HEGA 03/2008, lfd. Nr. 11 - Förderung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf und der Teilhabe von schwerbehinderten Menschen am Arbeitsleben
POE 1 – 2093 / 2534 / II-5300
20.03.2008
31.12.2013
ja
Zusammenfassung
Telearbeit war und bleibt ein wichtiges Instrument der Bundesagentur für Arbeit, um im Rahmen ihrer demografiesensiblen Personalpolitik die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die Teilhabe von schwerbehinderten Menschen am Arbeitsleben zu fördern und so die Positionierung der BA als wettbewerbsfähige Arbeitgeberin zu unterstützen. Der vorliegende HEGA-Beitrag löst den Beitrag „Einführung alternierender Telearbeit“ aus 12/2006 - 21 ab, deren Gültigkeit bis zum 30.06.2008 beschränkt war.
- 1. Vorbemerkungen
- 2. Definition von Telearbeit
- 3. Voraussetzungen für die Inanspruchnahme
- 4. Vereinbarungen zur alternierenden Telearbeit
- 5. Entscheidung über die Anträge
- 6. Beteiligungsrechte der Gremien in den Dienststellen
- 7. Evaluation
- 8. Beteiligung des Hauptpersonalrates, der Hauptschwerbehindertenvertretung und der Gleichstellungsbeauftragten
- 9. Anlagen
1. Vorbemerkungen
Die vorliegende Handlungsempfehlung/Geschäftsanweisung (HEGA) löst die HEGA „Einführung alternierender Telearbeit“ aus 12/2006 lfd. Nr. 21 ab. Dies ist notwendig, da deren Gültigkeit bis zum 30.06.2008 beschränkt war. Telearbeit war und bleibt aber ein wichtiges Instrument der Bundesagentur für Arbeit, um im Rahmen ihrer demografiesensiblen Personalpolitik die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die Teilhabe von schwerbehinderten Menschen am Arbeitsleben zu fördern und so die Positionierung der BA als wettbewerbsfähige Arbeitgeberin zu unterstützen.
Die BA entspricht mit diesem Angebot den Intentionen des Bundesgleichstellungsgesetzes, das in § 13 Abs. 1 für Beschäftigte mit Familienpflichten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten u.a. auch die Einrichtung von Telearbeitsplätzen vorsieht, dem § 83 Abs. 2 SGB IX sowie der Intention des Teilzeit- und Befristungsgesetzes.
Darüber hinaus war eine Modifizierung der HEGA 12/2006 - Nr. 21 angezeigt, da die bisher bestehenden Einschränkungen für die Inanspruchnahme alternierender Telearbeit im Bereich A2LL entfallen.
Schließlich soll mit dieser HEGA - entsprechend der Festlegungen im 2. Gleichstellungsplan der BA – auch die Evaluation der Arbeitsform Telearbeit angestoßen werden, um Hinweise für deren Fortentwicklung zu erhalten.
2. Definition von Telearbeit
Nach der Definition der Bundesregierung wird unter Telearbeit jede auf Informations- und Telekommunikationstechnik gestützte Tätigkeit verstanden, die ausschließlich oder zeitweise an einem außerhalb der zentralen Betriebsstätte liegenden Arbeitsplatz verrichtet wird. Dieser Arbeitsplatz muss mit der zentralen Betriebsstätte durch elektronische Kommunikationsmittel verbunden sein (aus „Telearbeit – Leitfaden für flexibles Arbeiten in der Praxis“ Hrsg.: Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung u.a. 2001, S. 10). Eine Verbindung über E-Mail und die Nutzung von Textverarbeitungssoftware ist dabei nicht ausreichend. Vielmehr ist bei Telearbeit auch der Zugriff auf die IT-Fachverfahren zu ermöglichen, die auch am regulären Arbeitsplatz im für die jeweilige Aufgabenwahrnehmung erforderlichen Rahmen zur Verfügung stehen.
Mit Hilfe der neuen „Remote-Desktop“-Technik
ist es nun möglich, sich von einem mobilen Arbeitsplatz (MAP) zu seinem Arbeitsplatz-PC in der Dienststelle verbinden zu lassen und weitestgehend alle dort installierten (Fach)Anwendungen zu nutzen (Spezielle Arbeitsplätze wie z.B. Service Center Arbeitsplätze sind z.Z. nicht für die Telearbeit konzipiert und daher nur bedingt als Telearbeitsplatz geeignet.). Damit sind auch Fachverfahren verfügbar, die am MAP bisher nicht lauffähig sind/waren oder aus lizenzrechtlichen Gründen dort nicht installiert wurden. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass bei einigen Verfahren am MAP auch Performanceverbesserungen (z.B. Schnelligkeit) erzielt werden können.
[1] aus „Telearbeit – Leitfaden für flexibles Arbeiten in der Praxis“ Hrsg.: Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung u.a. 2001, S. 10[2] Spezielle Arbeitsplätze wie z.B. Service Center Arbeitsplätze sind z.Z. nicht für die Telearbeit konzipiert und daher nur bedingt als Telearbeitsplatz geeignet.
3. Voraussetzungen für die Inanspruchnahme
Kinderbetreuung und Pflege
Voraussetzung für die Inanspruchnahme der alternierenden Telearbeit ist entweder die Betreuung von Kindern bis zum vollendeten 14. Lebensjahr oder die Pflege von nach ärztlichem Gutachten pflegebedürftigen Angehörigen. Vorab sollte die Möglichkeit, die Arbeit weiterhin ausschließlich in der Dienststelle zu erbringen, geprüft und ausgeschlossen worden sein (z.B. durch weitere Flexibilisierung der Arbeitszeit).
Schwerbehinderte Mitarbeitende
Zur Ermöglichung einer (Weiter-)Beschäftigung bzw. einer Neubeschäftigung bei der BA können auch schwerbehinderte Beschäftigte die alternierende Telearbeit in Anspruch nehmen (siehe auch III.3 der Integrationsvereinbarung – HEGA 03/2006 lfd. Nr. 8), soweit dies technisch umsetzbar ist. Dabei sind Art und Schwere der Behinderungen besonders zu berücksichtigen.
Elternzeit
Im Rahmen des Drei-Phasen-Konzepts der BA (RdErl 64/2001) bietet es sich insbesondere während der Inanspruchnahme der Elternzeit an, elterngeldunschädliche Teilzeitbeschäftigung in Form von alternierender Telearbeit durchzuführen.
Alternierende Telearbeit kann sich ebenso zur Einarbeitung nach bzw. gegen Ende einer längeren Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit (z.B. durch Beurlaubung) als geeignet erweisen.
Dabei können unterschiedliche Beschäftigungsphasen mit sukzessiver Steigerung der Arbeitszeit sowie des in der Dienststelle zu erbringenden Anteils bis zur ganztägigen Rückkehr an den Arbeitsplatz in der Dienststelle vereinbart werden.
Nicht für jede/n Beschäftigte/n stellt die alternierende Telearbeit - auch unter dem Aspekt der Vereinbarkeit von Familie und Beruf - die optimale Arbeitsform dar, weil sie neue Herausforderungen, aber auch Konfliktpotential mit sich bringt (z.B. Akzeptanz der Familienmitglieder von „Arbeitszeit“ zu Hause, Aufteilung der Wohnung, Selbstdisziplin etc.). Die als Anlage 2 beigefügte Checkliste soll als Hilfestellung für eine individuelle, selbstkritische Überprüfung der persönlichen Voraussetzungen und Möglichkeiten dienen. Sie ist der/dem Mitarbeitenden auszuhändigen und verbleibt bei dieser/diesem.
Grundsätzlich lassen sich bei einer Vielzahl von Tätigkeiten bzw. Dienstposten zumindest Anteile finden, die zu Hause erledigt werden können. Diesbezüglich sollten die an alternierender Telearbeit interessierten Beschäftigten mit ihren Vorgesetzten im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit nach einer realisierbaren Lösung suchen. Im Hinblick auf die Kundenorientierung der BA haben jedoch im Zweifel die dienstlichen Belange Priorität.
4. Vereinbarungen zur alternierenden Telearbeit
Für die Inanspruchnahme der alternierenden Telearbeit ist mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Vereinbarung (Mustertext siehe Anlage 1) abzuschließen, die auch ein Kündigungsrecht dieser Arbeitsform einschließt. Auch die Regelungen zur Hard- und Software, zur Kostenerstattung zur Einhaltung des Datenschutzes sowie zur Gewährleistung der IT-Sicherheit sind Bestandteile dieser Vereinbarung. Im Zusammenhang mit den zuletzt genanten Aspekten ist für die Beschäftigten in den ARGEn sicherzustellen, dass für sie mindestens der gleiche Datenschutzstandard gewährleistet wird, der für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Agenturen für Arbeit verbindlich vorgeschrieben ist.
Vereinbarung zur Hard- und Software
Die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter bekommt aus dem Bestand der BA je nach Aufgabe einen Mobilen Arbeitsplatz (MAP) für die Anbindung an das BA-Intranet für die Dauer ihrer/seiner Telearbeit zur Verfügung gestellt. Bei Bedarf können auch Drucker bereitgestellt werden. Nähere Details sind dem Hinweisblatt zur alternierenden Telearbeit unter Punkt II. „Ausstattung von Telearbeitsplätzen“ zu entnehmen.
Kostenerstattung
Es werden die Kosten für die Bereitstellung von Hard- und Software sowie deren Wartung übernommen. Nähere Details sind dem Hinweisblatt zur alternierenden Telearbeit unter Punkt III. „Kostenerstattung“ zu entnehmen.
Auch Kosten für dienstlich veranlasste Telefongespräche von Privatanschlüssen (siehe Rundbrief 71/2003) sowie Kosten für Verbrauchsmaterial wie z.B. Toner und Papier werden auf Nachweis erstattet.
Nicht übernommen werden hingegen anteilige Miet- bzw. Nebenkosten und Kosten für Büromöbel (siehe Anlage 1). Behinderungsbedingte notwendige Ausstattungen sind auf örtlicher Ebene in den Dienststellen zu regeln (ggf. sind die zuständigen Rehabilitations-Träger einschalten).
Die bereitgestellten Arbeitsmittel sind ausschließlich durch die Beschäftigten und für dienstliche Zwecke zu nutzen. Nach Beendigung der Telearbeit sind die bereitgestellten Arbeitsmittel umgehend an die Dienststelle zurückzugeben.
Dreimonatige Erprobungsphase
Zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Aufgabenerledigung, vor allem aber zum Sammeln erster Erfahrungen mit dieser Arbeitsorganisation, ist in der Vereinbarung eine dreimonatige Erprobungsphase enthalten. Innerhalb dieser kann die alternierende Telearbeit sowohl seitens des Dienstherrn bzw. Arbeitsgebers als auch seitens der Beschäftigten mit einer Kündigungsfrist von vier Wochen beendet werden. Im gegenseitigen Einvernehmen kann die Vereinbarung auch mit sofortiger Wirkung gelöst werden.
Der Abschluss der Vereinbarung über die alternierende Telearbeit hat keine Auswirkungen auf das bestehende Arbeits- bzw. Dienstverhältnis, d.h. durch eine Kündigung der Vereinbarung wird lediglich die Arbeitsform der alternierenden Telearbeit beendet.
5. Entscheidung über die Anträge
Dezentrale Entscheidungskompetenz
Die Entscheidungsbefugnis für die Vereinbarung alternierender Telearbeit für Beschäftigte liegt - abweichend von den mit RdErl 39/2001 getroffenen Grundsatzregelungen – bei der/dem Vorsitzenden der Geschäftsführung bzw. bei der Leiterin/dem Leiter der jeweiligen Dienststelle. Für Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter des Internen Service (AA) liegt sie beim jeweils zuständigen Geschäftsführer Interner Service.
Tätigkeit in der Dienststelle
Alternierende Telearbeit sollte jedoch nur genehmigt werden, wenn möglichst 3/5, mindestens aber 1/5 der vereinbarten Arbeitszeit in der Dienststelle geleistet werden.
Richtwertgrenzen
Falls in einem Bereich die Zahl der Interessentinnen und Interessenten zu groß ist, soll im Interesse der Aufgabenerledigung eine Begrenzung erfolgen. Die Auswahl der Mitarbeitenden erfolgt dann unter entsprechender Gewichtung der sozialen und persönlichen Kriterien in der Gesamtschau der bestehenden und neu zu bewilligenden Anträge. Grundsätzlich sollte sich die maximale Zahl der Telearbeitenden in einer Dienststelle an fünf Prozent orientieren. Bei einer erhöhten Nachfrage dieser Arbeitsform sind vorrangig diejenigen zu berücksichtigen, deren persönliche Situation einer besonderen Unterstützung bedarf.
Befristung der Vereinbarung
Die Dauer der Vereinbarungen über alternierende Telearbeit muss sich an den Voraussetzungen der Inanspruchnahme orientieren und ist ggf. zu befristen – etwa unter Berücksichtigung des Alters des zu betreuenden Kindes (vgl. Ziffer 3).
6. Beteiligungsrechte der Gremien in den Dienststellen
Die Mitwirkungsrechte der Gleichstellungsbeauftragten sowie ggf. der Schwerbehindertenvertretung sind zu beachten. Die zuständige Personalvertretung ist nach § 76 Abs. 2 Nr. 10 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) zu beteiligen.
7. Evaluation
Entsprechend der Festlegungen im 2. Gleichstellungsplan der BA sollen die bestehenden Nutzungsmöglichkeiten der alternierenden Telearbeit unter quantitativen und qualitativen Gesichtspunkten ausgewertet werden. Zu diesem Zweck dient der als Anlage 4 beigefügte Erhebungsbogen „Einschätzung Telearbeit“.
Im 1. Teil sind die Erfahrungen aus Sicht der Dienststelle im Zusammenhang mit Telearbeit für den Zeitraum 01.06.2008 bis 31.05.2009 zusammenzufassen, der 2. Teil ist als Selbsteinschätzungsbogen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auszugeben, die an der Telearbeit teilnehmen. Die Beantwortung durch die Beschäftigten ist freiwillig. Es wäre wünschenswert, wenn auch Beschäftigte eine Einschätzung abgeben, die bereits vor dem 01.06.2008 Telearbeit begonnen haben.
Die Bögen aus den Agenturen für Arbeit sind an die jeweilige Regionaldirektion zu senden – Termin: 30.06.2009.
Die Regionaldirektionen übermitteln die gesammelten Unterlagen der Agenturen sowie den Erhebungsbogen für die eigene Dienststelle an die Zentrale (POE 1) zum 15.07.2009. Dieser Termin gilt auch für die besonderen Dienststellen.
8. Beteiligung des Hauptpersonalrates, der Hauptschwerbehindertenvertretung und der Gleichstellungsbeauftragten
Der Hauptpersonalrat, die Hauptschwerbehindertenvertretung und die Gleichstellungsbeauftragte der Zentrale wurden beteiligt.
9. Anlagen
Anlage 1: Vereinbarung über alternierende Telearbeit (Mustertext)
Anlage 2: Checkliste zur alternierenden Telearbeit
Anlage 3: Hinweisblatt zur alternierenden Telearbeit
Anlage 4: Einschätzung zur Telearbeit
weitere Aktenzeichen
1102/1412.5/1562.1/1571/2031.3/2071/2074/1511.48
Bundesagentur für Arbeit