Geschäftszeichen: CF 3 - 1491 / 2711 / 4002

Gültig ab: 20.10.2007
Gültig bis: 31.12.2012
Weisungscharakter: ja

Zusammenfassung

SGB III - Es ergeht eine Verstetigung der mit HEGA 09/2004 und 02/2006 implementierten DQM-Organisation, einschließlich der Aufgaben- und Rollenbeschreibungen.

• 1. Ausgangslage
• 3. Organisation DQM in den RD und AA
• 4. Aufgabenbeschreibung Verantwortliche für DQM
• 5. Rollenverteilung
• 6. Sonstiges

1. Ausgangslage

Mit den Handlungsempfehlungen/Geschäftsanweisungen 09/2004 und 02/2006 wurde die Basis für die dauerhafte Fortführung des Datenqualitätsmanagements (DQM) im SGB III in Form einer Beauftragtenorganisation - Verantwortliche für Datenqualitätsmanagement (Verantwortliche für DQM) in den Regionaldirektionen und Arbeitsagenturen - geschaffen und die Linienorganisation im Geschäftsbereich Controlling/Finanzen der Zentrale eingerichtet. Die Zusammenarbeit mit den weiteren Geschäftsbereichen hat sich bewährt. Derzeit sind Verantwortliche für DQM in den Regionaldirektionen (RD) und Arbeitsagenturen (AA) aus den bisherigen GO- und GF-Bereichen benannt. Die Neuorganisation der Internen Services erfordert die Anpassung der Weisungen für die Regionaldirektionen und Arbeitsagenturen unter Berücksichtigung der fachlichen Anforderungen. Für die Zentrale verbleibt es bei der getroffenen organisatorischen Lösung.

Mit HEGA 06/2007 wurde ein (zentrales) Qualitätsmanagement eingerichtet. Aufgabe des Qualitätsmanagements ist u.a. die Abstellung systematischer Mängel und die Behebung von Umsetzungsmängeln durch die jeweils verantwortliche Dienststellenebene. Auftretende Mängel in der Datenqualität werden hiervon mit erfasst.

2. Verantwortliche für Datenqualitätsmanagement

Die Bezeichnung Datenqualitätsverantwortlicher (DQV) ist irreführend und ab sofort nicht mehr zu verwenden. Entsprechend der konkreten Bezeichnung im TV-BA sind die mit dieser Funktion betrauten Mitarbeiter - sie erhalten die Funktionsstufe 1 der Tätigkeitsebene IV - als Verantwortliche für DQM zu bezeichnen.

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3. Organisation DQM in den RD und AA

Verantwortliche für DQM müssen in allen Regionaldirektionen und Arbeitsagenturen vor Ort präsent sein um als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. Die VG der RD benennen mindestens einen Mitarbeiter und einen ständigen Vertreter als Verantwortlichen für DQM. In den Arbeitsagenturen benennen die VG für ihre jeweilige Dienststelle mindestens einen Verantwortlichen für DQM und einen ständigen Vertreter. Die Verantwortlichen für DQM können bei den RD und AA mit GIS-Standort nach Qualifikationsprofil aus dem Geschäftsbereich Interner Services oder dem operativen Bereich SGB III ausgewählt werden. Damit wird dem Umstand der Präsenz des DQM durch fachlich qualifizierte Mitarbeiter in jeder Agentur Rechnung getragen.

Sowohl in den RD’en als auch in den AA üben die Verantwortlichen für DQM diese Funktion neben ihren originären Aufgaben aus. In dem Umfang, in dem sie für diese für die Bundesagentur für Arbeit wichtige Aufgabe gebunden sind, sind sie von ihren sonstigen Tätigkeiten freizustellen. Damit wird das Datenqualitätsmanagement im SGB III verstetigt und unter Berücksichtigung der veränderten Rahmenbedingungen zukunftsfähig fortgeführt.

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4. Aufgabenbeschreibung Verantwortliche für DQM

Verantwortliche für DQM in den AA nehmen folgende Aufgaben wahr:

• Sensibilisierung der Führungskräfte und Mitarbeiter für den Gesamtprozess Datenqualität
• Information aller am Prozess DQ beteiligten Mitarbeiter
• Information zu und Durchführung von Schulungsmaßnahmen
• Ansprechpartner für Fragenstellungen zu Datenqualität im AA-Bezirk
• Initiierung und Koordination von dezentralen Maßnahmen
• Mitarbeit und Koordination von zentral veranlassten Arbeitsaufträgen
• Mitarbeit in zentral veranlassten Arbeitskreisen und Workshops
• Beteiligung an der Weiterentwicklung des Datenqualitätsmanagements
• Koordination und Berichterstattung zu DORA-Auswertungen
• Ergebnisnachhaltung von DQM-Aktionen

Ergänzend zur Aufgabenbeschreibung der Verantwortlichen für DQM der AA gelten für die Funktionsträger in den RD zusätzlich folgende Regelungen:

• Ansprechpartner für Fragenstellungen zu Datenqualität im RD-Bezirk
• Initiierung und Koordination von RD-spezifischen Maßnahmen
• Regelmäßige Berichterstattung zu Ergebnissen des DQM
• Aufzeigen dezentral erkannter Handlungsbedarfe von grundlegender Bedeutung
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des DQM

Die Aufgabenstellung für das zentrale Datenqualitätsmanagement bleibt unverändert:

• Koordination und Steuerung der Gesamtaufgabe Datenqualitätsmangement
• Entwicklung und Konzeption von Präventiv- und Korrekturmaßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität
• Umfassende Pflege und Aktualisierung von Anforderungen DQM über DORA
• Vorgaben zu Ergebnisanalysen und dem Berichtswesen zu DQM für RD und AA
• Durchführung von Analysen und Erstellung von Berichten zum DQM
• Bereitstellung eines (vorgezogenen) Datenqualitätsindex
• Fachliche Unterstützung des Datenqualitätsmanagements in den RD und AA

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5. Rollenverteilung

5.1 Verantwortlicher für DQM in RD/AA

Verantwortliche für DQM sind in der Wahrnehmung ihrer Funktion unabhängig von regionalen, steuernden oder operativen Interessen. Sie initiieren, koordinieren und halten Ergebnisse von Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität nach. Um dies sicherzustellen sind sie berechtigt, Prüfaufträge zu initiieren und zur Zielnachhaltung Ergebnisberichte einzufordern. Weiterhin sind Verantwortliche für DQM verpflichtet, erkannte Risiken an die Geschäftsleitungen der RD/AA zu berichten, wenn möglich verbunden mit konkreten Lösungsvorschlägen.

5.2 Geschäftsführung RD/AA

Die Verantwortlichkeit der Geschäftsführung für die Erreichung geschäftspolitischer Ziele liegt bei den jeweiligen Geschäftsführungen der AA. Dies beinhaltet auch die Verantwortung für valide operative Daten als Grundlage der Steuerungsdaten und für die Zielmessung. Der Stand der Datenqualität ist somit ein Indiz für die Leistungsfähigkeit der Führung einer Dienststelle. Die Zielvereinbarungen mit den Führungskräften in den AA beinhalten auch Qualitätsziele, in die neben Aspekten der Dienstleistungs- und Prozessqualität auch solche der Datenqualität einfließen. In die den Teamleitern obliegenden Aufgaben fachlicher Führung, die aktuell im Vorstandsbereich Arbeitslosenversicherung definiert und verbindlich festgeschrieben werden, sind auch Prüfaufgaben zur Datenqualität integriert. Damit übernimmt der operative Bereich die unmittelbare Verantwortung für die Beseitigung von Defiziten (Umsetzungsverantwortung) und die Herstellung von Datenqualität (Ergebnis-/ Qualitätsverantwortung). Die Verantwortung des Internen Services bezieht sich auf die mängelfreie Verarbeitung und Aufbereitung der in den operativen Systemen gehaltenen Daten für Controlling und Statistik sowie auf die Herstellung von Transparenz zu Mängeln in der Datenqualität, die er im Vollzug seiner Aufgaben festgestellt hat.

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6. Sonstiges

Die getroffenen Regelungen gelten ausschließlich für das SGB III. Weitere ausführliche Informationen zur Philosophie, Organisation und den Ergebnissen des Datenqualitätsmanagements im BA-Intranet unter Controlling/Finanzen > Datenqualitätsmanagement.

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