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HEGA 08/09 - 14 - Europäischer Sozialfonds (ESF) – Förderperiode 2007-2013 - Verwaltungsprüfungen und Vor-Ort-Kontrollen

SP III 22 – 5566.1 / 7332

20.08.2009
31.08.2014
ja

Zusammenfassung

Die Regelungen zur Durchführung von Verwaltungskontrollen während der ESF-Förderperiode 2007-2013 werden konkretisiert. Zur Umsetzung der ESF-Richtlinie vom 18.12.2008 i. d. F. v. 10.03.2009 erfolgt aus gegebenem Anlass ein Hinweis zur einheitlichen Rechtsanwendung.

Vorgang: HEGA 11/2008-22, E-Mail-Info vom 29.12.2008, E-Mail-Info vom 25.03.2009

Berichtspflichten:

  • zum 02.11.2009 für die Agenturen für Arbeit an die Regionaldirektionen
  • zum 16.11.2009 für die Regionaldirektionen an die Zentrale und  
  • regelmäßig ab 2010 (s. Punkt 4)

1. Ausgangssituation

Im Rahmen der ESF-Förderperiode 2007 – 2013 ergeben sich neue Anforderungen an die Verwaltungsprüfungen und Vor-Ort-Kontrollen durch die Agenturen für Arbeit.

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2. Auftrag und Absicht der übergeordneten Führungsebene

Im Vergleich zur abgelaufenen Förderperiode wird den Verwaltungskontrollen durch die Europäische Kommission ein höheres Gewicht beigemessen. Es ist davon auszugehen, dass sie das Funktionieren des beschriebenen und von ihr genehmigten „Verwaltungs- und Kontrollsystems“ des jeweiligen Mitgliedstaats u. a. durch sogenannte „Systemprüfungen“ auf ihre Wirksamkeit hin überprüfen wird.

Ein Schwerpunkt wird dabei die Prüfung sein, ob die geltend gemachten Ausgaben tatsächlich und regelgerecht entstanden sind.

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3. Eigene Entscheidung und Absicht

3.1 Verwaltungsprüfungen und Vor-Ort-Kontrollen

Die Durchführung von Verwaltungsprüfungen und Vor-Ort-Kontrollen bei ESF-kofinanzierten Vorhaben sind Bestandteil des Verwaltungs- und Kontrollsystems. Sie sind Voraussetzung für die Teilnahme der Bundesagentur für Arbeit an Zahlungsanträgen gegenüber der Europäischen Kommission.

Systemische Fehler in den Verwaltungs- und Kontrollsystemen können zu Rückforderungen erhaltener Leistungen gegenüber der BA oder zum Ausschluss von der Teilnahme an Zahlungsanträgen führen. Auf die Durchführung entsprechender Kontrollen kann daher nicht verzichtet werden.

Einzelheiten zur Durchführung, zum Umfang und zur Dokumentation von Verwaltungskontrollen sowie zur Behandlung von Unregelmäßigkeiten ergeben sich aus dem beigefügten Leitfaden der Bundesagentur für Arbeit zu Verwaltungskontrollen (Anlage 1). Die Regelungen sind verbindlich.

Für die Durchführung von Vor-Ort-Kontrollen und das Meldeverfahren werden Vordrucke bereitgestellt (Anlagen 2 - 5); diese werden in Kürze im BK-Browser verfügbar sein.

3.2 Hinweis zur Umsetzung der ESF-Richtlinie vom 18.12.2008 i. d. F. v. 10.03.2009

Aus gegebenem Anlass wird darauf hingewiesen, dass als Bemessungsgrundlage bei betriebsinternen Maßnahmen, die durch eigenes Personal durchgeführt werden, die nachgewiesenen Personalkosten zu berücksichtigen sind. Eine Rechtsgrundlage für eine Begrenzung der Bezugsgröße auf den Bundesdurchschnittskostensatz oder auf die Beitragsbemessungsgrenze ist nicht vorhanden (siehe auch E-Mail-Info vom 25.03.2009, Anlage 2, Abschnitt 1.4.1).

Werden durch den Arbeitgeber Personalausgaben, beispielsweise für Geschäftsführer, in überdurchschnittlicher Höhe geltend gemacht, ist dies im Rahmen der Ermessensausübung bei der Entscheidung über den Förderantrag zu berücksichtigen. Der Antrag ist abzulehnen, wenn die Durchführung der Maßnahme nicht wirtschaftlich erscheint.

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4. Einzelaufträge

Einzelaufträge zu 3.1


Die Agenturen für Arbeit

  • beginnen mit der Durchführung der stichprobenbasierten Vor-Ort-Kontrollen (siehe Abschnitt 2.3.1 des Leitfadens Verwaltungskontrollen) sobald die zu prüfenden Vorhaben von der zuständigen Regionaldirektion benannt wurden.
  • berichten an die zuständige Regionaldirektion erstmals zum 02.11.2009 über die bis dahin durchgeführten Vor-Ort-Kontrollen (Anlage 4). Bei der Meldung sind alle seit Inkrafttreten der beiden Richtlinien bereits vorgenommenen Vor-Ort-Kontrollen einzubeziehen. Die nach dem Berichtstermin durchgeführten Vor-Ort-Kontrollen fließen in die regelmäßige Quartalsmeldung (hier: 20.04.2010) ein.
  • berichten ab 2010 an die zuständige Regionaldirektion über die im vorangegangen Quartal durchgeführten Vor-Ort-Kontrollen zu folgenden Terminen:
    • für das 1. Quartal eines Jahres: zum 20. April,
    • für das 2. Quartal eines Jahres: zum 20. Juli,
    • für das 3. Quartal eines Jahres: zum 20. Oktober,
    • für das 4. Quartal eines Jahres: zum 20. Januar.

Die Regionaldirektionen

  • ermitteln erstmals zum Stichtag 31.08.2009 für ihren Bezirk die Vorhaben, die im Rahmen der stichprobenbasierten Vor-Ort-Kontrollen von den Agenturen für Arbeit zu prüfen sind (siehe Abschnitt 2.3.2 des Leitfadens Verwaltungskontrollen) und beauftragen die zuständigen Agenturen für Arbeit mit der Durchführung der Vor-Ort-Kontrollen.
  • In die erstmalige Stichprobe sind alle Vorhaben einzubeziehen, die seit Inkrafttreten der Richtlinien (EQT: 01.07.2008/EQK: 01.01.2009) begonnen haben.
  • stellen sicher, dass mit Beginn des 4. Quartals alle in einem Quartal begonnenen Maßnahmen in die nächste Stichprobenerhebung einbezogen werden. Die im September 2009 begonnenen Maßnahmen sind in die Stichprobenerhebung des 4. Quartals einzubeziehen.
  • fassen die von den Agenturen für Arbeit erhobenen Daten zusammen und senden ihre Berichte erstmals zum 16.11.2009 mit dem vorgesehen Meldebogen (Anlage 5) an die Zentrale (Postfach _BA-Zentrale-SU-III-21).
  • fassen die von den Agenturen für Arbeit erhobenen Daten ab 2010 zusammen und berichten der Zentrale an das Postfach _BA-Zentrale-SU-III-21 zu folgenden Terminen:
    • für das 1. Quartal eines Jahres: zum 30. April,
    • für das 2. Quartal eines Jahres: zum 31. Juli,
    • für das 3. Quartal eines Jahres: zum 31. Oktober,
    • für das 4. Quartal eines Jahres: zum 31. Januar.

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5. Koordination

Soweit die jeweiligen Zuständigkeitsregelungen es erlauben, sind die Kontrollen bei ESF und die Listenprüfungen beim Kurzarbeitergeld zu koordinieren.


Anlagen:

  1. Leitfaden Verwaltungskontrollen für die ESF-BA-Programme (PDFPDF, 138 KB)
  2. Vordruck BA ESF 500 - Prüfleitfaden für Vor-Ort-Kontrollen (nicht im Internet veröffentlicht)
  3. Vordruck BA ESF 500.1 - Teilnehmerfragebogen (nicht im Internet veröffentlicht)
  4. Vordruck BA ESF 501 - Meldebögen für die AA (nicht im Internet veröffentlicht)
  5. Vordruck BA ESF 502 - Meldebögen für die RD (nicht im Internet veröffentlicht)

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