schwerbehindertenvertretung bei diesem Besetzungsverfahren grundsätzlich ein Teilnahmerecht an allen Auswahlgesprächen und Interviews. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn der im Bewerberfeld einzig Schwerbehinderte die Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung ablehnt. Das Informationsrecht der Schwerbehindertenvertretung bleibt hiervon unberührt.

Die Beteiligung der GleiB nach §§ 19, 20 BGleiG erfolgt im Rahmen der Mitzeichnung. Weiterhin besteht ggf. das Beteiligungsrecht der Schwerbehindertenvertretung nach § 95 Abs. 2 SGB IX.

Soweit Tätigkeiten/Dienstposten nicht bewertet sind, hat der zuständige Personalrat bei der Dienstpostenübertragung kein Mitbestimmungsrecht. Im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit ist der Personalrat allerdings über den Besetzungsvorgang so zu unterrichten, als läge eine Mitbestimmung nach den §§ 75 Abs. 1 Nr. 2 bzw. 76 Abs. 1 Nr. 3 BPersVG vor. Beanstandet der Personalrat das o.a. Verfahren, entscheidet die vorgesetzte Dienststelle.

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8. Aufhebung

Die mit dieser HE/GA überholten HE/GA/Schreiben, die zu Stützpunktbildungen erstellt wurden, sind mit einem entsprechenden Hinweis zu versehen.

Der Hauptpersonalrat, die Hauptschwerbehindertenvertretung und die Gleichstellungsbeauftragte wurden beteiligt.


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[1] Bei Unklarheiten, wer unter den beiden „vorgesetzten Führungskräften“ zu verstehen ist, ist dies im jeweiligen Standortkonzept spezifisch zu regeln.

[2 ] Das speziell zu verwendende Instrument ist im Einzelfall zu definieren, durch den jeweiligen Fachbereich oder der neuen besondern Dienststelle an die jeweilige Zielposition anzupassen und mit der Zentrale abzustimmen

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