HEGA 09/08 - 29 - Organigramme/Organisationspläne der Dienststellen der BA im Intranet

POE 6 – 1100/1022/1023/1024/2701.1/II-5010

20.09.2008
20.09.2013
ja

Zusammenfassung

Um einen ausreichenden Überblick aller Nutzer des Intranets der BA über die Organigramme der einzelnen Dienststellen zu gewährleisten, ist eine einheitliche und barrierefreie Darstellung der Organisationspläne im Intranet erforderlich. Die gesetzliche Verpflichtung zur barrierefreien Darstellung aller Internet- und Intranetinhalte der Bundesverwaltung ergibt sich aus dem SGB IX und dem Behindertengleichstellungsgesetz (BGG).

Vorbemerkung

Die derzeit im Intranet angebotenen Organisationspläne bieten durch ihre unterschiedliche Struktur und Form ein uneinheitliches Bild der Aufbauorganisation der Dienststellen.
Das derzeitige Angebot an Organigrammen kann von sehbehinderten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die mit einem Screenreader (JAWS) arbeiten, nicht oder nur unzureichend genutzt werden. Die gesetzliche Verpflichtung zur barrierefreien Darstellung aller Internet- und Intranetinhalte der Bundesverwaltung ergibt sich aus dem SGB IX und dem Behindertengleichstellungsgesetz (BGG).
Um einen ausreichenden Überblick aller Nutzer des Intranets der BA über die Organigramme der einzelnen Dienststellen zu gewährleisten, ist eine einheitliche und barrierefreie Darstellung der Organisationspläne im Intranet erforderlich. Die Organigramme aller Dienststellen sind daher bis zum 01.01.2009 den Hinweisen dieser HEGA entsprechend anzupassen bzw. neu zu erstellen.

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1. Ausgangslage

Durch die unterschiedliche Darstellung der Organisationspläne der Dienststellen der BA im Intranet wird ein schneller und vergleichender Überblick über die Aufbauorganisationen erschwert.

Die bisher eingestellten Organigramme sind nicht barrierefrei und können nicht von allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ausreichend genutzt werden.

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2. Allgemeine Hinweise zur Darstellung von Organigrammen in Intranet

  1. Die Darstellung der Organigramme (Geschäftsführung, Stabsstellen, Führungskräfte, Teams) erfolgt grundsätzlich auf einer Seite; eine Aufteilung auf mehrere Seiten ist lediglich für größere Dienststellen mit mindestens 2 Bereichsleiter/innen unterhalb des Geschäftsführers/der Geschäftsführerin Operativ (GO) zulässig.
  2. Die Einbindung in die Navigation des BA-Intranets erfolgt einheitlich, und zwar für die Regionaldirektionen, Arbeitsagenturen und besonderen Dienststellen unter „Organisation/ Organisationsplan“.
  3. Die Darstellung der Organisationseinheiten im Organigramm enthält als Information die Funktion und den Vor- und Nachnamen der/des verantwortlichen Mitarbeiterin/Mitarbeiters sowie die jeweils aktuelle Telefonnummer.
  4. Aktuelle, barrierefreie Organigramme nach dem beigefügten Muster sind von allen Dienststellen bis zum 01.01.2009 in das Intranet einzustellen, wobei der Dateiname den Namen der Dienststelle enthalten muss.

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3. Inhalt der Organigramme der einzelnen Dienststellen

  1. Im Organisationsplan der Zentrale werden der Vorstand, die/der Vorsitzende und stellvertretende Vorsitzende des Verwaltungsrats und alle Dienstposten der Führungskräfte auf Ebene der Geschäftsbereiche, Bereiche und Teams sowie der Stabsstellen abgebildet.
  2. Die Regionaldirektionen stellen alle Dienstposten der Geschäftsführung, der Bereichsleiter/-innen, Regionalberater/innen, Agenturberater/-innen, Leiter/-innen der Stäbe sowie die Internen Services der RDn (Interne Revision, Statistik).
  3. Die Agenturen für Arbeit nehmen alle Dienstposten bis zur Ebene der Teamleiter/innen sowie die Stabsstellen in das Organigramm auf. Die Agenturen, die ein Service-Center in ihrem Verantwortungsbereich haben, bilden auch dessen Struktur bis auf Teamleiterebene ab. Die Internen Services werden nur in den Organisationsplänen der Agenturen am IS-Sitz dargestellt. Die Dienststellen ohne IS-Sitz verweisen im Organigramm auf den jeweilig zuständigen IS-Standort.
  4. Die Organigramme der besonderen Dienststellen müssen die Geschäftsführung und die Leiter/-innen der Stäbe, der Geschäftsbereiche und Bereiche enthalten.
  5. In allen Dienststellen sind die Gleichstellungsbeauftragte, der Personalrat, die Schwerbehindertenvertretung sowie die Vorsitzenden und Stellvertreter/innen der Verwaltungsausschüsse darzustellen.
  6. Es ist darauf hinzuwirken, dass auch bei den ARGEn die technische Lösung der barrierefreien Darstellung ihrer Aufbauorganisationen aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung zur barrierefreien Darstellung aller Internet- und Intranetinhalte der Bundesverwaltung angewendet wird. Die Agenturen verlinken - soweit vorhanden - aus ihrem Intranetauftritt auf die Organisationspläne der im Agenturbezirk liegenden ARGEn.
  7. Eine weitergehende Differenzierung der Aufbauorganisation sollte aufgrund der Einheitlichkeit nur in separat dargestellten Organigrammen erfolgen. Bereits erstellte Organigramme können bei Erfüllung der aufgeführten Kriterien (und u.a. auch der Barrierefreiheit) weiter genutzt oder entsprechend angepasst werden. Alle Organigrammdateien sind übersichtlich auf einer Webseite dem Nutzer zur Auswahl anzubieten.

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4. Erstellung und Pflege der Organigramme

Für die zeitnahe Zulieferung der zu aktualisierenden personellen Daten der Organigramme trägt der jeweils zuständige Interne Service Personal die Verantwortung. Die Erstellung der Exceldatei und die Pflege obliegt den Webautoren, soweit diese im Büro der Geschäftsführung (BdGF) tätig sind. Andernfalls koordiniert das BdGF diese Aufgabe an die entsprechenden Webautoren der Dienststellen.

Die Organisationspläne sind ausschließlich im Excel-Format und nach dem beigefügten Muster im Intranet anzubieten, da nur mit Excel eine für alle Mitarbeiter/innen barrierefreie Darstellung in einer Datei möglich ist. Eine Anleitung zur Erstellung des barrierefreien Organigramms finden Sie im Anhang. Diese soll dem Nutzer auf der entsprechenden Intranetseite als Dokument oder Link zur Verfügung gestellt werden, da sie auch Benutzerhinweise für die sehbehinderten Mitarbeiter/innen enthält. Um die Ausdrucksmöglichkeit benutzerfreundlich zu gestalten, bietet es sich an, die erstellten Organigramme neben dem Excel-Format darüber hinaus als PDF-Dokument zur Verfügung zu stellen.

Da die Organigramme wichtige Informationen über eine Dienststelle beinhalten, sind Änderungen/Aktualisierungen in der Aufbauorganisation innerhalb eines Monats einzuarbeiten.

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5. Qualitätssicherung

Der Servicebereich 57 Infomanagement des BA-SH überprüft im Rahmen der Qualitätssicherung Vollständigkeit, das barrierefreie Format und die Aktualität anhand des Einstelldatums der in das Intranet eingestellten Organigramme und weist die verantwortlichen Webautoren auf festgestellte Mängel hin.

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Anlage

Veröffentlichung ohne Anlage 1 - Musterorganigramm

Anleitung zum Erstellen einer barrierefreien Darstellung des Organigramms in Excel

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