Geschäftszeichen: SP III 3 - 1442.22 / 6801.4 / 6901.4 / 6903.7 / 7011.3 / 7012 / 7014 / 7011.9 / 7016.1 / 7017.2 / 7017.6 / 7018 / 71169 / 71175 / 71175a / 71183 / ...

Gültig ab: 22.11.2010
Gültig bis: 31.12.2015
SGB II: -
SGB III: Weisung

Weitere Geschäftszeichen:

71216a / 71216b / 7160.2 / 7317.12 / 7441 / 7900 / 79103 / 79116

Zusammenfassung

Es werden ergänzende Hinweise für die Arbeitnehmer-Leistungsteams, die Bearbeitungsbüros Arbeitgeber/Träger, das Kundenportal im Rechtskreis SGB III sowie die Stäbe Rechtsangelegenheiten in den Regionaldirektionen zur Einführung eines ERP-Systems gegeben. Die grundsätzlichen Ausführungen wurden mit HEGA 10/10 - 10 veröffentlicht.

• 1. Ausgangssituation
• 2. Auftrag und Absicht der übergeordneten Führungsebene
• 3. Eigene Entscheidung und Absicht
• 4. Einzelaufträge
• 5. Koordination
• 6. Haushalt
• 7. Beteiligung
• Anlagen

1. Ausgangssituation

Die Bundesagentur für Arbeit hat sich entschieden, die bestehenden Rechnungswesenverfahren auf Basis der FINAS/Sachbuch-Umgebung abzulösen und durch eine stichtagsbezogene Einführung des Verfahrens SAP zu ersetzen. Zur Abmilderung der Risiken einer Stichtagsumstellung wurde das ERP-System durch einen sukzessiven Vorabeinsatz produktiv gesetzt. Die Vorabproduktivsetzung des ERP-Systems begann am 20.07.2010 mit der Verarbeitung der Massenzahlungen aus dem IT-Verfahren COLIBRI, ohne dass die Anwender durch die geänderten Abläufe direkt betroffen waren.

Zum Jahreswechsel 2010/2011 erfolgt die Anbindung des ERP-Systems an alle Leistungsverfahren in den Agenturen jedoch mit unterschiedlichen Auswirkungen in den Verfahrensabläufen. HEGA 10/10 - 10 regelt die organisatorischen und fachlichen Rahmenbedingungen der Einführung eines Einheitlichen Ressourcenplanungssystems (ERP-Systems) im Bereich Finanzen einschließlich Kostenrechnung.

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2. Auftrag und Absicht der übergeordneten Führungsebene

entfällt

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3. Eigene Entscheidung und Absicht

3.1 Allgemeine Hinweise

Durch den Wegfall der bisherigen Finanzanwendungen FINAS-HB, KF, FE, ZK, KW, Sachbuch und FINAS-FA (einschließlich weiterer kleinerer Finanzverfahren) zum 01.01.2011 müssen künftig alle Aufgaben, die bisher in den FINAS-Anwendungen durchgeführt wurden, mit dem ERP-System ausgeführt werden.
Dadurch ergeben sich zum Teil Verfahrensänderungen im Kundenportal, den Arbeitnehmer-Leistungsteams, den Bearbeitungsbüros Arbeitgeber/Träger und den Stäben Rechtsangelegenheiten der Regionaldirektionen.

Die Einzelheiten sind den Anlagen 1 bis 11 zu entnehmen.

Die Ausführungen in den Anlagen ergänzen die wichtigsten Verfahrensänderungen aufgrund der ERP-Einführung. Sie haben nicht den Anspruch die Vorgänge detailliert im Sinne von Schulungsunterlagen oder Anwenderhandbüchern zu schildern. Letztere werden von ERP im Intranet bereit gestellt und einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterzogen.

Wegen der Umstellung auf das ERP-System wird nach derzeitigen Planungen das Dialogende für Bearbeitungen in COLIBRI auf den 29.12.2010, 18:00 Uhr, vorgezogen. Das bedeutet, dass nach dem Dialogende am 29.12.2010 bis 03.01.2011 Dialogbeginn auf COLIBRI nicht schreibend zugegriffen werden kann. Im Lesemodus steht COLIBRI zur Verfügung.
Für den 30.12.2010 sowie am 03.01.2011 bis 12.00 Uhr sind keine Termine für den Antragsservice zu buchen.
Die genauen Termine des Dialogendes bzw. des Dialogbeginns in 2011 werden auf der Intranetseite „Interner Service  > Informationstechnik  > UHD  > IT-Verfügbarkeit  > Betriebseinschränkungen“ veröffentlicht, sobald diese feststehen.

3.2 Kundenportal

Die modifizierten Gesprächsleitfäden/Arbeitshilfen werden im Intranet mit dem Stand 22.11.2010 als Entwürfe (und bis zum 03.01.2011 in endgültiger Fassung) veröffentlicht. Die Veränderungen sind der Aktualisierungs-/Änderungshistorie zu entnehmen.

3.3 Geschäftsprozesse

Die betroffenen Geschäftsprozesse werden mit dem kommenden Release 2010/XII am 20.12.2010 aktualisiert.

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4. Einzelaufträge

Die Agenturen für Arbeit

• beobachten die genauen Termine des Dialogendes bzw. des Dialogbeginns in 2011 auf der Intranetseite der Betriebseinschränkungen und passen ggf. die vereinbarten Termine/Terminvergabemöglichkeiten entsprechend an.
• sind über die geänderten Verfahrensabläufe informiert und verfahren wie in den Anlagen beschrieben.
• gewährleisten die Umsetzung der modifizierten Gesprächsleitfäden/Arbeitshilfen für die Eingangszonen zum 03.01.2011.
• beachten den Termin 30.11.2010 aus Anlage 6.

Die Service Center

• gewährleisten im Rechtskreis SGB III die Umsetzung der modifizierten Gesprächsleitfäden zum 03.01.2011.

Die Regionaldirektionen

• stellen im Rahmen Ihrer Fachaufsicht sicher, dass die Agenturen für Arbeit die geänderten Verfahrensabläufe kennen und entsprechend verfahren.

Die Stäbe Rechtsangelegenheiten der Regionaldirektionen

• sind über die geänderten Verfahrensabläufe Ihrer Aufgabengebiete (z. B. Regress, Arbeitnehmerüberlassung) informiert und verfahren wie in den Anlagen beschrieben.

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5. Koordination

entfällt

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6. Haushalt

entfällt

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7. Beteiligung

Der Hauptpersonalrat wurde beteiligt. 

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Anlagen

1. Hinweise im Zusammenhang mit COLIBRI und Alg-Sachbearbeitung
2. Hinweise zur Nutzung von BK-Vorlagen
3. Hinweise im Zusammenhang mit Änderungen in DelFi
4. Hinweise im Zusammenhang mit den IT-Anwendungen coLeiPC BAB/Reha/EGS, coLeiNT, DV BAB/Reha, DV WK und elNa2
5. Hinweise für das Kundenportal
6. Hinweise im Zusammenhang mit Zerberus, coLei PC Insg und coLei PC AtG
7. Hinweise im Zusammenhang mit coLei PC Saison-Kug
8. Hinweise im Zusammenhang mit coLei PC OWi
9. Hinweise zum  Thema Vermittlungsgebühren nach der Gebührenanordnung nach § 44 SGB III - Nutzung von BK-Vorlagen
10. Hinweise im Zusammenhang mit dem IT-Fachverfahren VerA für die Sachgebiete Arbeitnehmerüberlassung in den Stäben Rechtsangelegenheiten
11. Hinweise zum Themengebiet Regress nach § 116 SGB X

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