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HEGA 09/2005, lfd. Nr. 12 - Flächeneinführung der IT-Anwendung COLIBRI

PP 31 - 7011.4/1500/2668.2

20.09.2005
31.12.2015
ja

Zusammenfassung

Das neue IT-Verfahren COLIBRI steht ab 04.10.2005 in allen Dienststellen zur Verfügung.

IT-Verfahren Computerunterstütztes Leistungsberechnungs- und Informationssystem (COLIBRI); Flächeneinführung

Das neue IT-Verfahren COLIBRI steht ab 04.10.2005 in allen Dienststellen zur Verfügung. Einzelheiten zur Einführung und Nutzung ergeben sich aus den nachfolgenden Punkten.

1. Zielsetzung von COLIBRI

Das neue IT-Verfahren "Computerunterstütztes Leistungsberechnungs- und Informationssystem“ (COLIBRI) der Bundesagentur für Arbeit (BA) ist ein Bearbeitungssystem zur elektronischen Unterstützung bei der Abwicklung der Geschäftsprozesse für die Entgeltersatzleistung Arbeitslosengeld I (einschließlich Arbeitslosengeld bei Weiterbildung und Sonderformen). Darin enthalten ist ein umfangreiches Auskunftsmodul für eine aktenunabhängige Auskunftserteilung für die im Verfahren abgewickelten Leistungsfälle, das die Aufgabenerledigung im Kundenzentrum und Service Center unterstützt. Mit COLIBRI wird das bestehende IT-Verfahren Alg/Alhi-Uhg Zentral abgelöst. Als Folge wird auch das dezentrale IT-Verfahren coLei NT Alg, Alhi, FbW AA für den Bereich Arbeitslosengeld abgelöst (einschließlich coLei-ElBel und coLei-ElNa). Für im derzeitigen Verfahren abgewickelte Leistungsfälle steht das dezentrale IT-Verfahren coLei NT Alg, Alhi, FbW AA für Auskunftszwecke weiter zur Verfügung.

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2. Einführungsstrategie

Das neue IT-Verfahren steht ab 04.10.2005 zur Verfügung. Das derzeitige IT-Verfahren Alg/Alhi-Uhg Zentral kann für Altfälle bis voraussichtlich Ende 2006 parallel zu COLIBRI weiter genutzt werden.

Qualifizierungsmaßnahmen können ab Verfügbarkeit des IT-Verfahrens COLIBRI in den Dienststellen (40. KW) durchgeführt werden. Einzelheiten zur Durchführung der Qualifizierung im Rahmen der Einführung des Verfahrens wurden bereits mit E-Mail-Info-Personal vom 22.07.2005, P22 – 2668.2/…/7011.4 bekannt gegeben. 

Es wird empfohlen, dass spätestens zum Ende des I.Quartals 2006 alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Leistungsbereichen Alg I und in den Auskunftsbereichen/Service-Centern COLIBRI in dem für Sie erforderlichen Umfang nutzen können. Die Nutzung von COLIBRI ist aber erst zulässig, wenn das Personal qualifiziert ist. Dann sind Neubewilligungen nur noch mit dem neuen Verfahren abzuwickeln und das derzeitige IT-Verfahren Alg/Alhi-Uhg Zentral nur noch für Arbeiten an dort bereits vorhandenen Leistungsfällen zu nutzen. 

Es ist unbedingt sicherzustellen, dass schon frühzeitig möglichst viele Leistungsfälle in COLIBRI abgewickelt werden. Dadurch können die umfangreichen COLIBRI-Funktionalitäten genutzt und Mehrarbeit durch eine manuelle Umstellung von Leistungsfällen vermieden werden, wenn das derzeitige Verfahren nicht mehr zur Verfügung steht.

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3. Funktionalitäten von COLIBRI

Der Aufruf von COLIBRI ist leistungsfallbezogen ausschließlich aus dem IT-Verfahren zPDV über die entsprechende Schaltfläche oder über den Menüpunkt "Verzweigung“ möglich.

COLIBRI besteht aus drei wichtigen Bausteinen:

  • Im Bearbeitungssystem werden alle relevanten Daten erfasst.
  • Im Ergebnis werden die daraus ermittelten Rechenergebnisse detailliert angezeigt und angeordnet.
  • Im Auskunftssystem werden alle Informationen zum Leistungsfall wie Bescheide, Zahlungen und Meldungen zur Sozialversicherungkomfortabel zur Auskunft und zum Ausdruck angeboten.

Zusätzlich wird das jeweilige Bearbeitungsteam in der AA durch einen elektronischen Eingangskorb leistungsfallübergreifend von anstehenden Aufgaben zu gespeicherten Leistungsfällen informiert. Der Aufruf des elektronischen Eingangskorbs erfolgt über ein Symbol auf dem Desktop. Durch Auswahl eines Vorgangs kann vom Eingangskorb zum jeweiligen Leistungsfall verzweigt werden.

Zu solchen Vorgängen gehören vor allem:

  • Maschinell erzeugte Bearbeitungsvorgänge (bisher MPM),
  • Vorgänge zur Ausübung der Anordnungs- und Entscheidungsbefugnis,
  • Vorgänge zur Visa – Prüfung von Anordnungsvorgängen im Zwei-Augen-Prinzip.

Es ist durch die zuständige Organisationseinheit (Team) sicherzustellen, dass mindestens ein Verantwortlicher und ein Vertreter für die Verwaltung dieser Bearbeitungsvorgänge bestimmt werden. Die Bearbeitung dieser Vorgänge ist im Team zu regeln.

Bei den Aufträgen für die Visa-Prüfung ist darüber hinaus darauf zu achten, dass die Vorgänge nur von den Personen geprüft und angeordnet werden, die dafür auch die entsprechenden Befugnisse im Rahmen der geltenden Weisungen haben.

Das IT-Verfahren COLIBRI unterstützt umfangreich die Bewilligung von Arbeitslosengeld I einschließlich der Sonderformen. Nachfolgend sind die hauptsächlichen Leistungsmerkmale aufgelistet:

  • maschinelle Berechnung der Leistungshöhe,
  • vollständige maschinelle Berechnung der Anspruchsdauer,
  • Neuberechnung der Leistung und vollautomatische Abwicklung bei Änderungen (auch rückwirkend) für alle im System hinterlegten Zeiten,
  • Erstellung von Bescheiden und Informationen für den Anspruchsberechtigten, mit der Möglichkeit des Ausdrucks am Arbeitsplatz (einschließlich Zweitschriften),
  • bargeldlose Auszahlung an den Anspruchsberechtigten,
  • Auszahlung von Abschlagszahlungen,
  • Abwicklung der Kranken-, Pflege-, Rentenversicherung (einschließlich privater Versicherung),
  • Auszahlung von Leistungen in Sonderfällen (z. B. Leistungsfortzahlung, Nahtlosigkeit),
  • maschinelle Berechnung des Anrechungsbetrages wegen Nebeneinkommen,
  • maschinelle Verwaltung und Abwicklung von Einbehaltungen, Abzweigungen und Aufrechnungen (Absetzungen),
  • Unterstützung bei der Bearbeitung von Überzahlungen,
  • Beendigung/Unterbrechung (vorläufige Zahlungseinstellung und Weiterzahlung ) der Leistungszahlung,
  • Informationswesen / Dokumentation für die AA (Auskunftssystem),
  • Erstellung von Auswertungen über den Bestand der Leistungsempfänger am Arbeitsplatz (Zahllisten).

In jeder Agentur dürfen drei von der Geschäftsführung bestimmte Personen fachliche Auswertungen zur Gewinnung von Informationen zur Steuerung der Agentur anstoßen. Dabei gibt es nur zentral vorformulierte Abfragen (z.B. gekennzeichnete Fälle mit Inanspruchnahme § 428 SGB III). Diese Abfragen werden in der Nacht nach dem Anstoßen zentral in Nürnberg bearbeitet und stehen am darauf folgenden Arbeitstag diesen drei Personen zur Weiterverarbeitung in EXCEL zur Verfügung.

Unterstützt wird COLIBRI durch die Elektronischen Berechnungsassistenten (ElBa Anwartschaftszeit und ab 2006 ElBa Bemessung), mit denen erforderliche Werte für COLIBRI ermittelt und ggf. nach COLIBRI übertragen werden können.

Zur vollständigen Abdeckung der fachlichen Funktionalität werden eine Vielzahl von Schnittstellen bedient wie zum Beispiel FINAS, Sachbuch (Auszahlung, Buchung, Mittelbewirtschaftung), Meldungen zur Sozialversicherung, Kasse/Forderungseinzug, Controlling, Datenabgleich.

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4. Benutzerautorisierung

Die COLIBRI-Berechtigung ermöglicht die Benutzung des COLIBRI-Dialogs und der Komponente COLIBRI-Leistungsfallübergreifende Funktionen. Sie ist in MODEX unter den Berechtigungen "COLIBRI“ durch den DITS einzutragen. Die Vergabe der Berechtigungsstufe orientiert sich an der Aufgabe des jeweiligen Dienstpostens.

Für die Benutzerautorisierung ist zu beachten, dass vom örtlichen DITS rechtzeitig (spätestens 2 Tage vor der Schulung) die Benutzerrechte für die Schulungskennungen eingerichtet werden. Die Rechte für die Kennungen der Mitarbeiter/-innen für den Produktivbetrieb dürfen frühestens am vorletzten Tag der Qualifizierung eingerichtet werden.

Fälle nach dem Zeugenschutzprogramm und bei Beschäftigung ehemaliger Leistungsempfänger unterliegen einem besonderen Datenschutz. Deren Daten werden nicht angezeigt (COLIBRI öffnet sich nicht), es sei denn, neben der COLIBRI-Berechtigung wurde auch die Berechtigung zur Bearbeitung der Personendaten dieser besonderen Personengruppe in zPDV vergeben. Eine besondere Berechtigung ist in COLIBRI daher nicht vorgesehen.

Folgende Berechtigungsstufen stehen in COLIBRI zur Verfügung:

  • nur lesender Zugriff (einschließlich Drucken)
    -> in MODEX: COLIBRI-Berechtigung "Lesen“,
  • lesender Zugriff plus eingeben und feststellen
    -> in MODEX: COLIBRI-Berechtigung "Feststellen“ ,
  • lesender Zugriff plus eingeben, feststellen und anordnen
    -> in MODEX: COLIBRI-Berechtigung "Anordnen“,
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Service Center ist zusätzlich die COLIBRI-Sonderberechtigung "Mitarbeiter Service Center“ zuzuweisen (agenturübergreifender Zugriff),
  • Die Berechtigung "COLIBRI-Auswertungen-Berechtigung“ darf in den AA nur für drei durch die Geschäftsführung bestimmten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter  für die Berechtigung "Dienststellenbezogene Auswertungen“ zugewiesen werden (Kontrollkästchen "Dienststellenbezogene Auswertungen“ ist aktiviert).
  • Nicht zugewiesen werden dürfen die "COLIBRI-Auswertungen-Berechtigung“ "Zentrale SV-Auswertungen“ und "Bundesweite Suche“ (Kontrollkästchen "Zentrale SV-Auswertungen“ und "Bundesweite Suche“ sind nicht aktiviert). Diese Auswertungen dürfen nur von bestimmten Mitarbeitern der Zentrale bzw. der Hauptkasse angestoßen werden.

Den Schulungskennungen ist generell die Berechtigung "Anordnen“ zuzuweisen.

 

Der Hauptpersonalrat wurde beteiligt.

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