Geschäftszeichen: SP III 31 - 7014.6 / 7011.9 / 7011.3 / 6801.4 / 6901.4 / 5530.2 / 2668 / 3832 / 3313

Gültig ab: 20.06.2011
Gültig bis: 19.06.2012
SGB II: -
SGB III: Weisung

Zusammenfassung

Nach der Modell-Erprobung soll die Gewährung der Weiterbildungskosten in das IT-Verfahren COLIBRI integriert und der komplexe Verbund an Altverfahren (BK-Text, coLeiNT, DV WK zentral und ElNa2) für diesen Aufgabenbereich abgelöst werden.

• 1. Ausgangssituation
• 2. Auftrag und Absicht der übergeordneten Führungsebene
• 3. Eigene Absicht
• 4. Einzelaufträge
• 5. Koordination
• 6. Haushalt
• 7. Beteiligung

1. Ausgangssituation

Die Bearbeitung und Anweisung der WK-Leistungen erfolgt aktuell in einem Verbund von mehreren Altverfahren. Dies verursacht einen unnötigen Aufwand und lässt nur eine eingeschränkte IT-Unterstützung der Anwender vor Ort zu. Mit Abschluss des Projekts ConDoR-WK (Computerunterstütztes Leistungsberechnungs- und Dateninformationssystem für BAB, Reha und Weiterbildungskosten) werden in das IT-Verfahren COLIBRI alle bisher über das IT-Verfahren DV WK gewährten Weiterbildungskosten integriert (Anlage 1 der Arbeitsanleitung WK).

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2. Auftrag und Absicht der übergeordneten Führungsebene

Entfällt.

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3. Eigene Absicht

Die Modellerprobung findet ab 15. August 2011 in der AA Potsdam und den dazugehörigen Service Centern im Lastausgleichsverbund Berlin-Brandenburg statt. Unter Berücksichtigung der dabei gewonnenen Erkenntnisse ist bei einem erfolgreichen Verlauf die Flächeneinführung für die Bearbeitung von Neufällen zur P13 (12. Dezember 2011) vorgesehen.

3.1 Organisatorische Regelungen

Durch die Einführung ergeben sich keine aufbauorganisatorischen Änderungen.
Die Abläufe orientieren sich in vollem Umfang an der Handhabung bei COLIBRI.

3.2 Kundenportal

Die modifizierten Gesprächsleitfäden/Arbeitshilfen für die Kundenanliegen aus dem Agenturbezirk Potsdam werden im Intranet mit dem Stand 20.06.2011 als Entwurf veröffentlicht. Die Veränderungen sind der Aktualisierungs-/Änderungshistorie zu entnehmen.

3.3 Benutzerberechtigungskonzept

Der Personenkreis zu dessen Aufgaben die Bearbeitung der Weiterbildungskosten zählt ist identisch mit dem Personenkreis für die Bearbeitung von Arbeitslosengeld. Das Berechtigtenkonzept COLIBRI gilt somit gemeinsam für die Aufgabenbereiche Arbeitslosengeld und Weiterbildungskosten.

3.4 Support

Während der Modell-Erprobung erfolgt die fachliche Unterstützung über das Funktionspostfach _BA-IT-Systemhaus-SEP22-COLIBRI-Betreuung.

3.5 DORA-Auswertungen

Auswertungen sind voraussichtlich erst zur Flächeneinführung möglich.

3.6 Einführungs- und Übergangskonzept

Die Struktur der erfassten Daten der Altverfahren weicht gegenüber COLIBRI ab, so dass eine Migration der Altfälle technisch nicht realisierbar ist.

Mit Beginn der Modell-Erprobung sind alle Neufälle über das IT-Verfahren COLIBRI zu bearbeiten. Bestandsfälle sind zur Gewinnung von Erkenntnissen zur Praktikabilität und zum Umstellungsaufwand dann umzustellen, wenn bei anstehenden Bearbeitungen mit in der Zukunft liegenden Zeiträumen (z.B. neue Bewilligung von weiteren Abschnitten, Fahrkostenänderungen usw.) der Altfall beendet und die neue Anweisung in COLIBRI vorgenommen werden kann. Dabei ist zu beachten, dass COLIBRI bei der Berechnung die im Altverfahren bewilligten/gezahlten Leistungen nicht berücksichtigen kann. Notwendige Berichtigungen (z.B. bei Begrenzung der Fahrkosten auf die Kosten der Unterkunft und Verpflegung) müssen manuell berücksichtigt werden.

Sollte zur Modellerprobung vor dem Hintergrund der Anbindung von COLIBRI an ERP keine IT-gestützte Mittelbindungsfunktion zur Verfügung stehen, müssen Bindungen zum Zeitpunkt der Bewilligung unmittelbar in ERP erfasst werden. Der spätere Abbau dieser Bindungen durch die Zahlungen ist sicher zu stellen

3.7 Qualifizierung

3.7.1 Qualifizierung im Rahmen der Modellerprobung

Die Qualifizierung der Fachbetreuer/innen COLIBRI ist zum Zeitpunkt der Systembereitstellung in der Modellagentur Potsdam im Zeitraum vom 15.08. – 19.08.2011 durch das Projekt vorgesehen (netto 2 Tage). Die Qualifizierung der Anwender/innen aus dem Bearbeitungsbüro Arbeitnehmerleistung erfolgt im Anschluss durch die Fachbetreuer/innen im Rahmen einer zweitägigen Präsenzveranstaltung.

Sofern sehgeschädigte Beschäftigte betroffen sind, erfolgt die Qualifizierung im Teamteaching aus Fachbetreuer/in und einer Ersten Fachkraft für die Qualifizierung sehgeschädigter Menschen in einem speziell ausgestatteten Schulungsraum für Sehgeschädigte.

Für Mitarbeiter/innen im Kundenportal wird rechtzeitig ein Web-Based-Training auf der BA-Lernwelt zur Verfügung gestellt. Als Äquivalent wird für sehgeschädigte Mitarbeiter/innen im Kundenportal ein Hörbuch auf der BA-Lernwelt bereitgestellt.

Die Qualifizierungsmaßnahmen werden im Rahmen der Pilotierung vor dem Hintergrund einer möglichen Flächeneinführung durch die Führungsakademie der BA begleitet.

3.7.2 Vorbereitende Tätigkeiten zur Qualifizierung im Rahmen einer möglichen Flächeneinführung

• Qualifizierung von Stammtrainer/innen
  Um den Dienststellen eine frühzeitige Rekrutierung von Stammtrainer/innen zu ermöglichen, wird vorbehaltlich der Entscheidung für eine Flächeneinführung folgendes festgelegt:
  Die Stammtrainer/innen müssen über
  • Erfahrung mit dem IT-Verfahren COLIBRI und
  • Kenntnisse in der Bearbeitung von Weiterbildungskosten während Arbeitslosengeldbezug verfügen.

  Die zentrale Qualifizierung der Stammtrainer/innen ist vom 05.09. – 09.09.2011 im Rahmen einer viertägigen Präsenzmaßnahme in Nürnberg geplant.

• Ermittlung des Mengengerüsts der Anwender/innen
  Im Rahmen der Flächeneinführung ist die Abfrage des Schulungsumfangs (u.a. wegen benötigter IT-Schulungsräume und einzuplanender Anwenderqualifizierungen) und die Nachhaltung des kontinuierlichen Umsetzungsfortschritts der Qualifizierung im Rahmen der Multiprojektsteuerung (MPS) vorgesehen.

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4. Einzelaufträge

Die Regionaldirektionen

• wählen für ihren Bezirk zwei geeignete Stammtrainer/innen aus und melden diese per E-Mail bis 22.08.2011 an das Postfach _BA-Führungsakademie-DzB-Bildungskoordination.
• buchen die Stammtrainer/innen in LGV (Maßnahme-Nr. 48961/2011) ein.
• schätzen den voraussichtlichen Schulungsumfang und planen entsprechend räumliche Ressourcen für den Zeitraum der voraussichtlichen Flächeneinführung ein.

Die Modellagentur Potsdam

• bearbeitet mit Beginn der Modell-Erprobung alle Neufälle über das IT-Verfahren COLIBRI.
• berichtet – unter Einbeziehung der Erfahrungen der Service Center Berlin, Cottbus und Eberswalde - der Zentrale, Team SPIII31 (_BA-Zentrale-SP-III-31) und nachrichtlich an RD BB (_BA-Berlin-Brandenburg-BereichLeistungen) ab 12.09.2011 monatlich bis 09.12.2011über Ihre Erkenntnisse mit der Modellerprobung.
• gewährleistet die Umsetzung der modifizierten Gesprächsleitfäden/Arbeitshilfen für die Eingangszonen zum 22.08.2011.

Der Interne Service Potsdam

• terminiert und koordiniert die Fachbetreuer/innen und Anwender/innen- qualifizierungen für die Modellagentur und
• arbeitet im Rahmender Planung und Durchführung der Qualifizierung eng mit dem Projekt Con-DoR-WK zusammen.

Die Service Center im Lastausgleichsverbund Berlin-Brandenburg

• gewährleisten die Umsetzung der modifizierten Gesprächsleitfäden zum 22.08.2011.

Die Führungsakademie der BA

• stellt das Web-Based-Training und das Hörbuch auf der BA-Lernwelt spätestens zum 18.07.2011 zur Verfügung,
• richtet in LGV die Stammtrainerqualifizierung ein,
• begleitet die Qualifizierung im Rahmen der Modellerprobung in Potsdam und
• bietet bei Bedarf Maßnahmen für die methodische und didaktische Qualifizierung der Stammtrainerinnen und Stammtrainer an.

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5. Koordination

entfällt

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6. Haushalt

entfällt

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7. Beteiligung

Der Hauptpersonalrat und die Hauptschwerbehindertenvertretung wurden beteiligt.

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