HEGA 06/07-26 - Professionalisierung von Pressearbeit und Marketing in den Agenturen

POE 6 - 1119 / 1300.1 / 1022 / 1023

20.06.2007
31.12.2015
ja

Zusammenfassung

Diese HEGA beschreibt die Einrichtung der Stabseinheit „Presse und Marketing" in den Agenturen für Arbeit und den Regionaldirektionen.

1. Ziel

Die lokale Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und das lokale Marketing sind nicht mehr optimal organisiert. Die Kommunikationsverantwortlichen in den Agenturen sind zum Teil mit zahlreichen anderen Aufgaben belastet und können sich nicht ausreichend auf die Kernaufgaben Pressearbeit, Marketing und interne Kommunikation konzentrieren. Die Kampagnenfähigkeit der BA leidet. Die Pressearbeit und das Marketing vor Ort haben – zumindest in Teilen – noch nicht den erforderlichen professionellen Standard. Die kleinteilige Struktur ist im Sinne von einheitlichem Auftreten nach außen schwer führbar.

Ziel einer Optimierung der Arbeit ist ein Mindeststandard der Pressearbeit und des Marketings in allen Agenturen. Die BA muss einheitlich nach außen sprechen, kampagnenfähig sein und auch in diesem Bereich als kompetenter Dienstleister wahrgenommen werden. Im Bereich des Marketings gilt es, ein einheitliches Bild nach außen zu garantieren und das Marketing im Sinne von Kundenorientierung und Kundenservice zu professionalisieren.

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2. Einrichtung der Stabseinheit „Presse und Marketing“ in allen Agenturen

In allen 178 Agenturen wird eine Stabseinheit für das Aufgabengebiet Presse und Marketing geschaffen, in der die Tätigkeit der Pressesprecherin / des Pressesprechers ausgeübt wird (das Tätigkeits- und Kompetenzprofil bleibt aufgrund der unveränderten Aufgabenstellung in der gültigen Form bestehen). Für jede Agentur ist die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit durch eine/n zuständige/n Mitarbeiter/in sicherzustellen. Als personelle Ausstattung ist in größeren Agenturen eine ganze Stelle für eine Plankraft (SfP) bzw. auch 2 SfP vorzusehen. Bei kleineren Agenturen ist unter der Bedingung, dass Mitarbeiter/innen eine Teilzeitbeschäftigung wahrnehmen können, eine halbe SfP vorzusehen. Ist dies nicht möglich, wird der Agentur eine ganze SfP zugewiesen (siehe Nr. 5.3).

Die Entscheidung über die Stellenausstattung in den AA trifft die Regionaldirektion im Rahmen des ihr zur Verfügung stehenden Stellenplanes (s. Anlage 1). Die Tätigkeit bzw. der Dienstposten ist der Tätigkeitsebene III (TE III) des TV-BA bzw. der BesGr A 11 des Bewertungskataloges der BA zugeordnet.

Die Stabseinheiten sind direkt dem VG zugeordnet, jedoch nicht Teil des Büros der Geschäftsführung. Der VG stellt sicher, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stabseinheiten auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Vertretungsregelungen für die Stabseinheiten „Presse und Marketing“ werden zwischen benachbarten Agenturbezirken vereinbart, möglichst innerhalb der regionalen Struktur des Internen Services. Auf dieser Ebene sollten auch andere Möglichkeiten der Zusammenarbeit genutzt werden.

Die fachliche Aufsicht über die Stabseinheiten „Presse und Marketing“ in den Agenturen wird den Leiterinnen/Leitern „Presse und Marketing“ der Regionaldirektionen übertragen. Die Dienstaufsicht über die Mitarbeiter/innen der Stabseinheiten „Presse und Marketing“ der Agenturen liegt beim VG.

In den Regionaldirektionen wird die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ebenfalls aus dem Büro der Geschäftsführung herausgelöst und in eine Stabseinheit „Presse und Marketing“ umgewandelt. Um die Führung der Agenturen zu verbessern, werden die Pressestellen der Regionaldirektionen zusätzlich zur bereits vorhandenen Ausstattung mit i.d.R. einer ganzen SfP verstärkt. Die RD decken den Stellenbedarf aus ihrem Stellenplan.

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3. Aufgaben

Die Aufgaben der Stabseinheiten „Presse und Marketing“ in den Agenturen ergeben sich aus dem derzeit gültigen Tätigkeits- und Kompetenzprofil „Pressesprecher/in in der Agentur für Arbeit“:

  • Pressesprecher/-in und Ansprechpartner/-in der Agentur für die Medien
  • Konzeption und Umsetzung von externen Kommunikationsmaßnahmen für die AA
  • Steuerung der internen Kommunikation in der Agentur
  • Verantwortung für die kundenbezogene Außendarstellung der Agentur (Marketing)

Mitarbeiter/innen der Stabseinheit „Presse und Marketing“ beraten die Geschäftsführung der Agenturen in allen Kommunikationsfragen. Das bedeutet, dass die Geschäftsführung sicherzustellen hat, dass die Stabseinheit „Presse und Marketing“ über alle relevanten Entwicklungen in der AA informiert ist, z.B. durch die Teilnahme an Leitungsbesprechungen.

Die Aufgaben sind auf das eigentliche Kerngebiet von Pressearbeit und Marketing zu beschränken. Nicht zu den Aufgaben der Mitarbeiter in der Stabseinheit „Presse und Marketing“ gehören deshalb u.a. das Kundenreaktionsmanagement oder die Zuarbeit für den Verwaltungsausschuss sowie die Arbeitsmarktberichterstattung.

Um über die Entwicklung auf dem regionalen Arbeitsmarkt zu informieren, erhalten die Agenturen zentral den automatisierten Arbeitsmarktreport. Der Pressesprecher formuliert auf dieser Grundlage und nach inhaltlichen Vorgaben der Geschäftsleitung eine entsprechende Presseinformation.

Bei Konflikten über die Wahrnehmung einer bestimmten Aufgabe entscheidet die RD. Diese Aufgaben gelten analog auch für die Stabseinheit „Presse und Marketing“ in den RD.

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4. Personalauswahl und Qualifizierung

Da sich die Tätigkeits- und Kompetenzprofile nicht verändert haben, ist grundsätzlich keine neue Stellenbesetzung erforderlich. Bei sich möglicherweise ergebenden Migrationen sowie bei Neuausschreibungen gilt die HEGA 4/2005 lfd. Nr. 15 analog. Für die Besetzung der Stelle der Pressesprecherin / des Pressesprechers einer Agentur muss mit der Leiterin / dem Leiter „Presse und Marketing“ der Regionaldirektion als fachlich Zuständiger/Zuständigem Einvernehmen hergestellt werden.

Für die Qualifizierung gilt HEGA 5/2005 lfd. Nr. 20.

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5. Personalwirtschaftliche Aspekte

5.1 Verteilung Personalkapazität AA

Der für das Aufgabengebiet „Presse und Marketing“ im jeweiligen Bezirk der Regionaldirektionen maßgebliche Stellenansatz ist auf Grundlage der Größe der Agenturen (gemäß der Tabelle „Kriterien für Funktionsstufen in Agenturen für Arbeit“ - Anlage 2) dimensioniert worden. Für Agenturen der Größenklassen I und II wurde eine halbe Stelle für eine Plankraft berechnet, für die übrigen Agenturen eine ganze Stelle für eine Plankraft. Ist einer Agentur eine ganze Stelle für eine Plankraft zugewiesen worden, so können dieser keine zusätzlichen Aufgaben außerhalb des Kerngebiets von Pressearbeit und Marketing übertragen werden.

Im Rahmen der zur Verfügung stehenden Stellen für Plankräfte entscheiden die Regionaldirektionen über die konkrete Personalausstattung der Agenturen. Jede Agentur ist mit mindestens einer halben Stelle für eine Plankraft auszustatten.

Grundlage für die Entscheidung der Regionaldirektionen sind folgende Kriterien:

  • Größe der Agentur (s. Anlage 2)
  • Medienlandschaft
  • Migrationsfragen

Der Personalbedarf der Agenturen für Arbeit ist grundsätzlich im Rahmen des genehmigten Stellenplanes abzudecken. Überhängige Stellen für Plankräfte sind in den operativen Bereich zu verlegen. Es steht den Regionaldirektionen offen, ggf. agenturübergreifende Verlegungen innerhalb ihres Bezirkes vorzunehmen. Verlegungen zwischen den Regionaldirektionsbezirken durch die Zentrale sind nicht vorgesehen.

5.2 Aufstockung der Stellenansätze in den RD

Um den unterschiedlichen Größen und Bedürfnissen der Regionaldirektionen gerecht zu werden, können diese im Rahmen des jeweiligen RD-Stellenplanes entscheiden, ob die Pressestellen der RD mit einer halben oder einer ganzen Stelle für eine Plankraft verstärkt werden sollen. In der RD NRW kommt je nach Einschätzung der Bedarfssituation vor Ort auch eine Verstärkung um 1,5 Stellen für Plankräfte in Betracht. Jede RD stellt dafür aus dem für ihre Dienststelle verfügbaren Stellenpotenzial, ggf. auch zu Lasten der Agenturen des gesamten RD-Bezirks, die erforderliche Stellenkapazität in der Wertigkeit von mindestens der Tätigkeitsebene IV zur Verfügung. Gegebenenfalls erforderliche Stellenhebungen werden im Rahmen der personalwirtschaftlichen Möglichkeiten zu Lasten des Gesamtstellenplans der BA realisiert.

5.3 Regelungen für AA-Stabseinheiten „Presse und Marketing“ mit einem Bedarf von weniger als einer Stelle für eine Plankraft

Kann durch ein/e Mitarbeiter/in eine Teilzeitbeschäftigung wahrgenommen werden, ist in dieser AA ein Stellenansatz von 0,5 möglich. Hierbei ist die Übertragung einer anderen Tätigkeit neben der Tätigkeit des Pressesprechers nicht möglich. Für ggf. notwendige Migrationen gelten die Regelungen der HEGA 4/2005 lfd. Nr. 15.

In allen anderen Fällen ist eine Vollzeit-Beschäftigungsmöglichkeit zu schaffen. In dieser Fallkonstellation können neben der Tätigkeit des Pressesprechers / der Pressesprecherin andere Aufgaben in der jeweiligen Dienststelle übertragen werden. Dabei ist mindestens 50% der Arbeitszeit im Kernaufgabengebiet von Pressearbeit und Marketing zu erbringen. Die Tätigkeit im Kernaufgabengebiet von Pressearbeit und Marketing hat dabei vor den anderen Tätigkeiten Vorrang.

Eine Vollzeit-Beschäftigungsmöglichkeit kann im begründeten Einzelfall auch geschaffen werden, indem der Pressesprecher / die Pressesprecherin mit seiner / ihrer Einwilligung die Aufgaben der Pressearbeit und des Marketings jeweils zu 50% in zwei Agenturen wahrnimmt. Dabei wird nicht beiden Agenturen jeweils eine halbe Stelle für eine Plankraft zugewiesen. Stattdessen erhält eine Agentur eine ganze Stelle für eine Plankraft. Diese Agentur ist die Beschäftigungsdienststelle des Pressesprechers / der Pressesprecherin. Im Bemerkungsfeld des OGP ist ein entsprechender Hinweis auf die Zuständigkeit für eine weitere Agentur X aufzunehmen.

Soweit Pressesprecher / Pressesprecherinnen ihre Aufgabe künftig für zwei Agenturen wahrnehmen sollen, sind diesen von der Beschäftigungsdienststelle im Rahmen der Geschäftsverteilung daher im entsprechenden Umfang auch die Aufgaben des Pressesprechers / der Pressesprecherin in der Nachbaragentur zu übertragen. Die Aufgaben werden - soweit erforderlich - in Form von Dienstreisen wahrgenommen. Die Dienstreisen zwischen den beiden Agenturen sollen dabei auf ein erforderliches Mindestmaß beschränkt bleiben. Dabei ist auf angemessene Präsenzzeiten in beiden AA zu achten. Dienstvorgesetzter ist in jedem Fall der VG der Beschäftigungsdienststelle. Diesem obliegt die Dienstaufsicht und die Ordnung des Dienstbetriebes. Maßnahmen, die erheblichen Einfluss auf die Aufgabenerledigung haben (wie z.B. die Genehmigung von Erholungsurlaub), sind jedoch stets im Einvernehmen mit dem VG der vom Pressesprecher / der Pressesprecherin ebenfalls betreuten AA zu treffen.

RD und AA haben durch organisatorische Maßnahmen, z.B. durch die Zusammenarbeit benachbarter AA, dafür zu sorgen, dass immer, auch in den Fällen, in denen die Stabseinheiten „Presse und Marketing“ mit Teilzeitkräften besetzt sind, eine ganztägige Erreichbarkeit gewährleistet wird.

5.4 Stadtgebiet Berlin

Aufgrund der besonderen Situation Berlins (drei Agenturen in einer Stadt) ist hier der Stellenansatz um eine Stelle gekürzt worden, da sich Synergieeffekte ergeben. Die RD kann entscheiden, ob sie die verfügbaren Stellen in der RD oder in den AA verwendet.

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6. Umsetzung

Die Neuorganisation wird zum 01.08.2007 umgesetzt.

Die Regionaldirektionen legen bis zum 15. Juli 2007 der Zentrale, VV 4 und SWA 5, ein fachliches Konzept über die Personalverteilung vor.

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7. Beteiligung der Personalvertretung

Der Hauptpersonalrat wurde beteiligt.

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