HEGA 02/2008, lfd. Nr. 17 - Einführung des Führungskräfte-Feedbacks in der Bundesagentur für Arbeit

POE 1 – II-5300 / 2016.5

20.02.2008
20.02.2013
ja

Zusammenfassung

Bei einem Führungskräfte-Feedback geben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Organisationseinheit ihrer unmittelbar vorgesetzten Führungskraft freiwillig eine anonyme Rückmeldung (Feedback) zum wahrgenommen Führungsverhalten und zur Zusammenarbeit. Dieses neue Führungsinstrument soll die vertrauens- und respektvolle Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und ihrer Führungskraft sowie die Optimierung der Führungsleistung befördern.

1. Vorbemerkung

Gute Führung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Erreichen geschäftspolitischer Zielsetzungen und zur Förderung der Mitarbeitermotivation. Die Bundesagentur für Arbeit verfolgt daher als ein zentrales Element ihrer Personalentwicklung (PE-Design) die systematische Entwicklung und Förderung der Führungskompetenzen.

In Ergänzung zu anderen Führungsinstrumenten wie z.B. dem Leistungs- und Entwicklungsdialog (LEDi) und der Mitarbeiterbefragung hat der Vorstand beschlossen, als Bestandteil des Reformprozesses ein System zur Rückmeldung des wahrgenommenen Führungsverhaltens und der Zusammenarbeit an die Führungskräfte einzurichten: das Führungskräfte-Feedback.

In der Agentur für Arbeit Neubrandenburg und der Regionaldirektion Nord sowie zuvor im BA-Service-Haus und der Zentrale fanden entsprechende Konzepttests statt. Sie lieferten wertvolle Erkenntnisse zur Ausgestaltung des Führungskräfte-Feedbacks. Auf Grund der positiven Ergebnisse in den Konzepttests wird das Führungskräfte-Feedback nunmehr in allen BA-Dienststellen eingeführt, um in einem längerfristigen Prozess an der Feedback-Kultur zu arbeiten.

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2. Idee und Ziel

Bei einem Führungskräfte-Feedback geben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Organisationseinheit ihrer unmittelbar vorgesetzten Führungskraft freiwillig eine anonyme Rückmeldung (Feedback) zum wahrgenommen Führungsverhalten und zur Zusammenarbeit.

Grundlage für das Führungskräfte-Feedback in der BA sind die aus dem „Leitbild“ abgeleiteten „Grundsätze für Führung und Zusammenarbeit“ mit denen konkret die Erwartungen formuliert wurden, wie Führung und wie Zusammenarbeit in der Bundesagentur für Arbeit gestaltet sein soll.

Das Führungskräfte-Feedback stellt somit einen Abgleich von Erwartungen und Wahrnehmungen zur Führung und Zusammenarbeit dar und soll hierüber einen Dialog anstoßen. Dieser Dialog soll die vertrauens- und respektvolle Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und ihrer Führungskraft und die Optimierung der Führungsleistung befördern.

Das Führungskräfte-Feedback ist – anders als der Leistungs- und Entwicklungsdialog (LEDi) - keine Beurteilung der Führungskraft. Die Rückmeldungen fließen nicht in eine Bewertung ein. Sie werden ausschließlich der einzelnen Führungskraft selbst zur Verfügung gestellt. Für sie ist das Führungskräfte-Feedback somit Ausgangspunkt zur Reflexion des eigenen Führungsverhaltens.

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3. Grundsätzliche Festlegungen

3.1 Personenkreis

Das Führungskräfte-Feedback ist grundsätzlich für alle Führungskräfte vorgesehen – vorausgesetzt sie haben den Dienstposten bereits 3 Monate übertragen erhalten (auf Dauer oder mit dem Ziel des endgültigen Ansatzes).

Die Zuordnung zum Kreis der Führungskräfte erfolgt grundsätzlich in Anlehnung an die Anlagen 1.0 bis 1.11 des TV-BA. Abweichungen bzw. Zweifelsfälle entscheidet der Geschäftsbereich Personal / Organisationsentwicklung der Zentrale.

Führungskräfte erhalten zur Sicherung der Anonymität der beteiligten Beschäftigten nur dann eine individuelle Auswertung der Rückmeldungen ihrer Mitarbeiter/-innen, wenn ihnen wenigstens 4 Beschäftigte ein Feedback gegeben haben. In verschiedenen Bereichen ist dies schon auf Grund der bestehenden Organisationsstrukturen nicht möglich. Für diese Fälle und auf Grund besonderer Strukturen gelten folgende Sonderregelungen:

  1. Da nicht allen Geschäftsführerinnen / Geschäftsführern in den Agenturen für Arbeit stets 4 Mitarbeiter/innen unmittelbar zugeordnet sind, die Geschäftsführungen aber prinzipiell in den Feedbackprozess eingebunden werden sollen, ist dort ein Feedback für die Geschäftsführung durch alle Team- und Bereichsleiter/innen vorgesehen (vgl. Anlage 4). Für Teamleiter/innen bedeutet dies, dass sie sowohl ihrer unmittelbaren Führungskraft als auch der Geschäftsführung ein Feedback geben können.
  2. Die Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter der Ärztlichen Dienste und der Technischen Beratungsdienste in den Agenturen für Arbeit sind einer Geschäftsführerin/einem Geschäftsführer der Agentur zugeordnet, dort liegt aber nicht die Verantwortlichkeit für die fachaufsichtliche Steuerung. Unter Berücksichtigung der Zielsetzung des Führungskräfte-Feedbacks (s. Ziffer 2) ist bei dieser Konstellation ein Feedback an die Geschäftsführerin/ den Geschäftsführer der Agentur nicht sinnvoll, da Wahrnehmung der Führungsaufgabe ganz wesentlich im Kontext der fachlichen Verantwortlichkeit zu sehen ist.Die fachaufsichtliche Steuerung des Ärztlichen Dienstes (ÄD) der Agenturen obliegt den Leiterinnen/n der ÄD-Agenturverbünde. Sie erhalten insofern ihre Rückmeldung von den Mitarbeiter/innen des ÄD in den Agenturen auch wenn diese dienstaufsichtlich einer Geschäftsführerin/einem Geschäftsführer der Agentur zugeordnet sind.Auf der Ebene der Regionaldirektionen liegt die fachaufsichtliche Steuerung der ÄD - Agenturverbünde bei den Leiterinnen/n der ÄD-Regionalverbünde (Steuerungseinheiten im BA- Service-Haus). Sie erhalten deshalb ihre Rückmeldung von den Mitarbeiter/innen des ÄD aller Agenturen für Arbeit, die Sitz eines ÄD-Agenturverbundes im betreffenden ÄD-Regionalverbund sind.Die fachaufsichtliche Steuerung des Psychologischen Dienstes (PD) in den Agenturen obliegt den Leitenden Psychologinnen/Leitenden Psychologen der Steuerungseinheiten im BA-Service-Haus. Die Leitenden Psychologinnen/Leitenden Psychologen erhalten ihr Feedback daher von den Agentur-Psychologinnen/Psychologen (einschließlich der Ersten Psychologinnen/Ersten Psychologen).Die Ersten Psychologinnen/Ersten Psychologen erhalten ihr Feedback von allen Beschäftigten des PD der jeweiligen Agentur für Arbeit (einschließlich der fachlich-organisatorisch zugeordneten Einheiten).Die fachaufsichtliche Steuerung der Technischen Beratungsdienste obliegt dem BA-Service-Haus. Für diesen Bereich sind besondere Wege zu entwickeln, das Thema Führung und Zusammenarbeit zu diskutieren.
  3. Entsprechendes gilt für singuläre Dienstposten und Aufgabenbereichen mit weniger als 4 Beschäftigten (z.B. Fachausbilder/in, Beauftragte für Chancengleichheit am Arbeitsmarkt, Büro der Geschäftsführung, Führungsunterstützung SGB II). Auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieser Bereiche ist Führung und Zusammenarbeit auf andere Weise zu befördern.
  4. Sofern in den besonderen Dienststellen, den Regionaldirektionen und/oder der Zentrale Führungskräften in ihren Organisationsbereichen (z.B. Geschäftsbereiche oder Bereiche) weniger als 4 Mitarbeiter/-innen unmittelbar nachgeordnet sind, ist für diese Führungskräfte – analog zum Verfahren bei den Geschäftsführern/innen der Agenturen für Arbeit – ein Feedback durch alle ihnen nachgeordnete Mitarbeiter/innen mit Führungsfunktionen (also z.B. Bereichs- und Teamleiter/innen) vorgesehen (vgl. Anlage 4).

Die Teilnahme der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Führungskräfte-Feedback ist – soweit es die Abgabe von Rückmeldungen anbelangt (vgl. Ziffer 4.2) – freiwillig. Bedingt durch die Freiwilligkeit der Teilnahme ist auch keine Mindestzeit der Beschäftigung bei der BA Voraussetzung für die Teilnahme.

3.2 Durchführungsintervalle

Das Führungskräfte-Feedback wird jährlich im letzten Jahresdrittel durchgeführt.

Sofern eine Mitarbeiterbefragung wie z.B. "Meine Arbeitswelt erfolgt", soll das Führungskräfte-Feedback integriert werden, um eine Doppelung zu vermeiden.

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4. Das Führungskräfte-Feedback

4.1 Voraussetzungen - inhaltlich

Für die Einführung des Führungskräfte-Feedbacks bedarf es obligatorisch folgender Voraussetzungen (Mindeststandards im Implementierungsprozess):

Mit dem Führungskräfte-Feedback soll ein Dialog zu den Wahrnehmungen und Erwartungen zur Führung und Zusammenarbeit angestoßen werden. Maßstab für den Abgleich sind die aus dem Leitbild der BA abgeleiteten, in den „Grundsätzen für Führung und Zusammenarbeit“ formulierten Erwartungen.

1. Voraussetzung: Leitbild der BA und die Grundsätze für Führung und Zusammenarbeit müssen bekannt und hinsichtlich der Funktion mit den Beschäftigten diskutiert und damit bekannt sein.

Das Führungskräfte-Feedback ist ein Führungsinstrument, welches Teil des Gesamtsystems der BA ist.

2. Voraussetzung: Die Führungsphilosophie der BA muss bekannt und das Führungssystem eingeführt sein.

Im Vorfeld der Einführung eines Führungskräfte-Feedbacks werden – das zeigen Erfahrungen aus anderen Behörden - seitens Mitarbeiter/ -innen Ängste vor negativen Reaktionen der Führungskräfte, aber auch Befürchtungen der Führungskräfte vor Bloßstellungen geäußert. Derartige Einschätzungen beeinflussen Akzeptanz und damit Wirksamkeit des Instruments Führungskräfte-Feedback.

3. Voraussetzung: Verabredungen zum Umgang miteinander und zum Umgang mit den Ergebnissen aus den Rückmeldungen – vor allem im Team.

Hier sind einerseits Themen wie „respektvoller Umgang miteinander“ oder „gegenseitige Wertschätzung“ zu diskutieren. Andererseits sollten aber feste Regeln verabredet werden, wie die Rückmeldeergebnisse im Team bekannt gemacht werden und wie damit umgegangen wird.

4.2 Voraussetzungen – organisatorisch

Ein Führungskräfte-Feedback erhalten grundsätzlich alle Führungskräfte (vgl. Ziffer 3.1). Deren Identifikation erfolgt zentral auf der Grundlage des aktuellen Organisations- und Stellenplans (OGP). Dieser wird ebenfalls genutzt, um die einzelnen Mitarbeiter/innen den jeweiligen Führungskräften zuzuordnen.

Damit die funktionsgerechte Identifikation und Zuordnung sichergestellt ist, bedarf es zum Abgleich der Ergebnisse der zentralen Prüfungen und Festlegungen in den Dienststellen / Internen Services einer Ansprechpartnerin / eines Ansprechpartners.

Diese Ansprechpartnerinnen / Ansprechpartner sind zu den jeweils in der Anlage 5 genannten Terminen an das Zentrum für Kunden- und Mitarbeiterbefragung der BA (ZKM) zu melden (E-Mail:_BA-Service-Haus-ZKM-Kontakt).

4.3 Struktur

Das Führungskräfte-Feedback besteht aus 4 Elementen:

  1. Vorbereitungsphase. Für sie sollte rund ½ Jahr vor dem Feedback eingeplant werden,
  2. Rückmeldungen (Feedback) der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
  3. Selbsteinschätzung der Führungskraft,
  4. Folgeprozess.

Erläuterungen zur inhaltlichen Gestaltung bzw. Hinweise zur Ausgestaltung dieser Elemente finden sich in dem als Anlage 1 beigefügten „Leitfaden: Führungskräfte-Feedback in der Bundesagentur für Arbeit. Information für die Beschäftigten“.

Die Wirksamkeit und Nachhaltigkeit wird von einer adäquaten Vorbereitung, aber insbesondere von der Ausgestaltung des Folgeprozesses abhängen.

Kernelement des Folgeprozesses ist der Dialog zwischen den Mitarbeitern/-innen und der Führungskraft zu den Themen Wahrnehmung der Führungsaufgabe und Gestaltung der Zusammenarbeit.

Zur Moderation des Dialoges besteht für die Führungskraft die Möglichkeit, sich durch eine Moderatorin / einen Moderator unterstützen zu lassen. Im Bedarfsfall ist zur Beschaffung der Moderationsleistung die Personalberaterin / der Personalberater Ansprechpartner/in.

Die Personalberaterin / der Personalberater ist auch Ansprechpartner/ -in wenn es um Maßnahmen geht, welche die Führungskräfte im Ergebnis des Führungskräfte-Feedbacks in Anspruch nehmen möchten. Zu den Möglichkeiten könnten z.B. Coaching, Qualifizierung, Supervision etc. gehören.

Zu diesen Maßnahmen gehört auch ein fakultatives Qualifizierungsangebot für Führungskräfte, das im Kontext des Führungskräfte-Feedbacks eingerichtet wird (vgl. Anlage 6). Im Zentrum dieser Maßnahme steht der Umgang mit Feedbackprozessen im Führungsalltag. Eine solche Maßnahme kann im Bedarfsfall auch als Vorbereitung auf den Feedbackprozess hilfreich sein.

4.4 Ablauf

Zu Beginn der Phase „Rückmeldungen (Feedback) der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“ erhalten alle Beschäftigten der Dienststelle die Zugangsmöglichkeit zu dem IT-gestützt zur Verfügung gestellten Rückmeldebogen.

Die Führungskräfte erhalten zum gleichen Zeitpunkt die Zugangsmöglichkeit zu dem ebenfalls IT-gestützt bereitstehenden Selbsteinschätzungsbogen.

In beiden Fällen ist die Zugriffsmöglichkeit auf 2 Arbeitswochen beschränkt. Beschäftigte, die während dieses Zeitraums nicht im Dienst sind, können keine Rückmeldung abgeben bzw. keine Selbsteinschätzung vornehmen.

Die Auswertung der jeweiligen Bögen führt das Zentrum für Kunden- und Mitarbeiterbefragung der BA durch. Sie erfolgt

  1. pro Team und Führungskraft und wird der jeweiligen Führungskraft – und nur dieser - zur Verfügung gestellt,
  2. als Gesamtauswertung für die einzelne Dienststelle, wobei eine Differenzierung nach Teams oder Bereichen nicht zulässig ist. Die Gesamtauswertung wird der Geschäftführung sowie den Führungskräften zur Einordnung der eigenen Führungsleistung und zur Selbstreflexion zur Verfügung gestellt.

Die Auswertungen sind die Grundlage für den dialogbasierten Folgeprozess. Sie dienen aber nicht dazu, um Führungsleistung zu messen. Dafür sind sie nicht geeignet.

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5. Einführungszeitraum, Einführungstranchen und Evaluation

Das Führungskräfte-Feedback ist bis zum Ende des Jahres 2008 erstmalig in allen Dienststellen durchzuführen.

Die Durchführung erfolgt in Tranchen. Die Zuordnung der Dienststellen zu den Tranchen sowie die konkreten Zeitverläufe sind der Anlage 5 zu entnehmen.

Im Anschluss an die Durchführung des Führungskräfte-Feedbacks in allen Dienststellen wird eine Evaluation zum Instrument selbst durchgeführt. Dabei soll u.a. die Handhabbarkeit sowie die Einschätzung des Nutzens dieses Instruments untersucht werden.

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6. Information und Kommunikation

Das Führungskräfte-Feedback ist durch intensive Kommunikation zu begleiten, um bei Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern und Führungskräften die erforderliche Akzeptanz und Transparenz zu schaffen sowie die Zielsetzung zu verdeutlichen.

In der Vorbereitungsphase (vgl. Ziffer 4.3) des Führungskräfte-Feedbacks sollte daher in den Dienststellen mindestens jeweils eine Informationsveranstaltung mit allen Führungskräften und zeitlich nachgelagert eine Informationsveranstaltung in den einzelnen Teams explizit zum Thema Führung und Zusammenarbeit / Führungskräfte-Feedback stattfinden.

Zu diesem Zweck stehen zur Verfügung

  1. der „Leitfaden Führungskräfte-Feedback in der Bundesagentur für Arbeit. Information für die Beschäftigten“ (Anlage 1) sowie
  2. „Führungskräfte-Feedback in der Bundesagentur für Arbeit. Eine Präsentation“ (Anlage 2).
  3. „Führungskräfte-Feedback in der Bundesagentur für Arbeit. Informationen für einen Workshop mit Führungskräften“ (Anlage 3).

Der Leitfaden ist jeder Mitarbeiterin bzw. jedem Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen.

Kernelement des Folgeprozesses (vgl. Ziffer 4.3) ist der Dialog zwischen der Führungskraft und den Mitarbeitern/innen zum Führungsverhalten und zur Gestaltung der Zusammenarbeit.

Damit das Führungskräfte-Feedback die Führungsleistung und die Zusammenarbeit im Team beeinflussen kann, ist es von zentraler Bedeutung, dass dieser Dialog nicht nur (einmalig) geführt, sondern verstetigt wird.

Sofern eine Führungskraft keine individuelle Auswertung der Rückmeldungen aus dem Team erhält (vgl. Ziffer 3.1 sowie Ziffer 4 des Leitfadens [Anlage 1]) sollte gleichwohl von der Führungskraft innerhalb ihrer Organisationseinheit die Diskussion zum Thema Führung und Zusammenarbeit angestoßen werden.

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7. BA-Beschäftigte im Rechtskreis SGB II

BA-Beschäftigte in Agenturen für Arbeit mit getrennter Aufgabewahrnehmung werden analog der Mitarbeiter/-innen im Rechtskreis SGB III in den Prozess des Führungskräfte-Feedbacks eingebunden.

Dies gilt zunächst nicht für die in den ARGEn tätigen BA-Mitarbeiterinnen bzw. BA-Mitarbeiter, bedingt durch die in den einzelnen ARGEn höchst unterschiedlichen Personal- und Organisationsstrukturen sowie den Umstand, dass die Führungskräfte zu einem nicht geringen Teil keine BA-Beschäftigten sind.

Zur Bereitstellung des Angebots eines Führungskräfte-Feedbacks in den bzw. für die ARGEn werden Pilotierungen vorbereitet.

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8. Beteiligung der Personalvertretung und der Gleichstellungsbeauftragten

Der Hauptpersonalrat und die Gleichstellungsbeauftragte wurden beteiligt.

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9. Anlagen

  • Anlage 1:
    Leitfaden Führungskräfte-Feedback in der Bundesagentur für Arbeit. Information für die Beschäftigten.
  • Anlage 2:
    Führungskräfte-Feedback in der Bundesagentur für Arbeit. Eine Präsentation.
  • Anlage 3:
    Führungskräfte-Feedback in der Bundesagentur für Arbeit. Informationen für einen Workshop mit Führungskräften.
  • Anlage 4:
    Feedback-Bogen für Geschäftsführungen der Agenturen für Arbeit und besondere Führungskräfte.
  • Anlage 5:
    Tranchen für die Ersteinführung des Führungskräfte-Feedbacks.
  • Anlage 6:
    Modulinfo für die Qualifizierungsmaßnahme: Chancen und Nutzen von Feedback für Führungskräfte.

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